【タスク管理ツールおすすめ23選】エクセルやGoogleカレンダーでの管理方法も紹介

仕事を進めているなかで、業務の優先順位付けに苦労したり、納期ギリギリになってしまったりといった課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。複雑なプロジェクトのスケジュール管理にはタスク管理ツールの導入が効果的です。本記事では、日々の業務から大規模プロジェクトまで、仕事を効率的に進められるタスク管理ツールをご紹介します。さらに、エクセルやGoogleカレンダーを活用したタスク管理方法も解説しているので、タスク管理に悩まれている方は参考にしてみてください。

目次
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タスク管理とは?

タスク管理とは、仕事を完遂するのに必要な業務をリストアップし、優先度順にしたがって日々の業務を進めることです。個人やチームでプロジェクトを遂行する際に、タスクを管理していないと、スケジュール感や進捗状況を把握しにくくなりスムースに進行できなくなる可能性があります。タスク管理を実施することで、各々が取り組むべき仕事を明確にし、効率的に業務を進められるようになります。

タスク管理をするメリット

タスク管理をすることで、メリットを得られます。これまでタスクを管理してこなかった方は、メリットを把握した上で、タスク管理に取り組んでみましょう。

  1. 優先順位をつけて業務を進められる
  2. 取り組むべき業務を可視化できる・チーム全体のパフォーマンスを向上できる

タスクを管理するメリットに優先順位をつけて仕事に取り組める点が挙げられます。タスクに優先順位を設定することで、手間のかかりやすいタスクを後回しにしたり、比較的取り組みやすいタスクを先に行ったりし、目の前の業務に集中しやすくなります。

また、自分がどのような仕事を抱えているかを可視化できるため、タスク漏れの防止や、期日を把握するのにも役立ちます。チームで仕事を進める際にも、タスク管理を徹底することで、1人ごとの作業量をコントロールし、チーム全体のパフォーマンス向上にもつなげられるようになります。

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タスク管理をする3つの方法

タスク管理には、様々な方法があります。パソコンやスマートフォン向けのツールを使ったり、エクセル、カレンダーを活用したりしながら、タスクを管理をしましょう。

1.タスク管理ツール(アプリ)を使う

タスク管理に便利なのが、タスク管理ツール(アプリ)です。専用ツールを使用するメリットは、タスク管理に特化してサービス化されているためよりスムースに操作ができます。クラウド上でタスクを管理するタイプであれば、スマートフォンやタブレットなどデバイスをまたいで管理できるタイプもあります。

2.エクセルでタスク管理をする

次に、エクセルを使ってタスクを管理する方法です。エクセルは自分で自由にレイアウトを決めながら自身のタスクを管理できます。一方、スマートフォンやタブレットでは、パソコンより操作性が劣る点に気をつけましょう。

3.Googleカレンダーでタスク管理をする

タスク管理には、Googleカレンダーを活用する方法もあります。日や時間ごとにタスクを入力するだけのシンプルな方法です。納期までの日数を可視化しやすいため、期日を重視する方におすすめです。また、Googleアカウントで管理しているため、パソコン・スマートフォン・タブレットなど異なるデバイス間で共有できます。ただし、機能的にはカレンダーにタスクを入力するだけで、専用ツールのような多機能性を備えていません。

タスクを管理する3つの方式

タスク管理と一口に言ってもさまざまな管理方法があります。タスク管理をする際に用いられているカンバン方式、カレンダー方式、ガントチャート方式の3つの方式について解説します。

カンバン方式

カンバン方式とは、トヨタ自動車が考案したタスク管理方式で、「誰が・何を・いつ・どこで」を記載したタスクカードを作成し、業務を明確にする方法です。元々は、トヨタ自動車が無駄なく製造することを目的とし、効率性を高めるために用いられていました。現在では、ほかの企業でもカンバン方式を活用したタスク管理方法が広がっており、チームプロジェクトにおいて、メンバーの業務内容をタスク分けする際に使われることが多いです。チーム全体の進捗状況を可視化しやすくなり、効率性の高い業務を進められるようになります。

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カレンダー方式

カレンダー方式は、その名前の通り、カレンダーを使ってタスクを管理する方法です。その日にやるべきことや完了するべきことをカレンダーに書き込むことで、タスクを忘れないように注意できます。また、急なスケジュール変更が起きた際の状況変化に対応しやすいのも、カレンダー方式の特徴です。例えば、取引先とのミーティングの日時が変更となった際に、あらかじめ、カレンダー上に都合を記載しておけるため、代替日を素早く確保しやすくなります。

