はじめに
本記事では社内の情報共有をより円滑にするためのツール社内wikiツールに関して、2020年版のおすすめツールのまとめをご紹介します。
社内Wikiとは
社内Wikiは、規則、マニュアル、体制、ノウハウをはじめとするその会社にまつわるストック情報を体系的にまとめたツールを指します。誰でも編集できてみんなで作れるネット百貨辞典Wikipedia（ウィキペディア）と同じコンセプトです。
なぜ社内Wikiが必要なのか
言わずもがな業務をすればするほど情報は貯まっていきます。情報の蓄積に合わせて、効率的にその情報にアクセスをするニーズが高まってきます。適切な情報を適切に取得できない場合に生産性の低下を招きかねないため、情報を体系的にまとめるオペレーションは非常に重要になってきます。
社内Wikiツールを活用できる主な業務
具体的にどのような業務が社内Wikiに活用できるでしょうか。いくつか例を挙げてみます。
- 社内の体制図
- 業務フロー
- 職務規程などの置き場
- 各チームの担当や名簿
- 重要なアナウンスの履歴確認
- ノウハウの置き場
- 各種マニュアルの置き場
社内Wikiツールを選ぶうえでのポイント
それではここから社内Wikiツールを選ぶうえでのポイントをいくつかまとめます。
権限設定が柔軟に変更できる
誰が作成して誰が閲覧できるかの設定を柔軟に変更できることで社内の情報管理に混乱をきたす確率が少なくなります。職種やレイヤーによって閲覧可能な情報とそうでない情報を体系的に整理するという点で非常に重要な機能となります。
編集履歴が確認できる
Wikiツールは基本的には常にアップデートされていく特性のものです。このため、現在は最新版なのか、また誰がアップデートしたのかなどの編集履歴が確認できることが大きなポイントとなります。万が一誤って編集をしてしまった場合も適切なバージョンに戻せることが重要です。
検索性が高い
社内Wikiはその特性上、検索性が高ければ高いほど使用性が上がります。どこのフォルダにアクセスして、、といった暗記などは不必要でそのドキュメントにダイレクトにアクセスできることが重要です。
情報閲覧の対応フォーマットが多い
社内Wikiでストックする情報のフォーマットは多ければ多い方が使い勝手がよくなります。例えば、動画コンテンツの格納、パワーポイントをそのまま閲覧できるなど多種多様なフォーマットに合わせて瞬時に情報を閲覧できる機能があるツールはとても有用です。
外部サービスとの連携が多様
Wikiツールを選ぶうえで後々重要度が増してくることが外部ツールとの連携です。例えば、Wikiツールの更新を対象のSlackチャンネルで告知したりといった連携が進めば進むほどチームの効率が高まっていきます。
社内インフラとの親和性
すでに社内で利用しているサービスとの親和性は一つ選定ポイントになるかと思います。例えば、Jiraを既に使っていればConfluenceとの連携が楽ですし、マイクロソフトTeamsを使っていればシームレスにWiki機能を利用することができます。事前に社内のインフラ環境を考慮するとよりオペレーション追加の手間なく利用ができます。
2020年版社内Wikiツールまとめ
以降では、2020年最新版としての社内Wikiツールを紹介していきます。Wiki機能が付いたコラボレーションツールなども含めてご紹介します。
Confluence（コンフルエンス）
Confluence（コンフルエンス）はアトラシアンが提供するコラボレーションツールです。ブログのように柔軟にWikiページを作ることができます。またプロジェクト毎に権限を分けたりなど、体系的な情報整理に非常に使えるツールとなっています。Yahoo!やFacebookをはじめとした名だたるIT企業が使っていることでも有名です。
Confluenceの詳細に関しては以下の記事で紹介しています。是非ご覧ください。
Confluenceを運営するアトラシアンは他にもTrelloやJiraといった超有名タスク管理ツールをリリースしているためここらへんのサービスとの連携も非常にシームレスにできることが利点といえるでしょう。
●ブログのように柔軟にWikiページを作成できる情報ストック特化型のコラボレーションツール
●マクロと呼ばれるアドオン機能が充実しており様々なカスタマイズが可能
●JiraやTrelloなどの自社ツールはもちろん、豊富な外部ツールとの連携が可能
Backlog（バックログ）
Backlog（バックログ）はヌーラボが運営するコラボレーションツールです。Wiki機能以外にも、プロジェクト管理機能などがワンストップで入っている国産のツールです。
バックログに関してはこちらの記事で使い方などを解説しています。
●プロジェクト管理、Wiki、ファイルストレージなどがワンストップでパッケージ
●日本の企業ヌーラボ社が運営しているため、日本語で使いやすい
●Slack、Trelloなど主要なサービスと外部連携が可能
Wrike（ライク）
Wrikeは前述のバックログと同様コラボレーションツール、ファイルストレージサービス、Wikiサービスなどがワンストップで使えるクラウドベースのコラボレーションサービスです。GoogleやAirBnBをはじめとする有名IT企業が使っていることでも有名です。
●プロジェクト管理、Wiki、ファイルストレージなどがワンストップでパッケージ化
Qiita:team（キータチーム）
Qiita:teamは、プログラミングのコミュニティサービスQiitaを運営するIncrementsのWikiコラボレーションツールです。Qiitaのよに簡単に記事を書いて投稿ができ、記事に関してはその場でコミュニケーションが可能なプロダクトです。まさにエンジニアのノウハウ共有のQiitaの世界をそのまま社内Wikiにしたツールとなっています。
