【契約管理システムおすすめ】Utilly

契約管理システムのおすすめ15選 – 料金相場や選び方など

【契約管理システムおすすめ】Utilly

契約管理システムとは、紙の契約書を電子データ化することで、検索や期限管理、契約締結までの一連の業務を効率化できるツールです。紙での作成や保管が不要となるため、コストカットも実現するでしょう。本記事では、契約管理システムの機能や種類、導入するメリット、おすすめの契約管理システムを解説します。

目次
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契約管理システムとは

契約管理システムとは、紙ベースでやり取りをしていた契約書やExcelなどで管理していた契約書関連の情報を、電子データ化してクラウド環境で一元管理するサービスのことです。契約書の作成や検索、管理を効率化する優れた機能を搭載しています。

契約書はもちろん、企業で作成する多くのビジネス文書は保存期間が定められています。また機密性もそれぞれ異なり、適正な環境下で管理されなくてはならないものの、紙ベースで行う従来の契約書管理では、以下の課題がありました。

契約管理の課題

  • 目的の契約書をすぐに探せない
  • どれが最新の契約書かわからない
  • 保存期間や更新期限を見逃してしまう
  • データ化するにも入力の手間がかかる

これらを解決するのが契約管理システムで、効果的に活用することで期限管理におけるリスク回避ができます。また、検索機能の活用やバージョン・権限管理の自動化による、業務の効率化を実現できます。

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契約管理システムの主な機能

契約管理システムには、一般的に以下のような機能が搭載されています。

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紙資料のデータ化  

紙の契約書を電子化して管理できます。契約書を撮影した画像やPDFをアップロードするだけで、自動でテキスト化できます。保存形式もPDFやWord、Excelなど、閲覧や編集ができる一般的な形式を選べます。契約書をデータ化することで、ペーパーレス化も進められるでしょう。また契約書をまとめて送ればスキャンやデータベース化を代行してくれるサービスや、機密書類にも対応できる出張サービスを提供している事業者もあります。

契約書の一元管理

契約管理システムでは、電子データ化した契約書からタイトルや契約締結日、契約開始日・終了日、契約期間、自動更新の有無といった情報を拾って自動で入力・データベース化を行い、一元管理することが可能です。Excelで一覧表を作る必要もなく、契約年別でのソートや更新が近い契約書一覧などの呼び出しも簡単にでき、目的の契約書をスムーズに探せるでしょう。

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契約情報の検索

契約書がデータベース化されているため、文書名やカテゴリー、日付などによる検索機能で閲覧したい契約書を簡単に探せます。中には全文検索エンジンを搭載したものもあり、「この条文を使った契約書」など曖昧な検索条件でも、効率よくファイルを見つけ出すことができます。検索や閲覧のアクセス権限を区別すれば、セキュリティ面でも安心です。

契約更新期限の通知

契約書の更新期限を、アラームで通知する機能を搭載したサービスもあります。契約の更新漏れや見逃しなどのヒューマンエラーや、重要契約の意図せぬ終了を防ぐことができます。またバージョン管理機能付きのサービスがあれば、どれが最新版の契約書かがすぐにわかります。

契約ワークフロー機能

契約管理システムのワークフロー機能とは、契約書を電子送信する前のチェックや社内承認などの業務の流れを電子化する機能です。ワークフロー機能を活用することで、契約業務における申請から承認までの流れを可視化でき、必要以上の時間をかけることもなく業務全体の効率化につながります。

契約管理システムの料金相場  

契約管理システムは、多くのサービスが月額制の料金体系で提供しています。利用者1名あたりで料金が設定されているパターンや契約書1枚につき料金が発生する場合など、サービスによって異なります。

料金は、安価なものでは月額980円~提供しているものもあり、おおむね月額10,000円前後で利用できるようです。中には無料トライアルを用意しているサービスもあるため、どれにするか決められない場合はいくつかトライして検証してみるのもよいでしょう。