ガントチャート方式

ガンチャート方式は、プロジェクトの工程管理や生産管理などで用いられる方法です。やるべきことを項目別に記載し、それぞれのタスクの進捗状況を横棒によって表現するため、スケジュール感や、工程の計画性をチェックできます。

さらに、ガンチャートを用いてプロジェクトを見える化することで、メンバー全体への情報共有にも最適です。

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タスク管理ツールを選ぶ3つのポイント

続いてタスク管理ツールを選ぶためのポイントをご紹介します。

ポイント1.使いたい機能があるか

1つ目のポイントは、タスク管理ツールに使いたい機能が付いているかです。例えば、チームとしてタスクを管理したい場合、チームメンバーとのチャット機能、ほかのメンバーのタスクを割り当てられる機能などが付いていると便利です。タスク管理ツールごとに特徴・機能性が異なるため、詳細やレビューを確認しながら、目的に合うツールを選びましょう。

ポイント2.外部ツールとの連携ができるか

タスク管理ツールを導入する際には、外部ツールとの連携もチェックしましょう。ほかのアプリやツールと連携することで、さらに業務効率の向上につなげられます。例えば、Googleカレンダーとの連携に対応していると、タスクの開始日や締切日がGoogleカレンダー上にも反映され、ワンタッチでスケジュールを確認できます。

ポイント3.サポート体制が整っているか

3つ目はサポート体制です。運営元にスムースに問い合わせできると安心して利用ができます。また、サポートに聞かなくてもFAQやナレッジサイトなど自己解決できるサポートの充実も大事な観点といえます。

おすすめのタスク管理ツール20選

続いてはおすすめのタスク管理ツール20選をご紹介します。

タスク管理ツール1.Trello(トレロ)

Trello(トレロ)は、オーストラリアのアトラシアン社が運営するタスク管理ツールです。国内外で2,000万人を超えるユーザーが利用しており、日本語に対応しているほか、パソコン・スマートフォン・タブレットといったマルチデバイスで利用できます。

また、カンバン方式を採用しているため、チームメンバーのタスクを整理や、タスクごとに優先順位を付けて取り組みたい場合に適しています。使いやすいシンプルなユーザーインターフェースで、初めてタスク管理ツールを利用する方にもおすすめです。

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タスク管理ツール2.Wrike(ライク)

Wrike(ライク)は、世界で2万人以上のユーザー数を誇り、日本語にも対応しています。タスク管理方式には、ガンチャート方式を採用しており、短期・長期のプロジェクト管理に加え、日常的な仕事の進捗管理を可視化します。

また、見やすいユーザーインターフェースやカスタマイズ性能が高く、操作性に優れているのが特徴です。日時の管理・レポート機能・リソース管理などの便利な機能を備えており、生産性の向上に役立ちます。

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タスク管理ツール3.Asana(アサナ)

世界195カ国で導入されているAsana(アサナ)は、GoogleやMicrosoft Office365、Slack、CRMツールなどと連携できます。また、カンバン形式やリスト化してタスクを可視化できるため、チーム全員で進捗状況を管理しやすいのがメリットです。

さらに、ポップなデザインのユーザーインターフェースも特徴で、業種や用途を問わず、幅広いシチュエーションに適しています。タイムラインを通りて、プロジェクトの全体像を把握できるため、タスクを忘れてしまうのを防げます。

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タスク管理ツール4.Toggl(トグル)

Toggl(トグル)は、タスク管理も可能なタイマーアプリです。タスク管理はもちろん、どのタスクに、どれくらいの時間を要したかを記録し、タスクの時間配分を管理するのに役立ちます。ただし、日本語に対応していない点に注意しましょう。

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タスク管理ツール5.Notion(ノーション)

Notion(ノーション)は、タスク管理も可能なドキュメント管理アプリです。パソコン向けのデスクトップアプリや、スマートフォンからも使用できるため、オフィス内だけでなく、外出先でもタスクを管理できます。Notionでは、真っ白なノートにタスクを入力するマークダウン方式を採用しています。テキストを自由に書き込めるほか、テンプレート、チェックボックス、アウトライナー、カードを備えており、カスタマイズ性にも優れているのが特徴です。