●フィードに記事を投稿するだけのシンプルな設計のWikiツール
●開発ドキュメントの作成もしやすい
DocBase
DocBaseは日本企業である株式会社クレイが運営するコラボレーションサービスです。DocBaseはWiki機能に特化したツールで、多くの国内スタートアップ企業が使っています。DocBaseの特徴はシンプルなUIです。ドキュメント作成〜アップ、検索機能までWikiツールで必要な機能が必要十分で入っています。
●国内企業が運営する特化型のWikiツール
●SlackやChatworkなどのビジネスチャットサービスとも連携
esa
esaは合同会社 esaが運営するWikiサービスです。「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスがesaのコンセプトとなります。編集をしながらリアルタイムに見れるリアルタイムプレビュー機能、書き途中として共有できるWIP機能など、そのプロダクトコンセプトに忠実な機能が用意されています。基本的なシンプルにドキュメントを作成していく特化型のWikiツールとなります。
●シンプルなUIが魅力の特化型Wikiツール
●書き途中でもシェアができるWIP機能あり
●webhookで主要な外部サービスと連携ができる
Kibela（キベラ）
Kibela（キベラ）はビットジャーニーが運営するクラウド型のwikiツールです。Markdownエディタや議事録などの定型フォーマットなど基本的な機能が揃っているWikiツールです。5ユーザーまでは無料のプランなどがあり、スモールチームにはコストパフォーマンスが良いツールであるといえるでしょう。
●マークダウンに対応
●5ユーザーまで無料で利用が可能
Guru
GuruはアメリカのGuru Technologiesが提供する社内Wikiサービスです。ドキュメント作成、権限管理、共有といった基本的なWikiサービスの機能を利用することができます。Slackとの連携が非常に強く、Slack上のGurubotを利用するとシームレスに情報更新を行うことができます。リテラシーが高いチーム向けのWikiツールであるといえるでしょう。
●アナリティクス機能でコラボレーションを分析できる
●Slack上からWikiを参照したり編集したりできるSlack連携機能が充実している
DropboxPaper
Dropbox Paperはファイルストレージサービスであるドロップボックスが提供するコラボレーションサービスです。コメント機能やファイル共有機能などが付いています。特にドロップボックスらしくファイルストレージサービスとの連携がシームレスであるため、社内のストレージサービスについてドロップボックスを利用しているチームは親和性が高いと言えるでしょう。
●ドロップボックスが運営しているコラボレーションサービス
●プロジェクト管理機能付き
●Dropboxとの連携がシームレスに可能
Evernote Business
Evernote Businessはメモ&タスク管理サービスEvernoteが提供する法人向けのコラボレーションサービスです。Wiki機能に加えてプロジェクト管理などのコラボレーション機能が付いています。Evernote は、Slack、Outlook、Google ドライブ、Microsoft Teams、Salesforceなど主要な外部サービスと連携して使うことができます。
●Evernoteとシームレスに連携
●プロジェクト管理、Wiki機能などがワンストップで利用可能
Scrapbox（スクラップボックス）
Scrapboxはメモ帳のように低いハードルで簡単にドキュメントを共有できるサービスです。ページは単語のリンクを通じてリンクしているので煩わしいリンク構造を考えずともチームメンバーとナレッジを共有することができます。
●単語のリンクを通じてページをリンク構造化
●リアルタイムの同時編集が可能
●1アクションで画像や動画、地図を添付できる
Teams
マイクロソフトが提供するコミュニケーションツールTeamsにもWiki機能があります。すでにコミュニケーションツールとしてTeamsを利用している場合はとても親和性が高く利用をすることができるでしょう。
●マイクロソフトのコミュニケーションツール内で利用可能
●WikiスペースからTeams内でチャットを行うことができる
CROWI
CROWIはオープンソースのWikiツールです。CROWIは無料で商用利用が可能です。シンプルなUIで記事を見た人のアイコンが並ぶ見た人機能などがあります。安価かつ利用環境を自分たちで構築したいチームにとってはコストパフォーマンスの良いツールとなります。
●オープンソースのWikiツール
●無料で利用ができる
DokuWiki
DokuWikiはデータベースを必要としない、汎用性の高いオープンソースのWikiソフトウェアです。より、チームで環境構築をしたい場合、また実際のWikiのような構造を作りたい場合にコストパフォーマンスのよいソフトウェアとなります。プラグインが豊富であるため、チーム事情に応じて柔軟にカスタマイズをすることが可能です。
●オープンソースのWikiソフトウェア
●プレーンテキスト型のWikiツール
●プラグインでカスタマイズ可能
最後に
一口にWikiツールといっても特化型、オープンソース型、コラボレーションツールとのパッケージ型など様々なサービス内容があることがおわかりいただけたかと思います。チームの状況を考慮しながらより適切なツール選定の一助となれば幸いです。以上で、社内Wikiツールに関しての記事を終わります。