サービスの中には、初期費用を設定しているものや、契約書の送信にかかる通信料を1通当たりの単価で設定しているものもあるため、事前に確認しましょう。

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おすすめの契約管理システム

契約管理システムの主なタイプ

契約管理システムは、「契約管理特化型」「紙契約書対応型」「電子契約締結対応型」の大きく3つに分類できます。それぞれの特徴を解説します。

契約管理特化型

契約管理特化型とは、項目入力や検索、期限管理など、契約書管理を効率化するための機能が充実しているシステムです。契約書の量が多い企業や法務部門があるような中~大企業、紙の契約管理台帳で運用している企業などにおすすめです。

紙契約書対応型

大量の紙の契約書を保管している場合や、紙と電子の二重管理が必要となる場合は、紙の契約書に対応しているシステムを選ぶとよいでしょう。PDFやスキャンデータから自動でリスト化できる機能付きのものだと、業務を大幅に軽減できます。サービスによっては、スキャン業務の代行を提供している事業者もあります。

電子契約締結対応型

電子契約締結対応型は、契約書の作成から締結、申請、承認、その後の契約書管理まで、すべての契約業務をワンストップで行えるシステムです。契約をすべてオンラインで完結できるため、一層業務の効率化が期待できるでしょう。

このタイプは若干割高となるため、契約件数がさほど多くない中小企業向けと言えます。

おすすめ契約管理システム – 契約管理特化型 3選

ここからは、おすすめの契約管理システムを紹介します。最初に契約管理に特化したサービスの中で、おすすめの3サービスの詳細を解説します。

OPTiM Contract – AIで契約管理ができる

OPTiM Contractは、AIやIoT、ビッグデータプラットフォーム等で定評のある株式会社オプティムが運用している、AIを活用した契約管理システムです。AIが契約書名・取引先企業名・解約通知期限、自動更新の有無などを抽出し管理台帳に自動登録するほか、アップロード後のOCR処理により、正しい契約書の適切な管理を実現します。

ポイント

  • 契約書をアップロードするだけで管理台帳を自動で作成
  • Adobe Sign/クラウドサイン/GMOサインとの連携にも対応
  • 「スターター」 9,980円〜/月 無料トライアルあり
OPTiM Contract- 特徴・機能・料金など

OPTiM Contractは、独自のAI技術により煩雑な契約書管理業務を効率化できるサービスです。契約書情報入力から契約照会までの一連のプロセスについて、工数削減とリスク低減を実現します。

Hubble mini(ハブルミニ)

Hubble mini(ハブルミニ)は、契約書管理を自動化し、AIを利用して網羅的かつ検索性の高い契約データベースを構築するサービスです。契約書をシステムに「入れるだけ」で、AIが主要な契約内容を自動で読み込み、正確な契約データベースを自動生成します。

ポイント

  • システムに入れるだけで契約書を簡単管理
  • 紙契約書もデジタル化が可能
  • 現在お得なキャンペーンで料金がディスカウントに ※詳しくは資料ダウンロード
Hubble_Mini_アイコン

契約書の管理は、入れるだけ。Hubble mini(ハブルミニ)なら、契約書を入れるだけで、AIが網羅的で検索性の高い契約データベースを構築します。

 

LegalForceキャビネ – AIで契約書を管理

LegalForceキャビネは株式会社LegalOn Technologiesが運営している、契約書を簡単・スピーディにデータ化できるAI契約書管理システムです。UI/UXも洗練されていて使いやすく、電子印鑑GMOサインと連携しているため電子契約までスムーズにできます。

ポイント

  • 導入実績1,000社以上
  • キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
  • 料金:要問い合わせ

おすすめ契約管理システム – 電子契約書作成〜締結対応型 6選

続いて、契約書の作成から締結まで対応しているタイプのサービスを紹介します。

マネーフォワード クラウド契約 – 契約書の作成から管理まで

マネーフォワード クラウド契約は株式会社マネーフォワードが提供しており、シリーズ累計導入数が10万社を超える実績の高い契約管理システムです。契約書作成~申請~承認~締結~保存・管理まで、すべてこれ1つで対応でき、承認フローの業務効率化やコスト削減が実現します。

