Confluence(コンフルエンス)の使い方を解説!社内wiki & ナレッジ管理の大本命サービス

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本記事ではナレッジ管理・社内WikiツールであるConfluence(コンフルエンス)について解説します。本記事を見ることで、Confluence(コンフルエンス)を使ってどのようなことができるのかのイメージをつかむことができます。
 
Confluence | コンフルエンス

アトラシアン株式会社

Confluence は、知識を集め、共同作業するためのリモートでも使いやすいチームのワークスペースです。

 
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ナレッジ管理ツール / 社内Wikiツールとは

Confluence(コンフルエンス)はナレッジ管理ツールというカテゴリに属するサービスです。社内Wikiと呼ぶ場合もあります。例えば、新入社員向けのマニュアル・体制図・会議の議事録・様々なガイドラインなど、組織で管理が必要な情報は多岐にわたります。このような多種多様な組織情報をストレスなく管理していくことがナレッジ管理ツールの主な役割です。

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Confluenceとは

Confluence(コンフルエンス)はブログのように気軽にページを作成・共有できる簡易さ高い検索性能様々な外部アプリケーションとの連携が魅力です。以下はConfluenceの基本画面のスクロールイメージです。

著名企業が多数活用

Confluence(コンフルエンス)はグローバルの著名企業が多数利用しています。 国内でもYahoo!JapanGREE・Facebook・mixiをはじめ、多くの有名IT企業が使っている今最も注目度の高いツールの1つです。

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Confluence(コンフルエンス)の運営は?

Confluence(コンフルエンス)はオーストラリアのシドニーに本社をかまえるアトラシアンが運営しています。アトラシアンは法人向けソフトウェアを開発している会社で、プロジェクト管理ツールのJira(ジラ)タスク管理ツールのTrello(トレロ)が有名です。プロジェクト管理やコラボレーションツールに強いテクノロジーカンパニーです。

アトラシアン社はConfluence以外にJiraやTrelloなども運営しています
会社名 Atlassian(アトラシアン)
会社概要ページ https://ja.atlassian.com/company
本拠地 オーストラリア シドニー
主な製品 Confluence、JIRA、Trello、Crucible、FishEye、Bamboo、Clover
時価総額 2.7兆円(※Bloomberg)

株価も好調で右肩上がりで成長を加速させています。

参考:アトラシアンについて

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Confluence(コンフルエンス)のメリットとデメリット

Confluence(コンフルエンス)は非常に便利なツールではありますがもちろん長所と短所があります。短所を把握しながらも、しっかり長所をおさえたうえで最大限効果的にご利用できると良いと思います。

価値 情報を効率的にわかりやすく整理し蓄積すること
主な使用用途 ・マニュアルやルールの共有 ・議事録:会議の議事録 ・目標などの管理:目標、スローガンなどの管理 ・ナレッジの共有:Tipsの共有、リンクのハブ ・情報の共有:コード、テキストの提案 etc. ・お知らせ:ブログ機能 ・人事情報:担当表、連絡先 ・メモ帳:頭の整理
あまり向いていないこと(デメリット) ・フロー情報:更新頻度が高い情報管理 ・プロジェクト管理:カンバン方式etc. ・掲示板ツール
強み(メリット) ・誰がオーナーかを可視化できる ・構造化が容易:直感的にページ構成を変更できる ・外部アプリケーションとの豊富な連携 ・仕事効率化ツールとの連携:JIRA、Trello、Google ・アプリでも利用可能 ・CSS

Confluence(コンフルエンス)の登録方法

Confluence(コンフルエンス)の公式ページから登録を行います。登録手順は以下3ステップです。

  1. ページから登録
  2. プランを選ぶ:最初は7日間の無料トライアルが付いています
  3. サインナップ:メールなどの基本情報の登録
登録フォームは以下のようなイメージです。

Confluence(コンフルエンス)の料金

Confluence(コンフルエンス)の料金体系はユーザー数に応じて1アカウント単価×人数が基本になります。ユーザー数が多ければ多いほど割引が効きます。 早見表はこちら。※為替レートは2019年3月

価格シミュレーターで具体的な人数と月額を確認できます

Confluence(コンフルエンス)の使い方

それでは具体的にConfluence(コンフルエンス)使い方について説明します。基本的にはページをどんどん作成していくことがConfluence(コンフルエンス)の基本的な使い方になります。作成ページが増えると、検索効率や共有の効率が高まっていきます。 ページ作成の具体的なイメージは以下のGIF動画をご覧ください。

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Confluenceの基本構造

最初のConfluenceの基本的な構造を説明します。Confluenceは基本的に「スペース」の中に「ページ」を追加していく構造です。スペースは個人スペースやチームスペースなど目的に応じて設定可能です。「スペース > 親ページ > 子ページ」というようにより具体的な情報へと構造化が可能です。

ページ作成方法

それでは、簡単にページ作成方法を解説します。メイン画面にて「作成」ボタンをクリック。「白紙ページ」を選択することでページを作成することができます。 ページは、ブログのような操作感で手軽に作れます。「ページタイトル」を設定した後は、本文を書いていきます。ページ上部のツールバーはより魅力的なページを作成する助けになります。見出し、画像挿入、リンク設定など様々な機能がついています。 最後に「公開」ボタンを押せば公開完了です! 公開されたページは検索ができるようになります。もちろん、閲覧権限の設定ができるため見せたい人だけに見せることが可能です。 続いてはページ作成に関わる基本的な機能をご紹介します。

