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ナレッジ管理ツールならNotionをチェックするべき理由
本記事では「Notion（ノーション）」について解説します。Notionはドキュメント管理×ナレッジ共有×タスク管理を1つで行うことができる多機能なナレッジ管理ツールです。本記事を読むことでNotionの魅力や具体的な使い方について理解を深めることができます。記事ではGIF動画を使った説明を多用しているので具体的な使用イメージもわきやすいかと思います。
個人でもチームでも利用可能！
Notionは個人でもチームでも利用ができます。例えば、個人の方であればメモ帳やタスク管理、気になったブログ記事のクリッピング管理などもまとめて行うことができます。チームであればメンバー間のドキュメント管理、ナレッジ共有やプロジェクト管理、Wikiツールとして利用ができます。つまり、個人でもチームでも情報をカスタマイズしながら管理することに向いているツールであるといえます。
Notion（ノーション）とは
Notionは冒頭の説明の通り「ドキュメント管理（メモ帳）」「ナレッジ共有」「タスク管理」ができるコラボレーションツールです。
- ドキュメント管理（メモ帳）
- ナレッジ共有（Wikiサービス）
- 個人のタスク管理（チームのプロジェクト管理）
以下のサービスサイトからアカウント作成ができます。
NotionはUSのスタートアップ企業Notion Labsが運営するサービスで、2016年から運営開始されています。2020年4月には大型の資金調達を成功させたことでユニコーン企業となった急成長中のスタートアップです。
無料で使える？Notionの料金について
Notionの料金について説明をします。Notionには大きく「個人向け」と「組織向け」の2プランがあります。
個人向け
「Personalプラン」は無料で利用可能です。個人の有料プランである「Personal Pro プラン」は月額4ドル（約440円）で利用が可能です。無料と有料の大きな違いはアップロード可能なデータの容量と共有できるゲストの数です。データ容量が多くなりそうな方は注意が必要です。
組織向け
組織向けプランは1ユーザーにつき月間8ドル（約900円）です。エンタープライズプランではよりカスタマイズされたサービスを利用できます。
Notion（ノーション）の魅力
次は具体的なNotionの魅力について解説をしていきます。
絵文字を使った親しみのあるUI
Notionは数あるコラボレーションツールのなかでも直感的に親しみやすいインターフェースとなっています。その大きな理由が絵文字アイコンを押し出したページデザインです。全てのページデザインには絵文字を付けることができるため、視認性が高いことはもちろんですが、ページに対しての親近感がぐっと増します。
サイドバーで手軽に情報整理
Notionにおける各ページは左側のサイドバーで管理します。サイドバーも絵文字アイコンをメインにしたインターフェースであることに加えドラッグ&ドロップで自由に階層を変更することができます。
表機能が優れている
Notionではコラボレーションツールの中では珍しくエクセル・スプレッドシートのような機能が充実しています。また、View変更をすることで「カレンダー形式」にしたり「リスト形式」にしたり表示を瞬時に変更することができます。
カンバンボードでタスク管理
Notionでは、タスク管理で主流であるカンバンボード式のタスク管理も瞬時に作成することができます。
機能検索がコマンド利用で手軽
Notionではスラッシュコマンドを使うことができます。具体的には、スラッシュ「/」を打つだけで機能のレコメンド表示が行われます。これによりメニューを探しに行かずとも膨大な機能利用が可能になります。
WEBでもアプリでも使える
Notionはブラウザに限らずスマホアプリ、デスクトップアプリなど様々なデバイス環境でも利用することができます。
一度使い始めればオフィスにおらずともNotionを確認したり更新することが可能となります。
- WEBブラウザ
- デスクトップアプリ
- iOSアプリ
- Androidアプリ
無料で使える！
前述の通り、Notionは個人利用に限り無料でも利用可能です。一度使ってみて良さを実感したならチームに取り入れてみるといったステップが可能になっています。ぜひご検討くだあい。
以上、Notionの魅力をクイックにお伝えしました。
Notion（ノーション）の基本的な使い方
続いてはNotionの基本的な使い方を解説します。
Notionの基本的な概念
Notionを使ううえで基本的な概念をおさえておくとよりスムースに利用することができます。主に３つの概念があります。基本的には、ワークスペースという一番大きな箱の中にページをどんどん作っていきます。それぞれのページはブロックという単位で構成されており、ブロックを入れ替えたり消したりレイアウトを思い通りに変更することができます。
- ワークスペース：プロジェクトの一番大きな箱
- ページ：ワークスペースの中にページを作っていきます（ページは閲覧権限可能）
- ブロック：ページの構成要素です。テキストを入れたり表を入れたりの最小単位です
ページを作成する
Notionで最も頻繁に使う機能が「ページ作成」です。ドジュメントであれ、タスク管理であれ基本的には全ての内容はページを作成することで利用できます。ページは画面左下の「New page」から作成可能です。以下はページ作成画面のサンプルです。
ページには主に以下の要素があります。
- タイトル：ページのタイトル
- カバー：ページを表現するカバー画像（レコメンドで表示することも可能）
- アイコン：ページを表現する絵文字
- 本文：ページの本文
本文には、見出し設定はもちろん、画像や動画の貼り付け、表作成など多くの機能があります。これらも前述のスラッシュコマンドで手間なく作成することが可能です。スラッシュコマンドがあることでかなりスピード感をもってサクサクとページ作成が進められます。
To-Doリストを作る
NotionでTo-Doリストを作りたい場合の方法をご説明します。まずページを作成します。スラッシュコマンドで「to」と打つとTo-Doリストのレコメンドがされます。
to-do-listを選択するとすぐにリスト作成が可能となります。
テンプレートを使ってショートカット
Notionで0からページを作るのは大変な場合は多くのテンプレートがあります。サイドバーで「Template」を選択すれば様々なユースケースを想定したページテンプレート集を確認することができます。
Web Clipper機能で情報を即時にストックする
Notionには「Web Clipper」と呼ばれる見ているページを瞬時にスクショして保存できる機能があります。例えば、メモしたいブログ記事を見つけた場合にその場でスクショ保存をして、後からNotionで確認することができます。
Web Clipper機能の使い方
Web Clipperはブラウザの拡張機能となります。記事執筆時点で対応しているのはGoogleクロームとFirefoxです。例えば、クロームですと以下のアイコンが表示されます。保存したいページでこのアイコンをクリックして「Save page」をおすだけでNotion上で確認ができます。
さいごに
非常に直感的なインターフェースでサクサクと情報管理ができることがおわかりいただけたかと思います。チームでも個人でも情報管理をよりラクに効率的に行いたい方はぜひNotion（ノーション）をチェックしてみてください。以上でNotion（ノーション）の解説を終了します。