ポイント

  • 紙の契約書もマネーフォワード クラウド契約の画面でまとめて管理できる
  • マネーフォワードの他サービスとの連携により、バックオフィス業務全体の効率化
  • 「スモールビジネス」 2,980円〜/月 

Contract One – あらゆる契約書を正確にデータ化

名刺管理サービスでおなじみのSansan株式会社が提供するContract Oneは、同社のテクノロジーとオペレーションによって構築された契約データベースシステムです。紙、電子といった形式を問わず全ての契約書をデータ化できます。

ポイント

  • 紙の契約書のスキャン代行も行う
  • 日本語・英語に対応しており電子契約サービスにも連携
  • 料金:要問い合わせ

GMOサイン – 法的効力に強みがある

GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供するサービスの1つで、導入企業数300万社以上、累計送信件数1,500万件超えを誇る電子契約サービスです。契約印タイプ(立会人型)と実印タイプ(当事者型)の2つの署名タイプを備えているため、法的効力に強みを持つのが特徴です。

ポイント

  • 高い検索性を実現しており、電子帳簿保存法にも対応
  • 契約印タイプ(⽴会⼈型 電⼦署名)の送信料は1件あたり110円と安価
  • 「契約印&実印プラン(立会人型&当事者型)」 9,680円~/月

クラウドサイン – シェア・サービス導入NO.1

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が提供する、売上シェア、サービス導入率NO.1、圧倒的知名度を誇る電子契約サービスです。マニュアルなしで誰でも使えるシンプルなUIにも定評があり、手間をかけずに効率的な契約書管理ができ、業務効率化と管理コストの削減が可能です。

ポイント

  • 官公庁・金融機関も利用する安心のセキュリティ
  • 弁護士ドットコム社による弁護士監修
  • 「Light」 10,000円~/月

freeeサイン – 月額980円~利用できるコスパの良さ

「freeeサイン」はfreeeサイン株式会社が提供している、契約書の作成からレビュー、締結、管理までをクラウド上で行えるワンストップ型の電子契約サービスです。弁護士監修の安心できる電子契約システムで、月額980円~で利用できる安価なコストも魅力です。

ポイント

  • Googleドキュメントを利用し、テンプレートや下書きの編集ができる。
  • 困ったときは電話で専任担当がサポート
  • 「スターター」 980円/月~

RAQCABI – 契約書作成から保管までシームレスに対応

 C-design株式会社のRAQCABIは、紙と電子契約の一元管理を実現する契約管理システムです。RAQCABI上から電子署名が送信可能で、グローバルスタンダードな電子署名サービス「DocuSign」との連携により、DocuSignで締結した電子署名を自動で保存&管理台帳が作成されます。

ポイント

  • 様々な検索方法により簡単に探すことができる
  • アクセス権限、グローバルIP制限、端末認証等のセキュリティ機能が充実
  • 「エントリープラン」 9,800円/月~

おすすめ契約管理システム -紙のデータ化対応型 6選

最後に、紙のデータ化に対応している6つのおすすめ契約管理システムを紹介します。

クラウドサインSCAN – 紙契約書のデータ化を支援

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインSCANは、電子契約サービス「クラウドサイン」に含まれる、スキャンに特化したオプションサービスです。紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまでを全て代行します。

ポイント

  • 社外に持ち出せない機密書類は「出張スキャン」「定期的スキャン」で対応
  • 発注書・請求書・納品書・検収書・請求書・領収書などにも対応
  • 「Light」 10,000円~/月

Contract One – あらゆる契約書を正確にデータ化

Sansan株式会社の「Contract One」でも、紙の契約書の送付や受領、データ化などを代行するサービスを提供しています。紙の契約に必要な押印、印刷・製本、契約書の発送や受け取りなどのアナログな作業を、オンラインで完結できるところが最大の特徴です。

