取引先とトラブルなくビジネスを進めるためにも、請求書の正しい書き方を把握しておく必要があります。とはいえ、請求書発行業務は細かい部分まで丁寧に記載しなければならないため、想像以上に労力がかかってしまうのは難点です。そこで、業務を効率化するために、請求書作成ツールの導入を検討してみてください。今回の記事では、請求書を作成する方法に加え、請求書作成ツールの選び方やおすすめのツールを紹介します。
請求書を書く前に確認しておきたい3つのこと
請求書を作成する前に、確認しておくべき3つのポイントがあります。送付方法・送付期限・請求日の3つについて解説します。
確認点1．送付方法（原本の郵送が必要か）
請求書を送付する際には、原本の郵送が必要であるかを確認する必要があります。請求書をはじめとする特定の書類を紙で保存する場合、税法・商法に基づき、原則として紙での保存が義務付けられているためです。ただし、事前に税務署に申請しておけば、請求書を電子データとして保存することも可能です。送付先の顧客と相談したうえで、請求書の原本を送付しましょう。
確認点2．請求書の送付期限
次に、請求書を送付する期限の確認です。一般的に、請求書は、取引先の計上月に合わせる必要があり、月末や月初に請求書を取引先に送付します。たとえば、月末締め請求書必着日が毎月10日の場合、1ヶ月分の請求を翌月10日までに送付しなければなりません。取引先での請求書処理に迷惑がかからないように、あらかじめ必着日を聞いておくようにしましょう。
確認点3．請求書の請求日
請求書を発行する際に、請求日の記載が必要です。日付を記載していないと、いつ・どの案件で発生した請求なのかを把握できないため、トラブルに発展する恐れがあります。なお、請求書の発行日は、取引先から指定されていない場合には、請求書を発行した日付となります。ただし、取引先によっては、一ヶ月分の請求の締日に指定されることもあることから、送付期限と同時に確認しましょう。
請求書の作り方・方法
請求書を作成する場合、「Excel・Wordのひな形」、「請求書用紙」、「請求書ツール」のいずれかの方法を使用します。それぞれの作成方法の特徴を確認しておきましょう。
方法1．ExcelやWordなどでひな形を作成・活用する
請求書の作成方法で一般的なのが、ExcelやWordなどのひな形を活用する方法です。無料のテンプレートが多数用意されているため、コストをかけずに請求書を作成できます。また、ExcelやWordのひな形を利用することで、パソコンからPDFファイルに変換し、そのまま取引先に送付できるのも便利です。
方法2．請求書用紙を利用して手書きする
2つ目の方法は、請求書の用紙を利用して、手書きで作成する方法です。文具店やディスカウントショップに販売されている用紙に、必要事項を記載したうえで、取引先に送付します。1枚ずつ請求書を作成する手間が発生しますが、現物のまま残しておけるため、請求書のデータが消失するリスクを回避できます。
方法3．請求書作成ツールを使う
請求書作成ツールとは、請求書の作成から送付までを一括できるツールです。顧客情報の管理や売上分析といった事務作業をまとめて行えるため、日常的な業務の負担軽減につながります。ツール内に請求書のテンプレートが用意されており、必要事項を記載するだけで作成できます。また、郵送代行機能を搭載しているツールであれば、ワンクリックで取引先に請求書を送付してくれるのも便利です。
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請求書に書くべき12個の内容・項目
取引先との認識にズレが出ないように、請求書には細かい情報を記載することが求められます。ここでは、請求書に記載するべき12個の内容や項目を解説します。
内容1．請求書の題目
書類が何の目的で発行されたのかを知らせるために、題目を記入する必要があります。フォームの上部中央、あるいは左上に「請求書」と大きい文字で記載することで、相手方に請求書発行の旨を伝えられます。
内容2．請求書の発行者の氏名や住所、電話番号
題目の右下に、誰からの請求書であるかを明記します。請求書発行者の氏名、会社の住所、電話番号、メールアドレスなどを記載するのが一般的です。また、請求書発行者の情報を記載したあとに、社印の押印も忘れないようにしましょう。自社で発行した請求書であること証明し、トラブル防止にも役立ちます。
内容3．請求書を送付する相手の会社名や住所、電話番号
請求書発行者の情報だけでなく、送付先の情報も記載しましょう。一般的に、題目の左下に、取引先企業名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。
内容4．請求書の発行日
確認点でも解説したとおり、請求書の発行日も記載しなければなりません。基本的に、書類を作成した日や、請求が発生した日付を記載しますが、取引先から発行日を指定されることもあります。相手方と取引をはじめる際に、毎月の請求書の発行日を確認しておきましょう。
内容5．請求書発行の管理番号
請求書を発行した際に、管理番号を記載しておくと、自社での管理が便利になります。システム上に保存している場合には、番号を入力するだけで、請求内容や請求先を素早く確認できるためです。また、見積書や請求書、受領書といった書類を通番でまとめて管理することもおすすめです。事務作業の負担を軽減するためにも、自社で管理しやすい方法を取り入れましょう。
内容6．請求の内容・内訳
請求書で中身を明らかにするために、請求内容や金額の内訳を記載する必要があります。具体的には、商品の品名、単価、数量、金額といった取引で発生した内容を明記します。相手に誤解なく取引内容を伝えることが目的であるため、商品名に関して自社での略称を用いずに、正式な商品名を記載しましょう。
