【特徴別】グループウェア31選を比較!選び方や導入メリットも解説

企業にとって、今や必要不可欠なツールとして定着しつつあるグループウェア。しかし、いざ導入しようと思っても、種類が多すぎて選びきれないと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、グループウェアの機能やメリット、選び方、特徴別のサービスを解説します。グループウェアの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次

グループウェアとは?

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社内SNSやビジネスチャットとの違い

グループウェアはファイル共有や掲示板、勤怠管理、スケジュール管理、ワークフローなどの機能を備えています。グループウェアはフォーマルなコミュニケーションを醸成しやすいのに対し、社内SNSやビジネスチャットはカジュアルでオープンなコミュニケーションが醸成しやすいという違いがあります。

プロジェクト管理ツールとの違い

プロジェクト管理ツールは複数のメンバーによるプロジェクトの進捗具合、さまざまな情報を正確に把握できます。プロジェクト達成のためにガントチャートを作成して全体を視覚的に捉え、タスクを細分化してやるべき作業を明確にします。グループウェアは社員同士をつなげるツールであるのに対し、プロジェクト管理ツールはプロジェクトや業務を計画的に遂行する役割を担っています。

SFAとの違い

SFA(営業支援システム)は顧客との関係強化、売上向上を実現するためのツールです。SFAは顧客を軸として顧客接点の充実を図るツールであるのに対し、グループウェアは社員を軸として社内の生産性向上を図るツールです。

 

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グループウェアの基本的な機能

スケジュール管理

Web上でスケジュール管理・進捗の共有ができます。個人やグループのスケジュールの登録や閲覧が可能です。

ToDoリスト

タスクや締め切り、納期などを登録できます。タスクの進捗状況を管理し、作業遅延を防ぎます。

社内報・掲示板

電子社内報として社内の情報、業務に関わる知識や共有事項をスピーディーに伝達可能です。社内におけるさまざまな出来事や情報をタイムリーに社員に浸透できます。

ワークフロー

企画書などの承認作業や申請手続きがシステム上で可能となります。従来主流だった紙での手書きや捺印の手間と時間が省けるようになりました。申請・承認・差し戻しといった手続きがオンラインで完結します。

データベース

PDFやExcelなどで作成した資料を格納・閲覧できます。また商品情報や顧客情報など、あらゆる情報をデータベース化でき、ベータベース上で情報共有が可能です。そのため内勤・外勤に限らず、メンバーの連携や生産性の向上が期待できます。

設備予約

会議室や社用車などの共同設備の予約状況を一元管理できます。スケジュールの調整だけでなく、メンバーの予定の登録、さらにはマイクやプロジェクターなどの備品の予約も一括にできるケースもあります。

勤怠管理

出社、外出、戻り、退社などの打刻データを記録・集計できます。毎月の労働時間や残業時間の集計、ツールによっては自社の就業規則に合った勤怠管理が可能です。

メール

Web上で利用できるメール機能があります。端末に依存せずに情報やファイルの送受信が可能です。

グループウェアを導入する5つのメリット

メリット1.情報共有の効率化

グループウェアの掲示板やメール機能を使えば、効率的かつスピーディーに情報や資料を共有できます。部署や役職ごとに送信対象を一括で選択できるため、メール送信のように一人ひとりを宛先に入れる手間が省けます。

メリット2.コミュニケーションの活性化

チャット機能を活用すれば、コミュニケーションの活性化も期待できます。コミュニケーションの内容が他者にも見えるため、ミスの防止やフォローを入れられるメリットがあります。Web会議機能が備わっていれば、遠隔地にいるメンバーの参加、リモートワークにも対応可能です。

メリット3.バックオフィス業務や雑務の効率化

施設予約や申請などのワークフロー機能を備えていれば、バックオフィス業務や雑務も効率的になります。手書きの書類を作成、電話して予約などのわずらわしさから解放され、手間や時間を省けます。

メリット4.ペーパーレス化の促進

紙媒体だった資料や情報を電子化できるため、ペーパーレス化が進みます。資料の検索や保存、共有、一斉送信まですべてオンラインで完結します。結果的に、紙の書類を探したり配布したりしていた人的作業コストや、保管コストも削減可能となるでしょう。

メリット5.コスト削減

グループウェアはさまざまなコストを削減できます。情報共有にかかる時間、印刷の手間、申請書類の手書きによる作成、書類の捜索や配布の手間や時間といった面でコストを大幅に減らせます。グループウェアを導入することで、従業員が業務をスムーズに効率的に進められるでしょう。