ポイント

  • 契約の締結から管理・活用まで、契約業務をワンストップで行え
  • 業種を問わず、大規模から中小規模まで幅広い企業で導入
  • 料金:要問い合わせ

 

Legaledge(リーガレッジ) – 契約書以外の文書管理もできるシステム

株式会社コスモルートが提供するLegaledgeは、紙と電子契約、どちらの契約書も一括管理が可能な契約管理システムです。ドラッグ&ドロップだけで情報を抽出して自動管理でき、契約書だけではなく請求書や発注書など、ほかの文書管理にも便利なシステムです。

ポイント

  • 契約書から条文単位で抽出し契約書を横断的に検索
  • ユーザロール管理機能で、管理者が機密性の高い契約書へのアクセスを適切に制限
  • 料金:要問い合わせ 無料トライアルあり

BtoBプラットフォーム 契約書 – 法的効力のある安全な電子契約サービス 

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、運用実績20年以上、導入企業100万社のBtoBプラットフォームシリーズの1つです。紙面文書のスキャン・アップロード代行サービスも提供しており、契約書だけではなく、見積・受発注・請求などの書類も同じアカウントで電子管理できます。

ポイント

  • 自社を含めた最大5社間契約まで可能
  • 最新のブロックチェーン技術を採用して契約内容の信用性・機密性を確保
  • 「シルバープラン」 10,000円~/月 お試し用のフリープランあり

 

楽々document plus – ISO9001/14001の要求事項を網羅

住友電工情報システム株式会社の「楽々document plus」は、全文検索とビューワ、柔軟なワークフロー、ファイルの高精度セキュリティといった、文書管理に適したあらゆる機能を取り揃えている契約管理システムです。自然文検索やあいまい検索にも対応しており、OCR誤認識でも正しく探し出せる機能など、検索機能も充実しています。

ポイント

  • 800社超えの導入実績、ITトレンド年間ランキング文書管理第1位
  • 紙での運用では苦労が多いISO9001/14001の要求事項を網羅
  • 料金:要問い合わせ

ConPass (コンパス) – 紙も電子契約書もAIで管理

ConPassは株式会社日本パープルの契約管理システムで、契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日などの10項目をAIが自動で抽出して管理台帳を作成できます。修正履歴や進捗管理も含めて、契約書管理業務のすべてを網羅しています。

ポイント

  • 押印・郵送・受取、スキャニングから原本の保管まで可能
  • 電子契約書だけでなく、紙の契約書もクラウド上で管理
  • 料金:要問い合わせ

契約管理システム導入のメリット

契約管理システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減が実現します。以下で詳しく解説します。

業務効率化 – 契約書の進捗状況を管理しやすい

契約書管理システムの導入によって、紙の契約書では時間がかかっていたデータの検索性が飛躍的に改善します。煩雑な作業が必要だった期限管理やデータ入力なども全てシステム上で管理・自動化でき、労力と時間の軽減につながります。契約作成から申請、承認、締結、管理に至るまで、すべてワンストップで完結できるサービスを使えば、より業務の効率化が実現します。

コスト削減 – 紙契約固有のコストがかからなくなる

契約書管理をシステム上で行うと、紙代や印刷費、発送費、保管にかかる費用などがかからなくなり、コスト削減になります。契約締結も電子化すると、収入印紙も不要になります。在宅勤務時に契約書を承認するために出社していたなら、交通費や残業代なども減らせるでしょう。業務のスリム化による人件費などのコストカットも期待できます。

おわりに:自社の目的や用途に合った契約管理システムを選ぼう

契約管理システムを導入することで、契約書作成から申請、承認、締結、管理までの一連の作業が自動化し、業務効率化やコスト削減が実現します。契約管理システムには、契約管理に特化したものや紙の契約書にも対応しているタイプ、契約まですべてワンストップでできるシステムがあります。費用はサービスによって異なるため、自社の目的に合って使いやすい契約管理システムを選びましょう。

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