タスク管理の質を高めたい
個人でも組織でも仕事をするうえで必ず行う必要があることが「タスク管理」です。タスク管理に関しては、時間をかけずに効果を高めたいというニーズを多くの方が持っています。本記事ではユーザー数170万人を突破した国内最大規模のプロジェクト管理ツール「Backlog(バックログ)」について「タスク管理機能」にフォーカスをして解説をします。
個人も組織もBacklogで効率的なタスク管理を
Backlog（バックログ）
Backlog(バックログ)とは
Backlogはプロジェクト管理やドキュメント管理など業務管理にまつわる様々な機能を持つ国内最大級の業務管理サービスです。エンジニア、ビジネスチーム、管理などチームを問わずにBacklog1つで快適にプロジェクトを管理することができます。
業務管理が面倒な理由 大人数のプロジェクトがまとまらず調整に奔走して途方に暮れた経験はありませんか？どんな仕事をするうえでも必ず発生するのがプロジェクトです。特に、様々な部署のメンバーが参加するプロジェクトになると立場も[…]
無料でお試し利用ができる
Backlogはなんと30日間の無料トライアルがついています。少しでも興味があれば実際に操作性を体験してみることをオススメします。
Backlog(バックログ)の基本的な使い方
具体的なタスク管理機能を解説する前にBacklogの基本的な考え方や使い方についてご紹介します。
プロジェクト > 課題
Backlogは大きく以下の概念で設計されています。
- プロジェクト：大きな仕事のくくり (例)新卒採用セミナープロジェクト
- 課題：プロジェクトを推進するためのそれぞれのタスク(例)セミナー登壇者を確定する
Backlogの使い方の基本的なフロー
Backlogの基本的な使い方のフローは以下です。
- プロジェクトを決める
- 課題を作成する
- 期限日を設定する
- 担当者に割り振る
- 担当者が課題を進める
- 課題を完了させる
- プロジェクト目標の達成に向けて課題を管理していく
上記のフローをチームで回していきます。もちろん個人プロジェクトであっても同様に進行をしていきます。
課題を作成する
前述のフローでご覧になったとおりBacklogは課題をベースにプロジェクトを進行していくことが最大の特長です。ということで具体的な課題の作成方法について触れていきます。メイン画面左メニュー「課題の追加」をクリックします。
まずはオレンジで囲んだ枠を入力していきます。
- 件名：シンプルでわかりやすい件名を設定しましょう。
- 詳細：課題の内容を具体的に記載しましょう。
- 担当者：担当者を設定しましょう。メールアドレスで招待も可能です。
- 期限日：期限を決めましょう。
内容を確認したら「追加」をクリックします。以上で課題作成は終了です。ご覧の通り非常に簡単です。
続いては、より効果的にBacklog（バックログ）でタスク管理を行うためのポイントについて解説します。
より効果的にタスク管理を行うための4つのポイント
これまでは基本的なタスク管理の使い方を紹介してきました。以降はさらに効果的にタスク管理を行うためのBacklog独自の機能や覚えておくと便利なやり方を4つご紹介します。
- 親子課題機能で整理がカンタン
- コメント・スター機能でコミュニケーションを促進
- 様々な課題テンプレートを応用できる
- プロジェクト内容に応じて独自項目などのカスタマイズが可能
以降でそれぞれのやり方について説明をしていきます。
親子課題機能で整理がカンタン
Backlogでは「親子課題」という機能があります。これを使うと少し複雑な課題があった場合も整理がグッと簡単になります。
親子課題機能とは
親子課題とは、ボリュームが大きな課題を複数に分割して整理ができる機能です。1つの課題に紐づく細かいタスクをイメージすると良いかもしれません。おおもとのタスクを「親課題」。親課題に紐づく小さな課題を「子課題」と表現しています。例えば以下のような例がわかりやすいでしょう。親課題を進めるために複数の子課題が発生することがおわかりいただけるかと思います。
子：新商品のターゲットを決める
子：ターゲットへの訴求を決める
子：予算案を決める
子：キャッチコピーを作る etc.
