170万人が利用するBacklog(バックログ)のプロジェクト管理機能を徹底解説

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Backlog(バックログ)の使い方

Backlogの概要や魅力について触れてきましたが、続いてはBacklogの具体的な使い方について解説をしていきます。

「プロジェクト」と「課題」

Backlogを使ううえで、「プロジェクト」「課題」という基本的な概念があります。この概念さえ理解していれば円滑にプロジェクトを進行することができます。それぞれ簡単に説明をします。プロジェクトは業務管理上の最も大きい概念です。課題はプロジェクトの目的を達成するための具体的なタスクとなります。

  • プロジェクト:業務管理上の最も大きい概念(例)サイトリニューアル
  • 課題:プロジェクトを進めるうえでのひとまとまりのアクション(例)コンテンツ制作
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課題を作成してみる

それでは具体的に課題を作成していきましょう。マイページ左側のメニューの「課題の追加」を選択すると課題作成ができます。

大きく以下のような内容を設定可能です。

  • 件名:課題のトピックス
  • 詳細:課題の説明
  • 優先度:高・中・低
  • カテゴリ:任意設定
  • 開始日:課題の開始日
  • 担当者:課題の担当者
  • マイルストーン:任意設定
  • 期限日:課題の期限

一通り入力を終えると「プレビュー」で確認が可能です。問題なければ「追加」をクリックすると課題作成は完了です。

課題を進める

メイン画面の左メニューから「課題」を選択すると自分に割り当てられた課題の確認ができます。各課題にひもづいてコメントのやりとりができます。事後でも確認ができるのでどのようなやりとりがあったのかの把握にも便利です。

課題のステータスを変える時は画面右下の「状態の変更」をクリックすると変更することができます。以下のように状態を最新に更新します。

このようにプロジェクトの課題を各自でどんどん作成し担当者を割り振っていくことで仕事が進んでいくことが基本的な使い方となります。課題が増えるとそれぞれの課題の把握が難しくなりそうですが、次に説明するガントチャートなどの機能によって瞬時にビジュアライズできるため管理が非常に楽といえます。

スケジュールを可視化したいならガントチャート機能

多数の課題を可視化する観点で、ガントチャートは視認性が高く見やすい機能です。プロジェクト画面の左側の「ガントチャート」をクリックすると表示が可能です。「プロジェクトの進捗が順調なのか/どの課題が終わってどの課題に手をつけているのか/担当は誰がやっているのか」などを時間軸で確認することが可能です。

【ガントチャートでできる便利な機能】
● 表示開始日を自由に変更できる
● 表示期間を自由に変更できる
● 担当者ごと、カテゴリごとなど課題のグルーピングごとで表示が可能
● 課題の状態によって表示変更が可能

進捗管理をするならバーンダウンチャート機能

続いて「バーンダウンチャート」について説明をします。「現在プロジェクトの進行は順調なのか」「目標期日に間に合うのか」など、ペース管理を可視化できる機能がバーンダウンチャートです。

バーンダウンチャートはダッシュボードのホーム画面右側にて閲覧が可能です。

バーンダウンチャートは右下に近づけば近づくほどよい

バーンダウンチャートでは縦軸に「作業量」、横軸に「時間」を割り当てて残りの作業量がグラフ表示されます。時間が進むと残りの作業量が減っていくので、基本的には右肩下がりのグラフになります。つまり右下に近づけば近づくほど進捗しているということがわかります。

実績線(その日時点での残りの作業を示す)
計画線(課題で設定された「期限日」と「予定時間」で試算)
理想像(全ての作業量合計を期間で平均した理想の線)

それでは、良いプロジェクト、悪いプロジェクトはどのようなバーンダウンチャートの形になるのでしょうか?

プロジェクトが予定通り進行している場合

プロジェクトが予定通りに進行している時は以下のように計画線(オレンジ)より下に実績線(緑)が表示されるグラフになります。

プロジェクトが予定通り進行していない場合

プロジェクトが予定通り進行していない場合は、実績線(緑)計画線(オレンジ)の上に表示されます。また、計画から大幅に遅れが生じた場合、「炎」のアラートアイコンが表示されます。プロジェクト管理者は炎のアイコンを出現させないように管理をしていくことになります。

続いては定番のカンバンボードについてです。

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