グループウェアを選ぶときの7つの比較ポイント

ポイント1.必要な機能は揃っているか

最も重要なのは、自社が求める機能は揃っているかという点です。そのためには「グループウェアに何を望むのか」あるいは「何のために導入するのか」を明確にしておく必要があります。グループウェアにはさまざまな機能を追加できますが、何をどこまで搭載させるのかによって、コストも変わってきます。「マスト(Must)」と「ウォント(Want)」の観点から、求める機能の優先順位を決めておくとよいでしょう。

ポイント2.料金体系

クラウド型のグループウェアは初期費用が無料あるいは安い特長があります。しかし、毎月一定額の料金を払うことになります。当然のことながら、容量や機能を充実させるほど、ランニングコストは増えていきます。自社としてどれほどの容量が必要で、スペックを求めるのかを事前に洗い出しておく必要があるでしょう。

ポイント3.他システムとの連携

すでに運用している他のシステムと連携が取れるか確認しておきましょう。グループウェアはほぼすべての業務に関係するツールだからです。そのため逆に連携できなければ、その分手間が発生してしまいます。APIやプラグインなどの連携方法、自社内で簡単に連携が行えるのか、連携によってグループウェア内でどこまでの作業が可能なのか、この3点はとくにチェックしておくのがおすすめです。

ポイント4.サポート体制

グループウェアを導入した後、サポートがしっかり受けられるかは重要なポイントです。導入後のトラブルや使い方への疑問が発生するかもしれないからです。すぐに解決できなければ、時間と手間のロスになりかねません。

ポイント5.セキュリティ

セキュリティ面のチェックも欠かせません。クラウド型であれば、なおさらのことでしょう。グループウェアでは機密情報や重要情報を扱うため、暗号化に対応しているか、万が一のためにバックアップは取れるのかなどの確認が必要です

ポイント6.導入形態・モバイルアプリの有無

グループウェアがクラウド型なのかオンプレミス型なのか、またモバイルアプリでの使用は可能なのかなども確認しておきたいポイントです。外出先からでもスマートフォンから確認できるものなのか、自社のパソコンからしかアクセスできないのかなどによって運用面が異なってきます。

ポイント7.カスタマイズ性の高さ

グループウェアの多くは、パッケージで作られています。そのため企業ごとの細かい要望までは対応しきれません。実際に導入してみると「こういう機能も欲しかった」と思ってしまうケースも少なくないでしょう。そこでカスタマイズ機能が搭載されていると、そうした不満の解消につながります。カスタマイズ性が高ければ、事業や業務拡大にも対応できます。

機能の豊富なグループウェア8選

kintone

kintone(キントーン)は、データベース型の業務改善プラットフォームです。導入実績は、2021年7月時点で、20,000社以上です。顧客管理、交通費申請、お弁当の注文、セミナー管理など、あらゆる業務に対応しています。また業務システム(アプリ)は必要なだけ追加可能です。さまざまなデバイスからアクセスできるだけでなく、100種類以上との外部サービスとの連携を行っています。

企業名 サイボウズ株式会社
設立年 1997年
本拠地 日本(東京)

 

Google Workspace

Google Workspace(旧称:G Suite)は、Googleが提供するグループウェアとして利用できる組織向けのオンラインサービスです。高度なセキュリティと99.9%の稼働率を補償しています。社内のコミュニケーションを強化するだけでなく、Googleのツールとのスムーズな連携によって生産性を向上できます。またコアアプリケーション以外にも、60を超えるGoogleのサービスも利用可能です。PC、スマートフォン、タブレットに対応しています。

企業名 Google LLC
設立年 1998年
本拠地 米国(カリフォルニア)

 

Microsoft 365

Microsoft 365(旧Office 365)は、最新機能が追加されるOfficeアプリ、強固なセキュリティを備えた大容量のクラウドストレージなどが揃ったサブスクリプションサービスです。クラウドを通してリアルタイムに複数人で共同編集できるだけでなく、写真や動画、PCデータなどを自動でバックアップしてくれます。2段階認証などセキュリティ強化を行っているだけでなく、無料の電話サポートもあります。

企業名 Microsoft Corporation
設立年 1981年
本拠地 米国(ワシントン州)

 

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、多くの中小企業に支持されているグループウェアです。幅広い業種で利用されており、2020年の累計導入実績では70,000社を突破しています。日本のビジネス向けに使い勝手を追求し、情報共有やメールなど便利な機能をまとめて提供しています。1ユーザー月額500円(税別)から最低5ユーザーが利用できます。導入前後のサポートも充実しています。

