クラウドサインとは？使い方や特徴・料金・メリットとデメリットを徹底解説

業界シェア80%のクラウドサインとは

近年進んでいるのが、ペーパーレスな契約。まだあまり浸透していない業界はあれど、IT業界では多くの企業が電子契約サービスを活用しています。そんな電子契約サービスにおいて業界シェア約80％を誇っているのが「クラウドサイン」というサービスです。知名度や利便性、安心度など他社と比べて頭一つ抜けている印象をがあるのではないでしょうか。本記事では、そんなクラウドサインについて徹底的に解説します。サービスの詳細からクラウドサインの始め方までご紹介。この記事を読み終わるころには、クラウドサインについて深い知識を持ち活用できるようになっているでしょう。

クラウドサインはどんなサービス？

クラウドサインは、わずらわしい紙の契約書いらずで電子契約ができるサービスです。事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名を施すことが可能です。また、電子署名が施された書類の保管、管理もサービス上で行なえます。クラウドサインの魅力は主に3つあります。

特長1. 法律の専門家が監修

クラウドサインの大きな特長のひとつが、法律の専門家が監修していることです。クラウドサインは、国内弁護士の3人に1人以上が登録するポータルサイト「弁護士ドットコム」を運営する弁護士ドットコム株式会社によって運営されています。また、弁護士ドットコムは東証マザーズの上場企業でもあります。

特長2. 初心者でも安心の簡単なUI

契約書を電子化するというと少しむずかしそうなイメージを持つ方は多いのではないでしょうか。特に、紙に慣れ親しんできた世代にとっては、ハードルが高く感じられるはずです。しかし、クラウドサインは初心者でも直感的に使えるようUI・UXにこだわっているので、誰でも簡単に使用できるのです。ユーザー目線で作り込まれたUIが、使い勝手のよさを実現しています。

特長3. 契約相手が導入していなくても使える

システムやサービスは、お互いに導入して初めてやり取りができるものが多いですよね。しかしクラウドサインは、たとえ取引先が導入していなくても利用が可能です。どんな相手ともスムーズに契約ができるところも、大きな特長といえるでしょう。

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クラウドサインを使うメリット

メリット1. ビジネスに集中できる

クラウドサインを使うことで、本業であるビジネスへの集中につながるというメリットがあります。紙の契約書は煩わしいものです。持ち運ぶ手間もかかれば、契約を締結するためにわざわざ先方のオフィスまで足を運ばなければいけません。クラウドサインを使えば、契約締結のための訪問や準備が不要になります。メールで契約書を送り押印してもらえばOKなので、その時間を別のことに当てられます。その分新規開拓数を増やすなどの営業活動に充てられれば、結果として売り上げアップにもつながる可能性さえあります。押印もオンライン完結なので、契約書の回収期間を短縮することも可能です。

メリット2. コスト削減

クラウドサインによってコストを削減できるというメリットもあります。契約書は先方に押印してもらうだけではなく、製本したり本社に押印書類を郵送したりという付随した手間がかかってしまいます。クラウドサインでは郵送も製本も不要なので、印刷代や郵送代の節約になります。1回ではそれほど大きな金額ではなくても、それが積み重なればかなりの金額になりますよね。クラウドサイン導入によって度重なるコストの問題も根本的に解決できます。

また、紙の契約書の保管には、かなりの場所が必要です。そのために倉庫や場所を借りている企業も多いでしょう。クラウドサイン導入後は、紙の契約書を保管する必要がなくなるので、借りていた倉庫を解約できるかもしれません。そうなると、固定費をグンと下げられますよね。さらに、契約書の封入や郵送のための人件費も削減することが可能です。

メリット3. 管理工数を減らせる

クラウドサインを使うことによって、管理工数を減らせるというメリットも存在します。クラウドサインのサービスによって契約書を一元管理できるようになるので、あちこちに保管していた契約書をスッキリと管理できるようになるでしょう。紙の契約書を電子化して保管している企業も多いはずです。便利ではありますが、スキャンをする手間も大きなものです。クラウドサインであればスキャンの手間を丸ごと省けるので、工数をかなり減らせます。また、クラウドサイン導入によって、法務部がすべて一括で契約書を管理できるようになるので全体を把握しやすくなり、更新漏れや解約通知漏れを減らすことも可能です。