ページ移動

Confluenceでは作ったページの移動・削除などが自由にできます。左側のメインメニューからドラッグ&ドロップで該当のページの順番を入れ替えたり、親子関係のつながりをつくったりできます。

検索

コンフルエンスはWiki的な使い方の最たるものとして検索機能が優れています。メイン画面上部の検索アイコンからお探しのKWを検索してみましょう。 日付や投稿者など、より高度な検索を行うことも可能です。

閲覧・編集権限

Confluenceではページ単位で権限の設定が可能です。編集画面上部の「鍵マーク」を選択すると閲覧権限・編集権限を細かく設定できます。閲覧権限がない非公開ページは検索に出てきませんし、対象者以外にページの存在を知ることはできません。

いいね!・コメント

Confluence(コンフルエンス)は各ページにいいね!やコメントなどのリアクションを残すことができます。ページについての感想や、ディスカッションなどより双方向なコミュニケーションを行うことができます。各ページの最下部にあります。

ブログ

その名の通りブログ機能があります。例えば、チームへのアナウンスや会議の議事録など比較的タイムリーさが必要になるドキュメントを作成する場合に使い勝手が良いです。左側のタブからブログが一覧で確認できます。

Confluence(コンフルエンス)でページ作成時によく使う機能まとめ

実際にConfluence(コンフルエンス)で頻出の機能をまとめました。特に、ページの作成時によく使う機能をまとめました。 

段落

編集画面左上の「段落」から段落の設定ができます。より見やすいレイアウトはもちろん、後述の目次ウィジェットと組み合わせると項目の頭出しもできる便利な機能です。

分割線

分割線は以下のようにラインを引くことで情報を見やすく整理することができます。 編集画面上部の「+」から選択可能です。または、スラッシュコマンドで「/分割線」あるいは「/line」と入力するとクイックに入力可能です。

ページレイアウト

ブログのようにページのレイアウト調整が可能です。ページを「セクション」というひとかたまりで管理をすることができます。セクションは順番を変えたり、追加・削除ができます。

以下のようにワンクリックで分割比率を変更できます。  

テーブル挿入

Confluenceで表を使いたい場面では、テーブル挿入機能の利用がおすすめです。直感的に表の管理が可能です。

ウォッチ機能

Confluenceページの更新をメールで通知する「ウォッチ機能」があります。ページ上部の目のマークで設定が可能です。

更新履歴

更新履歴を確認できる機能があります。誤ってページを更新してしまっても、昔のバージョンに戻すことが可能です。ページ左上の「…」から利用が可能です。

メンション

担当者のアサインを明確にしたい時は「@Taro Yamada」のように名前の先頭に@をつけることができます。 

Confluence(コンフルエンス)でよく使うマクロまとめ

マクロとは

より作業をしやすくするためにマクロというアプリケーション機能があります。このマクロがConfluence(コンフルエンス)の一番の使いやすい特徴といえます。

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マクロは、ビジュアライズやページ構成をわかりやすくするものもあればGoogleなどの外部サービスと連携しているものもあります。それではここから、よく使うマクロを紹介します。 マクロは編集画面の右上の「+」から簡単に検索できます。

目次

目次の設定ができます。目次は段落のNOを参照します。どこまで表示するかは最大値と最小値の設定で調整可能です。

情報系マクロ

注意をひきたい場合は各種情報マクロを設定できます。

例えば先ほどの目次を掛け合わせるとこんな感じに。

 

ステータスバー

色付きでステータスバーを設定できます。プロジェクトの進捗管理のサマリなどに使いやすい機能です。

例えば、テーブルと掛け合わせるとこんな感じ。

コードブロック

コードを共有したい時はコードブロックを使います。

ウィジェットコネクタ

YouTube、Google Slideなど各種ウェブコンテンツを埋めることができます。例えばプレゼンテーション資料を閲覧状態にするなど使い方が多様です。

 

例えば、Googleスライドをリンクさせるとこんな感じ。Googleスライドの設定詳細はこちらの記事をご参照ください。

その他のマクロ

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Slackと連携

ConfluenceはSlackと連携が可能です。Confluenceのアップデートがあった際に連携しているSlackチャンネルで通知を受け取ることができます。

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Roadmap Planner

ロードマップを簡単に作成することができます。

Roadmap Planner(ロードマッププランナー)の使い方に関しても解説記事があります。

Confluenceのデータのインポート・エクスポート

Confluenceにはデータのインポート機能・エクスポート機能が付いてます。他サービスからConfluenceにドキュメントなどをアップロードしたり、ConfluenceのページをPDFなどのファイルフォーマットでエクスポートすることができます。

Confluenceはメジャーアップデートでより使いやすく

Confluence(コンフルエンス)は2019年春のメジャーアップデートがありました。このメジャーアップデートの目玉の1つが「スラッシュコマンド」です。Confluenceのスラッシュコマンドについての詳細も記事でご紹介しています。

よりアドバンスなConfluenceの使い方

以下のConfluence関連記事まとめエントリも掲載しております。

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おわりに

ブログのような使用感は勿論ですが、そのうえでチームコラボレーションに便利な機能がマクロとしてパッケージでついているきめの細やかさがConfluence(コンフルエンス)の強みといえます。初心者でも使いやすく、上級者も機能をどんどん掘っていける良さがあります。以上でConfluence(コンフルエンス)の使い方の基本に関するエントリを終了します。 

Confluence | コンフルエンス

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