企業名 サイボウズ株式会社
設立年 1997年
本拠地 日本(東京)

 

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、中小企業から官公庁まで幅広く利用されているグループウェアです。2021年2月時点で、導入実績は440万人を超えています。スケジュール管理、脱Excel、ペーパーレスなど職場の課題をオールインワンで解決できます。27のアプリケーションを提供しており、オリジナルの業務アプリも作成可能です。クラウド型とパッケージ型から選べるだけでなく、導入後の丁寧なサポートも提供しています。

企業名 株式会社ネオジャパン
設立年 1992年
本拠地 日本(神奈川)

 

TimeBiz

TimeBiz(タイムビズ)は、働き方改革関連法に対応した勤怠アラート付きのグループウェアです。勤怠管理機能以外にも、予定表、メッセージ、ワークフローなどの情報共有のための機能が搭載されています。安心できるセキュリティを有しており、オーダーメイドで自社仕様のグループウェアにカスタマイズできるのが最大の特長です。

企業名 株式会社ASJ
設立年 1984年
本拠地 日本(埼玉)

 

monday.com

monday.comは、ワークフローを簡単に構築、実行、拡張できるクラウド型プラットフォームです。2021年7月時点で、125,000以上のチームで利用されています。繰り返しの作業を自動化させて、時間や手間を節約できます。また、多くの外部ツールとシームレスに統合可能で、年中無休のサポートも提供しています。

企業名 monday.com
設立年 2012年
本拠地 イスラエル(テルアビブ)

 

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、電子稟議や経費精算、テレワーク、安否確認などの多機能と、1人あたり月額360円の低価格を両立したグループウェアです。33のアプリケーションを標準装備し、社内外問わずにPC、スマートフォン、タブレットからアクセス可能です。2021年7月時点で、7500社以上の利用実績があります。働き方改革やグローバルにも対応しています。

企業名 株式会社NIコンサルティング
設立年 1991年
本拠地 日本(東京)

 

無料 / 低コストで利用できるグループウェア10選

Lychee Redmine

Lychee Redmine(ライチ・レッドマイン)は、タスクやプロジェクト管理が可能なマネジメントツールです。ガントチャートやカンバンによってメンバーの稼働状況を瞬時に把握できます。必要な機能はオプションで追加、要望に応じてカスタマイズが可能です。2021年7月時点で、2,000社以上の利用実績があります。有料プランもありますが、10ユーザーまで無料で利用できるプランもあります。

企業名 株式会社アジャイルウェア
設立年 2012年
本拠地 日本(大阪)

 

GRIDY

GRIDYは、パソコンとインターネット環境が整えば、今すぐ利用できる初期費用・月額費用無料のSaaS型グループウェアです。豊富な23機能を装備し、企業間や部門間のコミュニケーションや情報共有を活性化させます。高度な設定や追加投資、メンテナンス、煩わしい広告が一切ないのも特長です。

企業名 ナレッジスイート株式会社
設立年 2006年
本拠地 日本(東京)

 

R-GROUP

R-GROUPは、クラウド型で完全永久無料のグループウェアです。アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏をカバーする20ヵ国語に対応しているうえに、人数の利用制限がありません。日本国内においても2,000社以上の導入実績があります。掲示板やメール、タイムカード、ファイル共有、名刺管理など12機能を装備しており、スマートフォンにも対応しています。

企業名 R-international Co., Ltd.
本拠地 アメリカ(カリフォルニア)

 

E-broad Office

E-broad Officeは、モバイルに対応している無料のグループウェアです。スケジュール、伝言メモ、タイムカード、ToDoリスト、掲示板、在籍確認、アドレス帳など便利な機能が搭載されています。社内の連絡網、情報共有、スケジュール管理など自由に利用できます。

企業名 イーブロードコミュニケーションズ株式会社
設立年 1992年
本拠地 日本(大阪)

 

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するコラボレーションプラットフォームです。Skype for Businessというコミュニケーションツールの後継として、2017年に登場しました。チャットや通話機能だけでなく、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Officeとの連携機能などがあります。Microsoftアカウントがあれば、無料で利用できます。

企業名 Microsoft Corporation
設立年 1975年
本拠地 米国(ワシントン)

 

GroupSession

GroupSessionは、ユーザー数無制限かつ無料で利用できるグループウェアです。スケジュールや施設予約、稟議、在籍確認、チャットなど20種類以上の機能を持ち、日本文化に合わせた細かな設定が可能です。「高機能でユーザー数無制限の無料版」「すべてお任せのクラウド型」「エンタープライズZION」の3つのタイプから選択できます。