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続いてはクラウドサインの始め方について解説！

クラウドサインの始め方

続いては、クラウドサインの始め方をご紹介します。

ステップ1. アカウントを作成する

まずはトップページにアクセスします。画面最上部に新規登録の欄があるので、メールアドレスとパスワードを入力して新規登録ボタンを押しましょう。記入したメールアドレス宛に「アカウント登録のため、メールアドレスを承認してください」というメールが届いたらOKです。本文内の「登録を完了する」ボタンを押してアドレスを承認しましょう。

メール内のリンクをクリックすると、アカウント登録確認画面へ遷移します。利用規約を確認後、パスワードを入力して登録を完了させましょう。

登録が完了したら氏名と会社名を入力する欄が出ます。記入して保存ボタンを押しましょう。

ステップ2. サービス体験デモ（受信側）を行なう

登録が完了すると、続いて「サービス体験デモ用書類が届いています」という文言が出ます。

OKを押して次へ進みましょう。

「確認する」を押してデモ用の書類を確認します。サインをすべき点を示してくれているので、社名・名前・押印をして画面最下部の「書類の内容に同意」ボタンを押します。

サインは、入力項目のチェックが全て埋まればOKです。

ステップ3. サービス体験デモ（送信側）を行なう

続いて、送信側のデモも体験します。必要ない場合はスキップしても問題ありませんが、初めて利用する場合は試しておくことをおすすめします。お試し送信用のPDFをダウンロードしてから「サービス体験デモ開始」ボタンをクリックします。

書類をアップロードを選択後、先ほどダウンロードしたお試し送信用PDFを開きましょう。

続いて、送付順を設定します。今回はデモなので自分のみに送付しますが、相手が複数いる場合はどの順で送るかの設定も可能です。

相手にどこにサインを、どこに押印してもらいたいかを指定し、最後に送信内容を確認して送付するのが基本的な流れといえます。こちらでデモは完了です。

クラウドサインの使い方

続いては、クラウドサインの使い方をご紹介します。実際に契約を結ぶ際に活用してくださいね。大きく3つとなります。

1. 契約書類の用意
2. 契約締結
3. 契約書管理

1. 契約書類の用意

まずは契約書類を用意するところからスタートします。あらかじめ当事者の間で契約条件について合意したうえで契約書類を作成します。作成した契約書類はPDF形式で保存し、文書をクラウドサインにアップロードしましょう。アップロードしたあとは、押印や署名をしてもらいたい場所を指定してから送付します。

2. 契約締結

送付すると、取引先に確認依頼のメールが送付されます。取引先は、契約書を受け取ったらすぐに確認し、指定された箇所に署名・押印をして送り返します。送信者側では契約書の閲覧、進捗状況の確認、確認依頼のリマインドができます。もし先方のサインが遅れているようであれば、リマインドをして進捗確認をするといいでしょう。

3. 契約書管理

締結した契約書の管理も、クラウドサインのサービス上で行なえます。締結後の契約書を確認したい場合は、3通りの方法で確認することが可能です。ひとつが、締結完了メールに記載されているリンク「書類を確認する」から確認する方法。もうひとつが、締結完了メールに添付されているPDFから確認する方法。そして最後が、クラウドサインにログインし、「締結済」から確認する方法です。

クラウドサインのアカウントを持っている場合は、3番目の方法が一括で管理しやすく便利でしょう。

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クラウドサインの料金はいくら？

クラウドサインの料金

続いては、クラウドサインの料金についてご紹介します。

クラウドサインの料金形態は無料プランが1種類、あと3種類は有料プランです。

クラウドサインの機能をお試しできるフリープランは月5件までであれば使用できます。電子署名も利用できるので、頻繁に契約書を交わすことのないフリーランスの方は、まずはフリープランのまま使い続けるのもひとつの手です。スタンダードプラン・スタンダードプラスプラン・ビジネスプランは、それぞれ送信件数ごとの費用・ユーザー数・送信件数に差はありませんが、スタンダードプランからビジネスプランに進むにつれてサポート内容や使える機能が充実していきます。一定数以上契約書類を作成する必要のある方にはスタンダードプラスプランがおすすめですが、月額費用と内容とを照らし合わせて考えてみてくださいね。

