社内wiki & ナレッジ管理の大本命!Confluence(コンフルエンス)の使い方を解説

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Confluence(コンフルエンス)でナレッジ管理

本記事ではナレッジ管理・社内WikiツールであるConfluence(コンフルエンス)について解説をします。本記事を見ることで、Confluence(コンフルエンス)を使ってどのようなことができるのかのイメージをつかむことができます。

本記事は2020年8月に最新版に追記・修正をしています。

ナレッジ管理ツール / 社内Wikiツールとは

Confluence(コンフルエンス)はナレッジ管理ツール / 社内Wikiツール / ドキュメント管理ツールといったカテゴリに属するサービスです。ナレッジ管理ツールとは、社内の様々なナレッジやドキュメントを管理するためのツールです。例えば、新入社員向けのマニュアル・体制図・会議の議事録・様々なガイドラインなど、組織で管理が必要なドキュメントは多岐にわたります。このようなドキュメント全般をストレスなく管理することで社内のナレッジ共有を促進していくのがナレッジ管理ツールの役割です。

著名企業が多数活用

Confluence(コンフルエンス)はナレッジ管理ツールの中でも非常に多彩な機能を持っています。ブログのように気軽にページを作成・共有できることに加え、様々な外部アプリケーションとの連携によって業務効率化が可能です。Confluence(コンフルエンス)はNASAやアウディのようなグローバルの著名企業が多数利用しています。

また、国内でもYahoo!JapanGREE・Facebook・mixiをはじめ、多くの有名IT企業が使っている今最も注目度の高いwikiツールの1つです。

Confluenceでナレッジの共有・管理ができる

Confluence(コンフルエンス)はドキュメントを魅力的に見せ、ナレッジ共有を促進させる様々な機能があります。以下は、Confluenceの基本画面のスクロールイメージです。

本記事では、Confluenceの概要を紹介した後に、具体的な機能や使い方に関しても解説をします。先に使い方を知りたい方は目次から興味ある見出しにアクセスください!

Confluence(コンフルエンス)の運営は?

Confluence(コンフルエンス)はオーストラリアのシドニーに本社をかまえるアトラシアンが運営しています。アトラシアンは法人向けソフトウェアを開発している会社で、プロジェクト管理ツールのJira(ジラ)タスク管理ツールのTrello(トレロ)が有名です。その他、プログラマーを対象にした Crucible、FishEye、Bamboo、Cloverなどの製品があります。プロジェクト管理やコラボレーションツールに強いテクノロジーカンパニーです。

アトラシアン社はConfluence以外にJiraやTrelloなども運営している

会社名 Atlassian(アトラシアン)
会社概要ページ https://ja.atlassian.com/company
本拠地 オーストラリア シドニー
主な製品 Confluence、JIRA、Trello、Crucible、FishEye、Bamboo、Clover
時価総額 2.7兆円(※Bloomberg)

株価も好調で右肩上がりで成長を加速させています。

Confluence(コンフルエンス)のメリットとデメリット

Confluence(コンフルエンス)は非常に便利なツールではありますがもちろん長所と短所があります。しっかり長所をおさえたうえで最大限効果的にご利用できると良いと思います。Confluence(コンフルエンス)の用途を簡単にまとめました。

価値 情報を効率的にわかりやすく整理し蓄積すること
主な使用用途 ・マニュアルやルールの共有
・議事録:会議の議事録
・目標などの管理:目標、スローガンなどの管理
・ナレッジの共有:Tipsの共有、リンクのハブ
・情報の共有:コード、テキストの提案 etc.
・お知らせ:ブログ機能
・人事情報:担当表、連絡先
・メモ帳:頭の整理
あまり向いていないこと(デメリット) ・フロー情報:更新頻度が高い情報管理
・プロジェクト管理:カンバン方式etc.
・掲示板ツール
強み(メリット) ・誰がオーナーかを可視化できる
・構造化が容易:直感的にページ構成を変更できる
・外部アプリケーションとの豊富な連携
・仕事効率化ツールとの連携:JIRA、Trello、Google
・アプリでも利用可能
・CSS

Confluence(コンフルエンス)の登録方法

登録は簡単3ステップ

Confluence(コンフルエンス)の公式ページから登録を行います。登録手順は以下。

  1. ページから登録
  2. プランを選ぶ:最初は7日間の無料トライアルが付いています
  3. サインナップ:メールなどの基本情報の登録

登録フォームは以下のようなイメージです。

Confluence(コンフルエンス)の料金

Confluence(コンフルエンス)の料金体系はユーザー数に応じて1アカウント単価×人数が基本になります。ユーザー数が多ければ多いほど割引が効きます

早見表はこちら。※為替レートは2019年3月

価格シミュレーターで具体的な人数と月額を確認できます

Confluence(コンフルエンス)の使い方

それでは具体的にConfluence(コンフルエンス)使い方について説明します。基本的にはページをどんどん作成していくことがConfluence(コンフルエンス)の基本的な使い方になります。作成ページが増えると、検索効率や共有の効率が高まっていきます。

ページ作成の具体的なイメージは以下のGIF動画をご覧ください。

Confluenceの基本構造

最初のConfluenceの基本的な構造を説明します。Confluenceは基本的に「スペース」の中に「ページ」を追加していく構造です。スペースは個人スペースやチームスペースなど目的に応じて設定可能です。「スペース > 親ページ > 子ページ」というようにより具体的な情報へと構造化が可能です。

ページ作成方法

それでは、簡単にページ作成方法を解説します。メイン画面にて「作成」ボタンをクリック。「白紙ページ」を選択することでページを作成することができます。

ページは、ブログのような操作感で手軽に作れます。「ページタイトル」を設定した後は、本文を書いていきます。ページ上部のツールバーはより魅力的なページを作成する助けになります。見出し、画像挿入、リンク設定など様々な機能がついています。

最後に「公開」ボタンを押せば公開完了です!

公開されたページは検索ができるようになります。もちろん、閲覧権限の設定ができるため見せたい人だけに見せることが可能です。

続いてはページ作成に関わる基本的な機能をご紹介します。

ページ移動

Confluenceでは作ったページの移動・削除などが自由にできます。左側のメインメニューからドラッグ&ドロップで該当のページの順番を入れ替えたり、親子関係のつながりをつくったりできます。

検索

コンフルエンスはWiki的な使い方の最たるものとして検索機能が優れています。メイン画面上部の検索アイコンからお探しのKWを検索してみましょう。

日付や投稿者など、より高度な検索を行うことも可能です。

 

閲覧・編集権限

Confluenceではページ単位で権限の設定が可能です。編集画面上部の「鍵マーク」を選択すると閲覧権限・編集権限を細かく設定できます。閲覧権限がない非公開ページは検索に出てきませんし、対象者以外にページの存在を知ることはできません。

 

 

いいね!・コメント

Confluence(コンフルエンス)は各ページにいいね!やコメントなどのリアクションを残すことができます。ページについての感想や、ディスカッションなどより双方向なコミュニケーションを行うことができます。各ページの最下部にあります。

 

ブログ

その名の通りブログ機能があります。例えば、チームへのアナウンスや会議の議事録など比較的タイムリーさが必要になるドキュメントを作成する場合に使い勝手が良いです。左側のタブからブログが一覧で確認できます。

(次ページ)
続いては、Confluenceでよく使う機能を一気にご紹介

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