日報を日々の業務において義務付けている企業は多いはずです。日常的にやりとりや記述が必要な日報だからこそ、社員の負担にならない方法を講ずる必要があります。従来、日報はノートやメールに書くことが一般的でした。しかし、これらの方法は管理者にとっては管理しにくく、報告者にとっては作成に時間がかかり、かつ見直しにくいなどのデメリットがあります。そこでおすすめできるのが、作成した日報をアプリ上で管理や共有を行える日報アプリです。本記事では、日報アプリを検討するときの5つのポイントを解説したうえで、おすすめの日報アプリを8つ紹介します。
日報アプリを検討するときの5つのポイント
日報アプリを検討するときのポイントは下記の5つです。
- 営業・工事・作業など目的にあっているか
- 使い勝手が良いUIか
- 自分好みにカスタマイズできるか
- 個人・グループ利用できるか
- 使い続けられるコストか
それぞれ詳しく解説します。
ポイント1．営業・工事・作業など目的にあっているか
選択すべき日報アプリは、業務内容や日報を記入する目的によって異なります。たとえば、営業職のメンバーを対象に日報アプリを導入する場合、上司への報告を目的とするのか、営業活動を可視化することが目的なのかで必要な機能は異なります。前者の場合はシンプルな日報アプリでも十分ですが、後者の場合はSFA機能が搭載された日報アプリがよいでしょう。また、工事現場や作業現場での業務において日報アプリを使う場合には、勤怠管理や作業情報を共有できる機能が搭載された日報アプリがおすすめです。本部からは目が届きにくい、現場の様子を把握しやすくなるような日報アプリがよいでしょう。
ポイント2．使い勝手が良いUIか
デザイン性や配色に優れていても、使い勝手が悪い、あるいは直感操作できない日報アプリは導入を控えた方が得策です。業務効率化を目指して導入した日報アプリの操作に戸惑い、日報作成に時間がかかってしまっては本末転倒といえます。また、使い勝手が悪い日報アプリは社員から好まれない傾向にあり、社内に浸透しないケースも少なくありません。日報アプリを選ぶ際は、操作が簡単で、誰にとっても使いやすいものを選びましょう。
ポイント3．自分好みにカスタマイズできるか
企業によっては既存の日報アプリでは物足りなかったり、使いにくいと感じる部分があったりします。また、日報アプリを長年にわたって利用していると、自社の業務内容に合わなくなることもあるはずです。自分好みにカスタマイズ可能な日報アプリであれば、自社に必要な機能を追加することも、不要な機能を削除してシンプルにすることもできます。また、業務内容が変わっても、柔軟にカスタマイズできれば、必要な機能の追加で対応できるでしょう。
ポイント4．個人・グループ利用できるか
日報アプリには個人用とグループ用があります。導入予定の日報アプリが個人用なのか、グループ用なのか確認してみてください。また、日報アプリを記入者本人のみが閲覧する場合は、自身の業務の振り返りや目標設定、業務についての簡単なメモができれば事足りるはずです。一方、グループで利用する場合は、各グループの上限人数や情報共有のしやすさ、グループでの業務を効率化するための機能も重要なポイントになります。
ポイント5．使い続けられるコストか
日報アプリには無料で利用できるサービスもありますが、有料のサービスも多いです。有料のサービスを利用する場合、長期的に使い続けられるコストかをよく考えておきましょう。たとえば、高機能、かつ多機能の日報アプリは業務負担を大きく軽減する効果がありますが、コストは割高になります。コストを抑えたい企業は自社に必要な機能を洗い出し、必要な機能が最低限搭載された日報アプリを選択してください。
おすすめの無料・有料日報アプリ8選を比較紹介
おすすめの無料・有料日報アプリは下記の8つです。
- 日報アプリgamba!
- LINE WORKS
- houren.so
- kintone
- Stock
- Goalous
- IEYASU日報管理
- GroupSession
それぞれ詳しく解説します。
日報アプリgamba!