クラウドサインと他サービスの比較

続いて、クラウドサインと他の電子契約サービスとを比較していきます。今回比べるのは、株式会社サイトビジットが運営する「NINJA SIGN」と、カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置くDocuSign Inc.が提供する「ドキュサイン」です。使いやすさ・セキュリティ・金額の面から3つのサービスを比較します。

使いやすさ

使いやすさでは、全ての機能がひとつのサービス内に揃っている「NINJA SIGN」に軍配が上がりました。契約の締結から管理までNINJA SIGN内で完結しているので、提携しているサービスを利用することなく使えるのが便利なポイントです。また紙の契約書も同時に保存・管理が可能です。

セキュリテイ

セキュリティ面では「クラウドサイン」がもっとも安心です。送信した契約書のユニークURLの都度発行や認定タイムスタンプを用いたセキュリティ対策を実施しています。セキュリティ面を強化するには有料プランへの登録が必要にはなりますが、課金をすればそれだけ、セキュリティが強化される仕様になっています。重要書類が多くセキュリティ面で導入に不安を抱いている企業には、クラウドサインがおすすめです。

金額

金額の面では、「ドキュサイン」がもっとも安価で導入できるといえます。海外製のサービスなので仕様に慣れる必要がありますが、試しに導入してみたいと考えている方にはぴったりです。

	使いやすさ	セキュリティ	金額
1	NINJA SIGN	クラウドサイン	ドキュサイン
2	クラウドサイン	ドキュサイン	NINJA SIGN
3	ドキュサイン	NINJA SIGN	クラウドサイン

どれも優れた面もあればそうではない面もあります。どの点を重視して導入するかによって選ぶべきサービスが変わるといえるでしょう。

クラウドサインの評判・口コミ

最後に、実際にクラウドサインを使っている方の口コミを見ていきましょう。twitterにて調査しました。口コミの中には、紙での契約締結がなくなり楽になったという意見が多いようです。また、全体的にクラウドサインに対しては好印象な意見が多いようです。

@YojiNaito：デジタルな印鑑とかクラウドサインとかもっと普及して楽すればいいのに！あと請求書とかPDFでいいと思うけどとっくにPDFかと思うけど未だ原本郵送もまだあるからね
コロナの機会に考えた方がいいよ
あと画像ファイルなんかも共有やファイル転送でいいかと

@sohtanagasaka：ペーパーレスについて
最近、契約書はクラウドサイン　というサービス使ってます。
ものすごく楽です。紙の郵送とかも要らない。
このクラウドサインを使えるかどうかは、会社の生産性に大きな影響を与えそう。

@kazushi_rere：クラウドサインで契約が完結する世の中、楽すぎてまじでありがたい。
契約のすり合わせは必要だけど無駄な手間をかけない方法を選びたいし、そういう価値観が合う人と仕事したいよね。

@ren_x_mission：zoomでミーティングしてマインドマップでアイデアまとめてクラウドサインで契約締結
スムーズで楽な時代になっているなぁ〜
時間を作りやすいツールがきっと自分が知らないだけできっと色々ありそうな気がする

クラウドサインでより業務を効率化してみては？

紙の契約書に追われる日々から救ってくれるのが、クラウドサインというサービスです。コスト削減・売り上げアップ・満足度アップ・工数削減など企業にもメリットが多く、これからの時代に適した方法であるといえるでしょう。ただし、まだまだ紙の契約書での押印にこだわる企業があることも事実です。また、一部電子契約では締結できない書類もあるので、事前に確認する必要があるでしょう。とはいえ、クラウドサインを導入することで業務は効率化できることは間違いありません。注意すべき点は頭に入れつつ、クラウドサインを活用してよりスムーズでスマートなビジネスを展開してはいかがでしょうか。

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