タスク管理ツールTrello(トレロ)を使いこなすためにおさえるべき9つの基本

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流し読みするだけで「Trello(トレロ)」の基本がおさえられる

タスク管理ツールで主流になりつつあるTrello(トレロ)。本記事ではTrello(トレロ)を使いこなすためにおさえるべき基本についてご紹介をします。最初にTrello(トレロ)の基本情報を整理したのちにおさえるべき9つの基本を説明します。本記事を通じてTrello(トレロ)の基本的な使い方をおさえることができます。連携機能を使ったよりアドバンスな使い方は別記事でも解説をしておりますのでそちらを参照ください。

Trello(トレロ)とは

Trello(トレロ)はふせんのようにドラッグアンドドロップで簡単に使えるタスク管理ツールです。Confluence(コンフルエンス)でも有名なAtlassian(アトラシアン)が運営しています。もちろん無料で使えます。

Trello(トレロ)が便利な理由

以下にTrello(トレロ)が便利な理由をポイントを4つまとめます。

(1)カンバン方式で直感的にドラッグ&ドロップ

Trello(トレロ)のユーザーインターフェースの基本は「カンバン方式」です。最短1秒でタスクが作れる簡単さが最大の特長といえるでしょう。そして、作ったタスクはドラッグ&ドロップで直感的に操作できます。

カンバン方針について気になる方は以下の記事を参照ください。

カンバン方式とは?プロジェクト管理におけるカンバン方式のメリット

(2)タスクは簡単に作成しつつも条件は詳細まで設定できる

タスク作成は非常に簡単に作れるものの詳細条件は非常に細かく設定できます。例えば、期限や詳細はもちろん、ラベルでタスクに紐づく子タスクを整理をしたり、メンションで担当者をアサインしたりできます。

(3)WEB&アプリなどほぼ全てのデバイスで確認ができる

Trello(トレロ)はほぼ全てのデバイスで利用が可能です。例えば、GoogleChromeやsafari, IEなどのWEBブラウザはもちろんスマホアプリやデスクトップアプリでも利用できます。期限直前にプッシュ通知を送るということもできます。

(4)1人だけでなくチームで共有できる

ボードに招待するとチームで編集できます。同じタスクに対してコメントを残せたりします。

 

無料でアカウント作成!Trello(トレロ)の登録方法

Trello(トレロ)は公式ぺージから登録が可能です。アカウントは無料で作成ができます。アドレスとパスワードを入力するとアカウント作成が完了します。非常に簡単ですね。

Trello(トレロ)公式ページ

Trello(トレロ)でおさえるべき9つの基本

(1)Trello(トレロ)の構造

Trello(トレロ)は、各種タスクを整理しやすいように「ボード > リスト > カード」という構造になっています。ボードはプロジェクトのようなもので、カードはプロジェクトの中にある個別タスクと考えていただくとわかりやすいかもしれません。そして、リストは基本的にはプロジェクトにおいてカードがどのステータスかを示すようなイメージです。このように、ボードで整理をしてアクセスできます。

Trello(トレロ)はプロジェクト管理のかんばん方式がベースになっています。基本的に左から右にカードを移していくようなやり方が推奨されるやり方です。

プロジェクト管理のカンバン方式とは:
ホワイトボードにふせんを貼っている様子をイメージしてください。
ホワイトボードを「ToDo」「Doing」「Done」に縦3分割します。
時間軸は左「ToDo」から、右「Done」に流れていきます。
最初、全ての未着手タスクは「ToDo」にあります。
ここから進捗しているものは「Doing」に移していきます。
タスクが完了したら最終的に「Done」に移していきます。
全てのタスクを「Done」に移すことができたらプロジェクトは完了です。

カンバン方式の詳細はこちらの記事をご参照ください。

カンバン方式とは?プロジェクト管理におけるカンバン方式のメリット

上記かんばん方式をツールに移したのがTrello(トレロ)のイメージです。

(2)リストを作る

早速リストを作ってみましょう。「リストを追加」をクリックします。

例えば、TESTボードの中に「ToDo」「Doing」「Done」の3つのリストを作ってみます。

リストはどんどん追加をすることが可能ですので、最適な粒度でマネジメントができます。

(3)カードを作る

リストが完成したら次はカードです。「カードを追加」をクリックするとカードが作られます。ここらへんは非常に直感的です。

タスクの進捗に応じてカードを左から右に流していくことが基本的なTrello(トレロ)の操作になります。この簡単さがTrello(トレロ)の真骨頂と言えそうです。

(4)カードの詳細情報を設定する

カードをクリックすると詳細画面になります。ここではタイトルに加えて各種のアドバンス設定ができます。

  • メンバー:カードにメンバーを設定できます
  • ラベル:カードにカラーラベルを付けることができ、視認性が高まります。
  • チェックリスト:チェックリストを別途設定できます。
  • 期限:カレンダーでこのタスクの期限を設定できます。
  • 添付ファイル:ファイルの添付ができます。
  • 移動:リストを移動できます。
  • コピー:カードをコピーできます
  • フォローする:オンにするとカードアップデートがあった際にメールでプッシュがきます。
  • アーカイブ:リストをアーカイブします。
  • 共有する:メールで共有します。

種詳細アイテムを使ってみると以下のようなイメージになります。

(5)外部連携機能「Power Up」とは

「Power Up」はTrello(トレロ)用のアドオン機能です。作業効率を高めるよりアドバンスドな機能を追加することができます。確認できる限りでもかなりのアドオンが用意されています。

(6)Trello(トレロ)のボードメニューとは

画面右側の「ボードメニューを表示」をクリックすると各種メニューが閲覧可能です。例えば直近誰がどのようにアクションをしたかのアクティビティログを閲覧できます。

 

(7)Trello(トレロ)の背景を自由に変更する方法

カスタマイズ要素ですが、背景が変更できます。好きなカラーを選んでもよいですし、好きな写真(提携先であるUnsplashが提供)を選ぶこともできます。

 

(8)チームメンバーをTrello(トレロ)に招待する

Trello(トレロ)は複数人で管理が可能です。右上のボードに招待をクリックすると、チームメンバーを招待できます。

(9)アプリも充実

Trello(トレロ)はデバイスが充実しています。WEBブラウザのみならずiOS、Android、デスクトップアプリ(Mac / Win)もあります。特にアプリは、タスクの期限についてプッシュ通知を送るような設定もできるためタスクの抜け漏れを防げるという点で非常に便利だと思います。

終わりに

以上がタスク管理ツールのTrello(トレロ)の紹介となります。シンプルながらも非常に完成度が高いサービスと言えるでしょう。現在は無料版でも10コまでボードを追加できます(2019年3月25日時点)様々な使い方をためしてみるのはいかがでしょうか。Trello(トレロ)を運営するATLASSIANの別サービスConfluence(コンフルエンス)とも連携できます。興味があればこちらの記事もご覧ください。

タスク管理ツールTrello(トレロ)とConfluence(コンフルエンス)の連携方法

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