日報アプリgamba!は大手企業からも支持されている日報アプリで、導入実績は15,000社以上です。テンプレートを制限なく、なおかつ自由に登録できるなど、日報作成を簡略化するための機能が充実しています。テンプレートを選択し、必要事項を入力するだけで日報が完成します。
ポイント
- 職種や役職に合わせて日報テンプレートをカスタマイズできる
- SNS感覚で日報を読める
- 目標管理機能が搭載されている
houren.so
houren.soは現場の効率を第一に考えた日報アプリです。hoursen.soの活用により、写真をメインとした日報の作成を短時間で行えます。作業中に気になる所を写真撮影し、業務が終わったら写真にコメントを添えれば日報は完成です。
ポイント
- 約5分で日報を仕上げられる
- GPS情報を活用して写真を自動仕分けできる
- リアルで価値のある写真を蓄積できる
株式会社Brassica
houren.so（ホウレンソウ）は、写真を活用した情報共有サービスです。現場の作業を写真で記録し、最小限の手間で十分な情報共有を実現します。
kintone
kintoneを活用すれば、社内に散在しているメールやエクセルファイルなどを一つにまとめられるので便利です。また、SNSのようにチームでコミュニケーションをとれる機能や、エクセルのようなデータ管理機能も搭載されています。その他にも、チームメンバーの業務の進捗具合を見える化する機能もあります。
ポイント
- アプリを日々の業務に合わせてドラッグ＆ドロップで改善できる
- 社外の人ともコミュニケーションをとれる
- 仕事の進捗管理を手軽に行える
Stock
Stockはチームの情報を簡単に残せるツールです。シンプルな管理画面ですので、チームの情報を手軽に共有・閲覧できます。また、メール自動転送機能やSlackとの連携機能、Evernoteインポートも搭載しています。
ポイント
- 驚くほど簡単にチームの情報をストックできる
- チームのタスクを手軽に管理できる
- メンバー間でコミュニケーションを手軽にとれる
株式会社Stock / Stock,Inc.
Stockは、チームの情報を驚くほど簡単にストックできるツールです。Stockを使えば、これ以上なくシンプルにチームのタスクを管理できるので、多くのチームが続々と導入しています。
Goalous（ゴーラス）
Goalousは業務を見える化し、組織エンゲージメント向上を目指します。目標管理ツールを使うことで目標の進捗状況を見える化できる他、社内SNSによって情報の活性化も期待できます。また、1,000以上のチームにおける導入実績があり、導入企業のなかには目標達成を実現した企業も多いです。
ポイント
- フィードバックや振り返り、ナレッジシェアにより、組織全体のエンゲージメントを向上できる
- 社員の目標意識を強め、主体的働き方を実現できる
- 組織の課題発見から運用の定着まで手厚いサポートを受けられる
株式会社Colorkrew
Goalousは、目標達成に特化したビジネス向けのSNSサービスです。個々のユーザーが自身の目標を設定し、その達成過程を共有することで、チーム全体の目標達成を促進します。
ハーモス日報
ハーモス日報は完全無料のサービスです。ハーモス日報にはテレワーク中の業務効率化や社員の稼働量を可視化する機能が搭載されています。社員の業務負担の軽減を目指す企業にとって、便利な機能が充実しています。
ポイント
- 社員はスマホアプリで手軽に日報報告を行える
- 複数のプロジェクトを登録することで、顧客にかかったリソースを集計管理できる
- 初期費用も月額費用も0円で利用できる
IEYASU株式会社
ハーモス日報は、業務日報で簡単に進捗管理ができる無料のクラウド日報管理システムです。勤務時間の管理から実際の業務内容に落とし込み、業務の効率化・労働生産性の向上を支援します。
GroupSession
GroupSessionは無料で利用できるグループウェアです。スケジュールや施設予約、掲示板、在席管理などさまざまな機能が搭載されています。また、日本企業の文化に合った細やかな設定も可能です。
ポイント
- 無料で利用できるが、オプション料金の支払いでより柔軟な利用を実現できる
- すべての機能を直感操作で利用できる
- 業務の効率化やコミュニケーションを推進するための機能が多数搭載されている
LINE WORKS
LINE WORKSは業務コミュニケーションを目的としたビジネス版のLINEです。使い勝手のよさや誰もが簡単に利用できることから、卸売・小売や建築業、情報システムなどさまざまな業界で利用されています。また、LINE WORKSは連携ツールを利用することで、カスタマイズ可能です。
ポイント
- LINEとほぼ同じ仕様のため簡単、かつ気軽にコミュニケーションをとれる
- 掲示板やカレンダー、資料を保存・閲覧できるDriveなど多数の機能が搭載されている
- 国際認証を取得した高いレベルのセキュリティで安心して利用できる
ワークスモバイルジャパン株式会社
ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」ならチャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えます。PCだけでなくスマホでもフル機能が使えるので、働き方改革に有効です。
チームにあった日報アプリを導入しよう
日報アプリはチームでの情報共有を円滑にし、業務効率化にも効果的です。自社に適した日報アプリを導入することで、社員の労働負担軽減を期待できます。本記事では8つの日報アプリを紹介しましたが、サービスによって搭載機能や料金が異なります。導入する際は自社の予算を考慮しながら、目的に合ったアプリを選択するようにしてください。日報アプリを選ぶ際は自社の業務にマッチしたアプリであることはもちろん、使いやすさや、無理のない価格帯であるかも重要です。どの社員にとっても使い勝手がよい日報アプリを選択することで、社内に普及しやすくなるでしょう。