企業名 日本トータルシステム株式会社
設立年 1979年
本拠地 日本(北海道)

 

enclo

enclo(エンクロ)は、ファイルデータやチャット、メモなどをグループに参加することで簡単に共有できるクラウドアプリです。チャットによってやりとりの加速化、ファイル閲覧ができます。さらに手書き入力のみならず、ホワイトボードで画像の差し込みも可能です。Windows7、8、10、AndroidとiOSに対応しています。

企業名 メインソリューション株式会社
設立年 1984年
本拠地 日本(大阪)

 

iQube

iQube(アイキューブ)は、10名まで無料で利用できるクラウド型のグループウェアです。導入実績は、2021年7月時点で9,000社以上です。タスク管理やレポートなど社内ノウハウの蓄積に特化しており、そのほか15機能を実装しています。グループごとに文書の共有、閲覧制限を設定できます。

企業名 株式会社ガイアックス
設立年 1999年
本拠地 日本(東京)

 

Qast

Qast(キャスト)は、個人のノウハウを引き出し、組織全体のパフォーマンスを最大化できるナレッジ経営クラウドです。誰でも使いやすいようにシンプルなUIで、社内すべてのナレッジを蓄積・活用できるうえに、組織で定着するまでコンサルタントがサポートしてくれます。社内版知恵袋やWikipediaを活用できるのが最大の特長です。

企業名 any株式会社
設立年 2016年
本拠地 日本(東京)

 

J-MOTTO

J-MOTTOは、1ユーザー月額165円(税込)の低コストで利用できるクラウド型のグループウェアです。利用実績は、2021年7月時点で、約4,000社、14万ユーザーです。グループウェアだけでなく、Web給与明細や勤怠、オンラインストレージなどの多様なラインナップも揃えています。また専門スタッフが導入前後をサポートしてくれます。

企業名 リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
設立年 2000年
本拠地 日本(東京)

 

セキュリティの強固なグループウェア5選

Stock

Stock(ストック)は、チームの情報を簡単に共有できるツールです。チームの情報ストックやタスク管理、メッセージ機能などが搭載されています。大企業が安心して導入できるほど、厳格なセキュリティ基準で保護されており、すべてのデータは完全に暗号化されています。オフライン環境でもノートやタスク機能は使用可能です。

企業名 株式会社Stock
設立年 2014年
本拠地 日本(東京)

 

Aipo

Aipo(アイポ)は、情報共有でチームをひとつにするグループウェアです。導入実績は、2021年7月時点で、1,700社以上です。スケジュール管理や日程調整の自動化、会議室予約、カレンダー連携などの機能が搭載されています。またIPアドレス制限やイベントログの記録など、大企業や官公庁も安心できるセキュリティ対策・バックアップ体制を構築しています。

企業名 TOWN株式会社
設立年 2004年
本拠地 日本(東京)

 

Exchange Server

Exchange Serverは、Microsoft社が提供する高セキュリティを備えた、メールサービスとスケジュール共有システムのためのサーバーソフトウェアです。Exchange Serverを中心に、Microsoftの各種製品を組み合わせてグループウェアを構築します。障害発生時には自動でサーバーを切り替え、社内ポリシーによってメールの送受信を制御することが可能です。場所や用途に応じたアクセスが可能です

企業名 Microsoft Corporation
設立年 1981年
本拠地 米国(ワシントン州)

 

Wow Talk

Wow Talk(ワウトーク)は、従業員間のチャットや無料通話、社内SNS等の機能を持った企業内チャットツールです。2021年7月時点で、10,000社以上が利用しており、リピート率99%の満足度を得ています。タスク管理機能、個人単位の機能カスタマイズ設定、パーティション機能などがあります。そのほか、IPアドレス制限や完全暗号化など高セキュリティ体制を敷いている特長があります。

企業名 ワウテック株式会社
設立年 2011年
本拠地 日本(東京)

 

サイボウズ Garoon

サイボウズ Garoon(ガルーン)は、幅広い世代に使われ、現場・管理職にも浸透するグループウェアです。2021年7月時点で、6,000社の280万人に利用され、92%の満足度を得ています。必要な機能はワンパッケージで集約され、最高評価を得ているカスタマーサポートもあります。外部システムとの連携も可能で、不正アクセスやログイン、脆弱性などのセキュリティ対策も万全です。

