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日程調整の手数激減!スケジュール管理ツールCalendly(カレンドリー)の使い方

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「スケジュール調整の手数をなるべく減らしたい」

仕事をしていると切っても切り離せないのがスケジュール調整です。なるべく効率的に調整作業を行いたいですよね。本記事で紹介するCalendly(カレンドリー)はそのようなニーズにぴったりはまるスケジュール調整ツールです。Calendlyにはスケジュール調整を可能な限り自動化しコミュニケーションの手間を省く便利な機能が沢山ついています。本記事ではスケジュール管理ツールCalendlyについて概要や具体的な使い方を紹介します。

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Calendly(カレンドリー)とは

Calendly(カレンドリー)は無料で使えるスケジュール管理ツールです。様々なサービスと連携をしながらスケジュール調整をスムーズにしてくれる海外発アプリです。グローバルで500万人以上が利用しているサービスであるため、海外の仕事相手とのスケジュール調整に役立ちます。

Calendly日本語版は?

残念ながら2021年2月現在で日本語版は提供されていません。しかしながら直感的な操作感であまり苦にせず操作できます。

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無料で使える?Calendlyの料金

Calendlyは無料で利用可能です。有料プランとしては、PremiumプランとProプランがあります。それぞれ月額で利用ができます。

ベーシックプラン(無料)

1ユーザー1カレンダーで利用可能。日程調整できるイベントの数は無制限。ZOOM連携はベーシックプランでも利用ができます。

Premiumプラン(月額10ドル)

ベーシックプランに加えて、グループ調整や、イベント確認ページ、レポート機能が利用できます。また、Zapier(ザピアー)と連携して700以上のアプリと統合できます。

関連記事:Zapier(ザピアー)とは?

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Proプラン(月額15ドル)

全ての機能が使えます。ワークフロー設定ができたり、HubspotやセールスフォースなどCRMツールとの連携も可能になります。

Calendlyの使い方

続いてCalendlyの使い方を解説します。

Calendly公式サイト

登録・ログイン

Calendlyはメールアドレスを入力して登録・ログインをします。Googleアカウントの場合は接続すると一気に使いやすくなります。

初期設定

続いてセットアップ画面に移ります。好きな文字列でCalendlyのURLを決めます。また、タイムゾーンも選択します。

普段都合の良い時間帯をあらかじめ設定します。例えば、会社の勤務時間が平日10:00-18:00の場合はその時間を入力します。

以下のようなマイページが表示されたら、初期設定は完了です!

スケジュールを調整する

Calendlyの主な利用シーンはスケジュール調整です。早速使ってみましょう。右上の「Create」ボタンをクリックしてスケジュールを調整します。

One-Off mtg を設定する

一度限りのスポットのmtgを設定する場合は「One-Off mtg」を選択しましょう。ミーティング名、所用時間、ロケーションを入力します。

続いて、どの時間帯で調整するのかを決めます。時間、期間、前のミーティングからどの程度の時間を空けるかなどを入力します。

ミーティングリンクが発行されるので、打ち合わせ相手に共有します。

ミーティングリンクを受け取ったら

ミーティングリンクを受け取った打ち合わせ相手はどのように日程調整を行うのでしょうか?ミーティングリンクを開くと以下のように指定の時間の中から好きな時間を選ぶことができます。

入力項目に沿って進めるとミーティングの設定が完了します!設定が完了すると連携しているカレンダーツールに予定が自動更新されます。

ミーティングリンクを受け取った人は自分の予定を見ながら項目に沿って埋めていくだけで日程調整が完了します。設定者と何往復も連絡をとりあう必要はないためとても便利です。

様々なアプリケーションと連携できる

Calendlyは様々なアプリケーションと連携が可能です。※料金プランによって連携可能なサービスは異なります。

Calendlyと連携できる主なサービスは以下です。

 

メモ

  • Google
  • セールスフォース
  • Hubspot
  • ZOOM
  • Microsoft Teams
  • Google Meet
  • Zapier(ザピアー) etc.

CalendlyとZOOMの連携

Calendlyは無料プランでもZOOM連携ができます。リモートワークで利用頻度が多い会議サービスと無料で連携ができるので非常に便利といえます。

複数カレンダーを連携で漏れを防ぐ

Calendlyは複数のカレンダーを連携できます。連携できるカレンダーは、Googleカレンダー、Office365、AppleのiCloudカレンダーなどです。最初に連携をすることによってダブルブッキングを防止できます。

さいごに

本記事では予定調整のストレスを緩和するスケジュール管理ツールCalendlyを紹介しました。予定調整のキャッチボールや手間が減ることによって効率的にスケジュール管理ができることおわかりいただけたかと思います。ぜひCalendlyでスムースな日程調整を試してみてください。

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