クラウドサインとは?使い方や特徴・料金・メリットとデメリットを徹底解説

  • 2020-07-12 (最終更新:2020-07-29)
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業界シェア80%のクラウドサインとは

近年進んでいるのが、ペーパーレスな契約。まだあまり浸透していない業界はあれど、IT業界では多くの企業が電子契約サービスを活用しています。そんな電子契約サービスにおいて業界シェア約80%を誇っているのが「クラウドサイン」というサービスです。知名度や利便性、安心度など他社と比べて頭一つ抜けている印象をがあるのではないでしょうか。本記事では、そんなクラウドサインについて徹底的に解説します。サービスの詳細からクラウドサインの始め方までご紹介。この記事を読み終わるころには、クラウドサインについて深い知識を持ち活用できるようになっているでしょう。

クラウドサインはどんなサービス?

クラウドサインは、わずらわしい紙の契約書いらずで電子契約ができるサービスです。事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名を施すことが可能です。また、電子署名が施された書類の保管管理もサービス上で行なえます。クラウドサインの魅力は主に3つあります。

特長1. 法律の専門家が監修

クラウドサインの大きな特長のひとつが、法律の専門家が監修していることです。クラウドサインは、国内弁護士の3人に1人以上が登録するポータルサイト「弁護士ドットコム」を運営する弁護士ドットコム株式会社によって運営されています。また、弁護士ドットコムは東証マザーズの上場企業でもあります。

特長2. 初心者でも安心の簡単なUI

契約書を電子化するというと少しむずかしそうなイメージを持つ方は多いのではないでしょうか。特に、紙に慣れ親しんできた世代にとっては、ハードルが高く感じられるはずです。しかし、クラウドサインは初心者でも直感的に使えるようUI・UXにこだわっているので、誰でも簡単に使用できるのです。ユーザー目線で作り込まれたUIが、使い勝手のよさを実現しています。

特長3. 契約相手が導入していなくても使える

システムやサービスは、お互いに導入して初めてやり取りができるものが多いですよね。しかしクラウドサインは、たとえ取引先が導入していなくても利用が可能です。どんな相手ともスムーズに契約ができるところも、大きな特長といえるでしょう。

クラウドサインを使うメリット

メリット1. ビジネスに集中できる

クラウドサインを使うことで、本業であるビジネスへの集中につながるというメリットがあります。紙の契約書は煩わしいものです。持ち運ぶ手間もかかれば、契約を締結するためにわざわざ先方のオフィスまで足を運ばなければいけません。クラウドサインを使えば、契約締結のための訪問や準備が不要になります。メールで契約書を送り押印してもらえばOKなので、その時間を別のことに当てられます。その分新規開拓数を増やすなどの営業活動に充てられれば、結果として売り上げアップにもつながる可能性さえあります。押印もオンライン完結なので、契約書の回収期間を短縮することも可能です。

メリット2. コスト削減

クラウドサインによってコストを削減できるというメリットもあります。契約書は先方に押印してもらうだけではなく、製本したり本社に押印書類を郵送したりという付随した手間がかかってしまいます。クラウドサインでは郵送も製本も不要なので、印刷代や郵送代の節約になります。1回ではそれほど大きな金額ではなくても、それが積み重なればかなりの金額になりますよね。クラウドサイン導入によって度重なるコストの問題も根本的に解決できます。

また、紙の契約書の保管には、かなりの場所が必要です。そのために倉庫や場所を借りている企業も多いでしょう。クラウドサイン導入後は、紙の契約書を保管する必要がなくなるので、借りていた倉庫を解約できるかもしれません。そうなると、固定費をグンと下げられますよね。さらに、契約書の封入や郵送のための人件費も削減することが可能です。

メリット3. 管理工数を減らせる

クラウドサインを使うことによって、管理工数を減らせるというメリットも存在します。クラウドサインのサービスによって契約書を一元管理できるようになるので、あちこちに保管していた契約書をスッキリと管理できるようになるでしょう。紙の契約書を電子化して保管している企業も多いはずです。便利ではありますが、スキャンをする手間も大きなものです。クラウドサインであればスキャンの手間を丸ごと省けるので、工数をかなり減らせます。また、クラウドサイン導入によって、法務部がすべて一括で契約書を管理できるようになるので全体を把握しやすくなり、更新漏れや解約通知漏れを減らすことも可能です。

(次ページ)
続いてはクラウドサインの始め方について解説!

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