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タスク管理ツール6.Todoist

Todoistは、シンプルなデザインや操作性が特徴で、初めてタスク管理ツールを利用する方に最適です。タスクを入力し、完了したらチェックを入れて消化していく操作を繰り返し、複雑な操作を必要としません。また、パソコンやスマートフォンなどのデバイスに対応しており、さまざまな場所でタスクを管理できます。Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleマップなどのツールとも連携し、幅広いシチュエーションでの活用におすすめです。

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タスク管理ツール7.Jira(ジラ)

Jira(ジラ)は、プロジェクト全体の進捗状況を把握するのに便利なタスク管理ツールです。カスタマイズ性に優れたスクラムボードや、カンバンボードを搭載しており、チームメンバーに与えられた各タスクのつながりを意識しながら取り組めるようになります。

さらに、クラウド型ツールというメリットを活かし、チーム内での情報共有や、マルチデバイスでの操作が可能です。3,000種類以上の外部ツールとの連携にも対応しているため、拡張性を高めることもできます。

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タスク管理ツール8.Backlog(バックログ)

Backlogは、タスクの進捗管理を把握できるツールです。一連の流れを可視化するガントチャート機能と、タスク全体が計画に沿って進んでいるかを確かめられるバーンダウンチャート機能を備えており、大規模なプロジェクトにも活用できます。

さらに、シンプルで使いやすいユーザーインターフェースを採用しているため、高機能ながら初めての方でも馴染みやすいのがメリットです。ChatworkやSlack、Googleなどの外部ツールにも連携しており、利便性も優れています。

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タスク管理ツール9.Jooto(ジョートー)

Jootoは、シンプルな操作性が特徴のタスク管理ツールです。ドラック&ドロップでタスクを追加できるため、初心者の方でも簡単に使いこなせます。また、SlackやChatworkといったチャットツールや、Googleカレンダーとの連携に対応しており、常にタスクを可視化しておけます。

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タスク管理ツール10.プロジェクト管理freee

プロジェクト管理freeeでは、プロジェクトごとに工数を可視化し、必要な時間やコストを把握しやすくなります。例えば、登録した従業員の工数実績をもとに、各プロジェクトに対する工数を準備し、あらかじめスケジュールや予算を調整することが可能です。さらに、Googleカレンダーと連携し、ワンタッチでタスクの入力を行えるため、事務作業の負担軽減にもつながります。

タスク管理ツール11.Evernote Business(エバーノートビジネス)

Evernote Businessは、メモ帳やノートのように、頭に思い浮かんだアイデアを書き残したり、やるべきタスクを書き留めたりできるツールです。メンバーとのタスク共有に便利な「スペース」が用意されており、各個人が取り組むべき業務を可視化できます。さらに、Webブラウジングをしている際に見つけた情報をストックする「クリップ機能」や、Google、Slack、Salesforceなどの外部サービスとの連携にも対応しており、業務効率の向上に最適です。

タスク管理ツール12.Redmine (レッドマイン)

Redmineは、プロジェクト全体の可視化や、各メンバーの進捗状況を把握するのに便利なツールです。元々、エンジニア向けに開発されたツールで、どのメンバーが担当しているのか、それぞれのタスクの期限などを記録しながら、計画通りにスケジュールを進めることできます。また、チケット機能を用いることで、ガンチャート、カレンダー、ロードマップを表示し、タスク漏れや納期遅れを防げます。なお、オープンソースのツールであるため、どなたでも無料で使用できます。

タスク管理ツール13.monday.com(マンデードットコム)

monday.comは、世界で10万社以上の導入実績を有するタスク管理ツールです。既存のテンプレートを用いることで、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクやワークフローを作成できます。また、オートメーション機能を備えており、なるべく時間をかけずに操作を行えるのが特徴です。最大2ユーザーまで登録可能な無料プランを提供しているため、本格的に導入する前に、試しに使ってみることもできます。

タスク管理ツール14.Taskworld(タスクワールド)

Taskworld(タスクワールド)は、業務上で発生するタスクを視覚的に管理するツールです。カレンダーやボード、タイムライン、テーブルなどを使い、チーム内のタスクを見やすい形で管理することができます。また、Taskworldにはチャット機能を備えており、個人同士・グループ内・プロジェクトごとに、コミュニケーションを図れます。

タスク管理ツール15.Group Task(グループタスク)

Group Task(グループタスク)は、チームメンバーのタスクの進捗状況を管理するのに最適なツールです。メンバーに割り振られたタスクが期日順に表示されるため、期限が迫っているタスクや、スケジュール的に余裕のあるタスクを見分けられます。また、チームマネージャー向けの管理権限を備えており、タスク内容やスケジュールに変更が必要な場合でも、各メンバーに手間を取らせることなく処理を進められます。操作性に優れたシンプルなユーザーインターフェースも特徴で、初めてタスク管理ツールを利用する方にもおすすめです。