内容7．税抜きの請求金額
請求書の金額を記載する際には、項目ごとに税抜価格を記載します。最終的に、全体の税抜価格に税率を掛けて合計金額を明記すると、相手方に請求金額を明確に伝えられます。
内容8．請求金額の中の内消費税額
また、請求書の合計金額のうち、消費税額を記載します。税抜価格とは別に、税率10％分（軽減税率対象商品は8％）の消費税額を記入しましょう。
内容9．請求書の振込先
相手方からの振込先の口座を明記することも忘れないようにしましょう。請求書には、1つの口座だけでなく、複数口座を記載することも可能です。とくに、取引先が都合の良い金融機関を選びやすいように、自社で保有している口座をすべて書き出しておくと親切です。
内容10．請求書の支払期日
請求した金額を振り込んでもらう期日を記載します。一般的には、見積書を作成する段階で支払い条件を提示し、取引先とすり合わせを行います。金額にもよりますが、月末締め翌月末、または翌々月末払いを採用している企業が多いです。
内容11．振込手数料
取引をはじめる前に、どちらの企業が振込手数料を負担するかを決定しておきましょう。相手方に負担してもらう場合には「恐れ入りますが、振込手数料の負担をお願いいたします」、自社で負担する際には「弊社で振込手数料を負担します」と記載します。
内容12．値引き金額
値引き額については、値引き後の金額を「貴社特別料金」、「値引き後合計額」などとして記載します。また、値引き前の金額と値引き後の金額を見誤らにように、値引き後の金額を太字や下線で目立たせるようにしましょう。
請求書作成ツールを導入する3つのメリット
請求書作成ツールを導入することで、さまざまなメリットを得られます。3つのメリットを解説するので、導入前の参考にしてみてください。
メリット1．記入漏れがなくなる
1つ目の請求書作成ツールのメリットは、記入漏れがなくなる点です。請求書用紙に手入力で作成する場合、品目数や請求金額を間違えるリスクが高く、作り直しをする必要も出てきます。そこで、請求書作成ツールを導入すると、請求書作成時の人的ミスを軽減できます。取引先に誤った請求書を送付するケースもなくなり、良好な関係を維持するのにも役立ちます。
メリット2．請求書の管理がしやすくなる
紙の請求書を何枚も発行していると、管理方法が煩雑になるほか、必要なときに請求書をすぐに探し出せないことがあります。災害や人的ミスで紛失する恐れもあることから、請求書の管理方法に細心の注意が必要です。一方で、請求書作成ツールは、これまで作成した請求書をツール内に保存しておけます。管理方法も簡素化し、必要なタイミングですぐに請求書を取り出せるのもメリットです。
メリット3．請求書を作る作業の効率化が図れる
請求書作成ツールを用いることで、効率化にもつながります。たとえば、これまで手入力で作成したり、印刷したりする工数を抑え、請求書作成の時間を短縮できます。また、部署内や会社全体で、請求書のデータを共有できるようになり、一から請求書を作成する手間もなくなります。請求書作成ツールを会計ソフトと連携し、業務全体のさらなる効率化も可能です。
請求書作成ツールを選ぶ際の3つのポイント
多くのメリットを得られる請求書作成ツールですが、ツールを選定する際に、どのようなポイントに気をつければよいのでしょうか。導入前に知っておきたい3つのポイントを紹介します。
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ポイント1．入力しやすいか、使いやすいユーザーインターフェースか
請求書作成ツールを選定する際には、操作性を重視してみてください。業務効率化を目的としている場合、操作性に問題があるUIだと、目的を達成できない恐れがあります。導入後の使いやすさを検証するためにも、無料版や無料トライアル期間を用意しているツールがおすすめです。従業員の意見を聞きながら、いくつかツールを試してみたうえで、自社で使いやすい請求書作成ツールを選びましょう。
ポイント2．郵送代行機能があるか
郵送代行機能とは、請求書作成ツールで出力した請求書を、取引先に自動で送付してくれる機能です。請求書を郵送する際の印刷、捺印、封入などの手間を省けるほか、発送忘れや宛先ミスを防げます。また、時間と場所を選らずに請求書を郵送できるため、テレワークにも便利です。メール添付、郵送、FAXなどの発送方法を選べるツールもあることから、機能を確かめながら導入しましょう。
ポイント3．使い続けやすい金額か
請求書作成ツールの選定では、金額にも気をつけましょう。従来発生していた印刷代や郵送コストを削減できる一方で、ツールの利用料がかかります。一般的に、初期導入費と月額料金が発生するほか、オプションを追加すると別途料金を支払う必要があります。月ごとにどれくらいの費用がかかるのかを計算した上で、予算に応じて、ツールを選定してみてください。
おすすめの請求書作成ツール
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毎月の請求書の作成はツールを使って効率化しよう
毎月の請求書作成を効率化するためにも、請求書作成ツールの導入をおすすめします。手入力で行ってきた作業を簡素化し、従業員の負担を軽減するだけでなく、人的ミスを防ぐのにも効果的です。また、請求書作成ツールを選ぶ際には、操作性に加え、郵送代行機能や利用料金をポイントに探してみてください。請求書作成業務を円滑に行えるように、自社に適したツールを選びましょう。
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