新規営業、採用活動、社内会議など日々の仕事で頻出するタスクの1つが「日程調整」です。例えば、セールス担当にとってスムーズな商談アポイント設定は受注に向けた重要アクションとなります。WEB会議が急速に浸透した近年、効率的な日程調整の重要度はより一層増しています。カレンダーツール、WEB会議ツールなどと連携しながら日程調整の工数を大幅に削減できる日程調整ツールのニーズが高まっています。
本記事ではゲスト(お客様)とホスト(導入側)が、直感的に使えるインターフェースが魅力の日程調整ツール「調整アポ」について解説します。
日程調整作業は大変
日程調整は重要な作業にもかかわらず手間がかかります。さらに、関係者が増えるにしたがって調整の難易度が上がっていきます。多忙を極めるビジネスパーソンにとっては少なからずストレスを感じている方も多いのではないでしょうか？
日程調整のストレス
- 複数メンバーの空き時間探しが大変
- 日程が合わない場合のメール往復・待ち時間ロスが起きる
- 仮予定だらけでカレンダーが埋まってしまう
- 手入力の手間がかかる
- 入力ミスによる時間ロスやリスケが起きる
ストレスフルな日程調整の解決に大きな役割を果たすのが日程調整ツールです。本記事で紹介する調整アポは日程調整の手間を自動化することで調整ストレスを最小限におさえることができます。さらに、その後に行う、以下のような商談準備の手間も自動化可能です。
- Web会議URLの発行
- カレンダーへの日時登録
- リマインドメールの送付
- 会議室の同時予約
- 受付QRコード発行
- Salesforceの更新
日程調整ツール「調整アポ」とは
調整アポは株式会社RECEPTIONISTが提供する法人向けの日程調整ツールです。上場企業からスタートアップまで多岐にわたる導入実績を誇っています。国内の日程調整ツールにおいても高い支持を得ているツールになります（ITreview 日程調整ツール部門 / リーダー受賞）。
調整アポは基本的に社内外アポイントが生じる全てのビジネスシーンに効果的ですが、特に商談設定の重要性が高い以下3つの職種によりニーズが高いといえるでしょう。調整アポの利用で業務パフォーマンスを大幅に高めることが期待できます。
調整アポがおすすめの職種
- 【セールス】新規アポから大人数の調整までさまざまなパターンの商談設定をカスタマイズ
- 【BtoBマーケティング】WEBサイトに埋め込むことで商談を自動調整
- 【採用】大量の応募者との面接設定を自動調整
【調整アポの魅力 1】最小労力で予定調整ができる
調整アポの最大の魅力を一言でいうと「日程調整の自動化」です。日程調整の多くの工程を自動化できるため、最小労力で予定調整ができます。特に、会議招集者にとって最も手間がかかる工程の1つである参加者の空き時間調整は不要になります。
ポイント
- 参加者全員の空き時間を自動で検出
- 確定日程を自動でカレンダーに追加
- 会議URLも自動で発行＆共有
- Salesforceと連携する唯一の日程調整ツール
- 会議室の予約も自動化
- 受付システムとの連携も可能
→まさに、コピペだけで日程調整が完了するということです！
【調整アポの魅力 2】シンプルでやさしいインターフェース
調整アポが評価を得ているポイントの1つが、たったの2STEPで日程調整が完了するシンプルなインターフェースです。他ツールと違い、誰でも簡単に、迷わずアクションでき、直感的な操作が可能です。
【調整アポの魅力 3】豊富な連携機能
調整アポはWEB会議ツール、ビジネスチャット、カレンダーアプリなど豊富な外部連携機能を有しています。連携も非常に簡単です。
WEB会議 & カレンダー & グループウェアなど
- Google Workspace（Googleカレンダー、Google Meetなど）
- ZOOM
- Webex
- Garoon
- Outlook
ビジネスチャットツール
- Slack
- Chatwork
- Microsoft Teams
- Google Chat
関連領域の専門ツール
- RECEPTIONIST （受付システム）※ 調整アポは国内ツールで唯一受付ツールと連携
- Salesforce（営業支援ツール）※ 調整アポは国内ツールで唯一受付ツールと連携
調整アポの使い方