親子課題の作り方
Backlogにおける親子課題の作り方を簡単に説明します。課題詳細の下の「親子課題」をクリックすると、右側に「＋」ボタンが出てきます。「＋」ボタンをクリックして、「新しい課題を作成」を選択すると、子課題の入力フォームが開きます。
追加を押せば子課題の設定は完了です。以下のように親課題の1階層下に紐づいている様子が確認できます。
親子課題のタブが見つからない場合は
課題詳細画面から親子課題のタブが見つからない場合は、プロジェクト設定>基本設定で「親子課題を使用する」にチェックを付けましょう。基本設定が表示されない場合、プロジェクト設定によるものであると想定されるため管理者の方に依頼をしてみましょう。
コメント・スター機能でコミュニケーションを促進
Backlogには、作成した課題に対して補足やコミュニケーションを促進するための機能があります。
コメント機能
課題を設定した人に対してリアクションする場合や課題設定後にちょっと補足をしたい場合などに有用なのがコメント機能です。課題の最下部にコメント欄があります。
●確認の返答を行う（例）課題確認しました！
●課題に対して質問する（例）依頼ファイルがフォルダにありませんでした
●課題進捗のメモを残す（例）明日にAさんにも資料を共有する
コメントは編集が可能
コメントは事後に編集などが可能です。コメント右側の「・・・」をクリックするとコメントメニューが表示されるのでこちらから対応をします。
- お知らせの追加：お知らせをするユーザーを追加できます。
- 添付ファイルを追加：ファイルを添付できます。
- URLをコピー：コメントのURLをコピーします。引用時に便利です。
- 削除：コメントを削除します。
スター機能
Backlogにはスター機能というプロジェクトのメンバーに対して感謝の気持ちを伝える機能があります。
コメント欄にあるスターボタンをクリックして付与することができます。誰からスターをもらったのかを確認することができます。
スターを連打すると、、
スターは何回でも連打することができます。連打数が増えるとスターの色が変化するという面白い仕掛けがあります。是非試してみてください。
続いては、Backlog（バックログ）のテンプレート活用について触れてみましょう。
様々なテンプレートを応用できる
Backlogには「課題テンプレート機能」があります。課題の種類によってあらかじめフォーマット化されているため課題作成で何を書いていいのか戸惑うという悩みを解消することができます。
課題テンプレートを作成する
課題テンプレートの作成について説明をします。プロジェクト設定>種別をクリックします。
種別の追加をクリックすると、オリジナルの課題種別を作成することができます。
テンプレートを使う
テンプレートの使い方について説明をします。課題を追加する画面において、プルダウン表示で種別を選択するとテンプレートを使うことができます。
課題テンプレートのサンプル集
Backlogでは便利な課題テンプレートのサンプル集があります。コピーして使えますので、自分のチーム課題テンプレート作りに参考できると思います。
以上が課題テンプレートについての解説でした。
カスタム属性機能について
最後にカスタム属性機能について説明をします。カスタム属性は課題に対して独自の属性を定義することができます。どういうことかといますと、例えばWEBサイト制作のプロジェクトであれば「サイトローンチ日」などそのプロジェクトで使う独自の項目を追加することができます。
カスタム属性の設定方法
カスタム属性はプロジェクト設定>カスタム属性で追加をすることが可能です。以下の画面のように指示に沿って入力をしていくことでカスタム属性を設定することができます。
以上でタスク管理に関わる具体的な機能の紹介を終わります。
Backlogの料金プラン
最後にBacklogの料金について、簡単にご紹介をします。Backlogは以下4つの料金プランがあります。個人、スモールチーム、大規模チームなどチームのサイズによってプランを選択することができます。
Backlogの料金プランの特徴は、ID数による課金というよりは、プランによって利用可能なデータの容量などが変わってきます。詳細は料金ページをご確認ください。利用できるデータ量や機能を考慮すると、プレミアムプランが最もオススメであるといえるでしょう。実際に一番人気はプレミアムプランとなっています。
最後に
本記事ではBacklog（バックログ）のタスク管理にフォーカスをして各機能を解説しました。様々な規模の組織にとってニーズのある機能が盛り沢山であることがおわかりいただけたかと思います。Backlogを使えば個人でもチームでもタスク管理をよりカンタンに、効率的に推進することが可能となります。少しでも興味を持ちましたらまずはアカウントを作成して実際に触ってみることをオススメします。Backlogは30日間無料でトライアル利用をすることができます。是非お試しください！