おすすめの電話代行サービスを比較紹介!導入メリットや選び方のポイントは?

テレワークの普及によって、電話代行サービスの需要が高まっています。とはいえ、電話代行サービスの実態をよく知らない方、または、どのサービスを選べばいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事では、電話代行サービスの概要、メリット、選び方のポイントなどをわかりやすく解説します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも電話代行サービスとは?秘書代行サービスとの違いは?

電話代行サービスとは、電話応対を業務委託できるサービスです。電話代行会社は、依頼者にかかってきた電話を、オペレーターが代わりに一時対応します。オペレーターは、企業に出向せず、企業にかかってきた電話を転送して電話代行会社のコールセンターで対応します。電話代行サービスと秘書代行サービスの明確な違いはありません。一般的な秘書業務は、上司のスケジュール調整や来客対応、資料作成、事務業務などがメインです。上司の仕事を効率化するために、電話対応をこなす場合もあります。ゆえに、秘書代行サービスでは、電話代行を含めた一般的な秘書業務を依頼することが可能です。電話代行サービスは電話対応をメインとしたサービスとなります。

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電話代行サービスを導入するメリット

メリット1.他の業務に集中できる

電話代行サービスを導入することで、従業員が他の業務に集中できるようになります。従業員が少ない中小規模の企業の場合、役職関係なく電話に出なければならない状況にあるかもしれません。集中したくても電話が鳴りやまない、出てみたらセールスの電話だったという場面もよくあるでしょう。電話によって作業が中断されてしまうと、業務効率は下がってしまいます。そこで、電話代行サービスを外注することで、電話対応以外の業務に集中でき、業務効率がアップします。

メリット2.安定な電話対応が可能になり、顧客満足度が向上する

電話代行サービスは、電話応対のプロが行うため、安定した電話対応を実現できます。従業員が電話応対する場合、丁寧さや応対スキルにばらつきが出てしまいます。しかし、電話代行サービスの場合は、プロが丁寧な対応をしてくれるため、自然と顧客の満足感も高まりやすくなります。また、サービスによっては24時間365日体制を構えられるため、いつでも電話に出られるという安心感があります。質の良い電話代行を選ぶことで、結果的に顧客満足度も向上するでしょう。

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メリット3.電話対応教育コスト・人件費の削減ができる

電話代行サービスを利用することで、電話対応の教育コストや人件費の削減も期待できます。人手不足を解消するために新しい人材を確保すれば、はじめから教育しなければなりません。その点、電話代行サービスはプロなので、教育不要で少ない経費で安心して依頼できます。

電話代行サービスを選ぶときのポイント

ポイント1.月額料金

電話代行サービスの金額は、基本的に毎月受けるコール数によって決まります。一般的な相場としては、月50コールまでなら月額5,000~1万円、月100コールまでなら月額8,000~1万5,000円程度となっています(いずれも平日・日中のみ)。自社の月のコール数をもとに、適切なサービスを選びましょう。

ポイント2.対応時間(24時間対応可など)

企業によって、依頼したい電話代行の時間は異なります。多くの電話代行サービスでは、9時から18時の平日を対応していますが、場合によっては24時間や土日祝日対応が可能のところもあります。ただし、対応時間によって料金も変わってくるため、時間帯と料金のバランスを見ながら選びましょう。

ポイント3.実績・口コミの評価

顧客との電話のやりとりは、顧客の個人情報や取引に関わる機密情報に触れることもあります。そのため、運営会社の実績や口コミの評価を、確認しておくことをおすすめします。電話対応の品質が悪いと、企業のイメージダウンにつながりかねません。実績数や継続年数、実際の契約先などもチェックできるとなおよいでしょう。

ポイント4.多言語対応可かどうか

英語や中国語などの外国語での電話対応が必要な企業にとっては、多言語対応が可能かどうかも重要なポイントになります。今後、海外展開を狙っている企業にとっても、確認しておきたい点でしょう。英語だけ対応してもらえれば問題ないのか、何ヵ国語も対応してもらう必要があるのかなど、今後の取引拡大も見据えて、対応言語を検討することが大切です。

ポイント5.電話内容の通知方法

電話内容の通知方法には、さまざまなツールが使われています。メールや電話、ビジネスチャットツール(ChatworkやSlackなど)、FAXなど、通常の業務で利用しているツールで連絡可能か確認しておきましょう。日常的に使用しているツールのほうが、確認漏れを防げます。また、外出先からの確認しやすさを考慮する必要もあるでしょう。

ポイント6.対応のクオリティや信頼度

電話代行サ―ビスを利用するにあたって、電話対応のクオリティや信頼度は気になるポイントでしょう。トークスキルのみならず、ビジネス会話やビジネスマナーをきちんと習得しているかなど、事前に確認することをおすすめします。実際の音源や口コミなどは、参考にできます。電話代行サービスは、基本的に高品質なオペレーターを揃えていますが、品質を重要視するなら、導入前に品質や信頼度をチェックできるサービスを選びましょう。

おすすめの電話代行サービス

e秘書

e秘書は、コールセンター業界トップクラスのベルシステム24による電話代行サービスです。2021年10月時点で約24,000社の企業と契約し、電話代行サービスを35年以上続けています。24時間365日の電話代行が可能です。従業員が不在時にオペレーターが代わりに対応し、その後内容をメールで報告します。要望に応じたオプションの追加も可能です。

ポイント

  • 月間6万件の電話に応対できる体制を整えている
  • 大規模コールセンターで培った30年以上の実績とノウハウを持っている
  • スタンダードコース月額10,000円~、メッセージコース月額15,000円~

Chatwork 電話代行

 

Chatwork電話代行は、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールの「Chatwork(チャットワーク)」が提供する電話代行サービスです。受電報告はChatworkにて行われるため、メールよりも早く確認でき、かつしっかり記録が残ります。14日間の無料トライアルもあります。

ポイント

  • Chatwork株式会社と株式会社うるるが提携したサービス
  • 「fondesk」のオペレーターが電話業務をサポート
  • 月額基本料金10,000円(月100件まで)+200円(超過分)

fondesk

fondesk(フォンデスク)は、電話受付の代行サービスです。2021年10月時点で2,500を超えるオフィスで利用されています。通知方法に関しては、SlackやChatwork、LINE、Teamsなど幅広いツールから選べます。また24時間いつでもネットから申し込みでき、即日利用可能です。

ポイント

  • 受付時間は9時から19時の間で自由に設定できる
  • ユーザー専用のマイページが用意されており、過去の電話を確認できる
  • 月額基本料金10,000円(月100件まで)+200円(超過分)

 

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、顧客に合わせたオーダーメイドサービスを提供しています。24時間365日対応可能です。2021年10月時点で7,000社以上の企業と契約しています。秘書代行、夜間休日電話代行も可能です。クレーム対応専門や求人受付専門などの特殊な電話代行もサポートしてくれます。

ポイント

  • オーダーメイド型だから顧客の要望に応えられる
  • 業務フローも顧客ごとにカスタマイズする
  • 料金もオーダーメイドになっているからコストの無駄を省ける(コールセンター代行:月額25,000円~)

かかるコストや実績などを考慮に入れて、電話代行サービスを選ぼう

電話代行サービスはうまく利用することで、業務効率を格段にアップし、顧客満足度の向上につながります。サービスを選ぶ際にはコストや実績などを考慮しながら、自社に適した電話代行サービスを選ぶことが重要です。無料トライアル期間などが提供されているなら、いくつか試してみるのもよいでしょう。今回紹介した選ぶときの6つのポイントなどを参考にしながら、自社の最適なサービスを選んでみてください。

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