企業名 サイボウズ株式会社
設立年 1997年
本拠地 日本(東京)

 

カスタマイズ性の高いグループウェア8選

Zoho Connect

Zoho Connect(ゾーホー・コネクト)は、職場の風通しと従業員満足度を高めるクライド型のソーシャルネットワークサービスです。フィード、チャット、マニュアル、ファイル共有、独自アプリなどの機能を備えています。ロゴやアイコン、独自のCSSを使うことで、Zoho Connect内のデザインや外観をカスタマイズできます。

企業名 ゾーホージャパン株式会社
設立年 2001年
本拠地 日本(神奈川)

 

rakumo for Google Workspace

rakumo for Google Workspaceは、Google Workspaceの既存機能を拡張し、さらに業務やリモートワークに欠かせない業務アプリを提供するクラウド型の生産性向上ツールです。既存のGoogle Workspaceをベースに、これまではカバーしきれなかった稟議や申請、経費精算、勤怠管理、カレンダー、連絡先管理などを補完しています。

企業名 rakumo株式会社
設立年 2004年
本拠地 日本(東京)

 

オルカ

オルカは、中小零細企業向けに作られたグループウェアです。営業支援込みで1ユーザーあたり100円から利用可能です。メール、設備予約、掲示板、勤怠管理、経費精算、安否確認などの幅広い機能を備えているだけでなく、不正侵入検知、データバックアップ、SSL暗号化などのセキュリティ対策も行っています。システムのカスタマイズ、要望にも個別に開発対応してくれます。

企業名 有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン
設立年 1999年
本拠地 日本(東京)

 

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、稟議や承認に対応したクラウド型ワークフローシステムです。利用実績は、2021年7月時点で10,000社以上、シリーズ累計では120,000社以上です。あらゆる申請書に対応しており、50種類以上のテンプレートを用意しています。初期費用・サポート費用0円の無料プランがあります。メールやチャット、電話での無料サポートもあります。オプション設定や要望によって、カスタマイズが可能です。

企業名 株式会社DONUTS
設立年 2007年
本拠地 日本(東京)

 

mitoco

micotoは、コミュニケーションや情報共有に必要な機能がまとまったクラウド型のグループウェアです。スタートアップから大手企業まで幅広い業種に利用されています。スケジュールやワークフロー、掲示板、チャット、タスク管理、ファイル共有などの機能が備わっています。Salesforceとの連携機能があり、世界最高水準のセキュリティレベルで運用しています。

企業名 株式会社テラスカイ
設立年 2006年
本拠地 日本(東京)

 

ジョブマネ

ジョブマネは、日本の中小企業向けに作られたクラウド型の業務管理ツールです。グループウェア、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、基幹システム(ERP)がデータ連携しているオールインワン型のシステムとなっており、豊富な17機能を備えています。案件やプロジェクト単位で営業利益や収支を可視化できるだけでなく、見積もりや請求書作成、売上・利益管理などすべての情報の一元管理も可能です。

企業名 ジョブマネ株式会社
設立年 2017年
本拠地 日本(沖縄)

 

ALL-IN

ALL-IN(オールイン)は、企業に必要なシステムが揃っている中小企業やベンチャー向けのクラウドサービスです。2021年7月時点で、200社以上の導入実績があります。グループウェア、営業支援(SFA)、顧客管理(CRM)、集客ツール、人事や会計、在庫確認など経営に必要なシステムがオールインワンになっています。経営状況の見える化され、属人的なマネジメントから脱却できるでしょう。

企業名 株式会社エステイエス
設立年 2010年
本拠地 日本(東京)

 

Chatter

Chatter(チャター)は、社内情報共有を改善するクラウド型の社内SNSツールです。異なる部署の従業員同士が連携することで、情報やノウハウ共有を容易にし、コラボレーションやイノベーションを加速させます。モバイルファースト設計になっているため、モバイル端末からも利用可能です。よくある質問への回答を収集・整理しておくことで、必要な情報をすぐ見つけられます。

企業名 株式会社セールスフォース・ドットコム
設立年 2000年
本拠地 米国(カリフォルニア)

 

機能や連携の充実したグループウェアで、社内システムをスリム化しよう

今回紹介してきたように、グループウェアには多様な種類があり、各サービスで強みや特長も異なります。まずは、自社が求める機能やニーズを明らかにしましょう。その上で適切なグループウェアを選ぶことが大切です。最適なグループウェアを選定することで、社内システムや業務のスリム化が実現できます。

 

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