続いて、調整アポの使い方を解説します。基本的には以下のステップで日程調整が可能です。簡単な会議設定を行った後は、ほぼ手間無しで調整完了できます。
- ミーティング設定を行う：フォーマットにしたがって必要項目を入力
- 参加者にURLを招待：案内文含めてコピー&ペースト
- 参加者が予定を選び自動確定：カレンダー連携で予定を自動確保
※最初にカレンダーアプリなどとの連携を済ませる必要があります。
1.ミーティング設定を行う
メインダッシュボードは以下のようなイメージです。最初はまっさらですが、予定が入るとリスト化されていきます。新しくミーティング設定を行う場合は、右側の「新規予約ページを作成」ボタンをクリックします。
予定作成画面が表示されます。すでにカレンダー連携が完了しているので画面右側に自分の空き時間が表示されます。
左側のメニューで会議詳細を設定できます。例えば、時間枠や参加者などが表示されます。
プレビューで表示確認できるから安心
画面は3カラムで、左はメニュー、真ん中は設定項目、右はプレビューという表示になっています。画面右側にプレビュー反映されるため、設定内容が招待者にどのように表示されているのか簡単に把握ができます。
2.参加者にURLを招待
設定した予定はダッシュボードで確認できます。以下のように、クリックすると会議調整URLがコピーできます。この際「案内文もコピーする」をチェックするとURLのみならず案内文も添えることができます。
メールやチャットに貼り付けるだけですぐに連絡できます。
招待者側の操作はこちらで完了です。
3.参加者が予定を選び自動確定
会議に招待された側のステップは以下2ステップです。
- 空き予定を選択する
- 名前などを入力する
会議リンクを受け取ると以下のような画面に遷移します。ここで空き予定を選択します。
続いて、名前、会社名、メールアドレスを入力します。確認をしたうえで確定させます。
予約が完了すると以下のような予約確定画面が表示されます。あわせて、参加者のメールアドレスに会議通知が送信されます。確定時点で参加者の予定は自動的にブロックされるため、ダブルブッキングが生じることはありません。
直感的なインターフェースなのでほとんど迷うことはありません。以上が調整アポの基本的な使い方です。
調整アポの便利機能
かゆいところに手が届く、調整アポの便利機能をクイックにお伝えします。
参加ルール機能で、インサイドセールスの商談設定が楽
「参加ルール」機能を使うと、参加者のうち予定が合うメンバーをランダム（優先度設定も可能）で会議招集できます。例えば、インサイドセールスの商談設定の際に、アサインするフィールドセールス担当を複数人設定するだけで自動調整が可能になります。
空き時間判定キーワード設定
「空き時間判定キーワード」を設定できます。例えば【調整可能】などの設定キーワードがカレンダーの予定タイトルに含まれている場合、空き時間として判定し、予定調整ができるようになります。設定キーワードはチームで自由に追加できます。
日程調整ツールで唯一Salesforce（セールスフォース）連携ができる
調整アポは、記事執筆時点（2022年1月）において、国内日程調整ツールの中で唯一Salesforceと連携しています。調整アポの情報とSalesforceの情報を自動で紐付けられるため、顧客管理の精度が高まります。セールスフォースを利用しているチームにとっては非常に効果的な機能連携となります。
受付システム連携
調整アポは受付システムと連携する唯一の日程調整ツールでもあります。クラウド受付システムRECEPTIONISTと連携が可能で、受付QRコードを自動で発行することができます。よりシームレスな来客フローも実現できます。
おわりに
本記事では法人向けの日程調整ツール「調整アポ」について解説をしました。調整アポを利用することで、日程調整の大変な部分を自動化できることがおわかりいただけたかと思います。日程調整ツールの法人利用をお考えの際はぜひ無料トライアルからご検討ください！
まとめ
- 「セールス」「マーケティング」「採用」の日程調整に強みを持つ法人向け日程調整ツール
- 日程調整をスピーディに自動化！ダブルブッキングなどの心配なし。
- 多彩な連携機能で、日程調整における雑務を自動化
- 14日間の無料トライアルが可能