タスク管理ツール17.TeamHack(チームハック)

TeamHack(チームハック)は、タスクごとに進捗状況を可視化できるツールです。タスクごとに、メンバー間でのチャットを行えるほか、タイムトラッキング機能を備えており、タスクのステータスを視覚的に捉えることができます。それぞれのタスクにどれくらいの時間を要したかを計測し、タスク完了後のフィードバックや、工数を見直す際に便利です。

タスク管理ツール18.Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Officeで馴染みのあるMicrosoft社が提供するタスク管理ツールです。デバイス間や、チームメンバーとの情報共有をスムーズに行い、生産性を向上できます。また、独自のアルゴリズムによって、タスクに優先順位を付け、効率的に業務を進められるようになります。

タスク管理ツール19.ZenHub(ゼンハブ)

ZenHubでは、カンバン方式を使ってタスクを管理できます。チームやプロジェクトの特徴に合わせてレイアウトをカスマイズし、各タスクの進捗状況を見える化します。タスクに対してレポートを自動で作成できるため、タスクが完了したあとのフィードバックをする際にも便利です。GitHubとの連携が強く、エンジニアチームに親和性の高いタスク管理ツールといえそうです。

タスク管理ツール20.Nozbe

Nozbeは、タスクの作成から、フィードバックまでの一連の流れをまとめて行えるツールです。各プロジェクトごとに、メンバーにタスクを割り振り、完了後にアイデアや反省点などをコメントとして残すことができます。また、受信タスク機能を活用することで、今日のタスクや、新たに割り振られたタスクなどを確認し、常に注意を払いながらタスクに取り組めます。

タスク管理にも使えるチャットツール3選

さまざまな機能を備えたタスク管理ツールをご紹介しましたが、メンバーとの意思疎通を図る際には、チャット機能が付いていると便利です。最後に、タスク管理ツールとしても活用できるチャットツールを3つご紹介します。

1.Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは、ビジネス向けチャットツールで、メンバー間のコミュニケーションを円滑に行うことができます。チャット機能はもちろん、タスク管理機能を搭載しており、メンバーに直接タスクを作成し、タスクの見落としや漏れを防げます。また、PDFや画像などのファイルをアップロードすることも可能で、チャットを通してタスクを管理したい方にはおすすめです。

Chatwork(チャットワーク)はメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にする国内利用者数No.1 の中小企業向けビジネスチャットです。

2.Slack(スラック)

Slack(スラック)は、プロジェクトごとにチャンネルと呼ばれるチャットルームを作り、メンバー間でのコミュニケーションを図るツールです。メンバー内でのチャット履歴が保存されるため、あとからプロジェクトに参加しても、全体像を把握できます。また、2,200を超える他社サービスとの連携に対応しており、拡張性にも優れています。各種ファイルの共有はもちろん、音声通話やビデオ通話も可能です。

Slack | スラック

Slack Technologies, Inc.

Slack は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。

3.Teams(チームズ)

Teamsは、Microsoft社が提供しているチャットツールです。Office365との連携に加え、ファイルのアップロードや、音声通話・ビデオ通話などの機能を搭載しており、メンバー間でのコミュニケーションを円滑に取れます。また、Teamsのアカウントを持っていれば、社外のメンバーがチャットに参加し、プロジェクトに関するやり取りを共同で行うことも可能です。デスクトップ版・ブラウザ版・スマートフォン向けアプリの3種類を用意し、オフィス内、外出先どこにいてもチャット内の情報を把握できます

Microsoft Teams | チームズ

日本マイクロソフト株式会社

Teamsはチームワークを実現する安全なコラボレーション プラットフォーム。リモート ワーク、テレビ会議、インスタント メッセージング、グループ チャットの利用ができます。

まとめ:タスク管理ツールを使って、プロジェクトの進捗を把握しよう

取り組むべき業務を優先順位付けしたり、自身のタスクを可視化したりする際は、タスク管理ツールの導入が便利です。タスク漏れや納期遅延といったトラブルを防ぎ、ゆとりを持って仕事に取りかかれるようになります。どのタスク管理ツールを導入するか迷われている方は、本記事で解説した選び方のポイントや、おすすめツール23選の特徴を参考にしてみてください。

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