シンプルなタスク管理が叶う！トレロの基本的な機能や使い方・特徴をおさらい

ビジネスにおいては、タスク管理能力が必要になるでしょう。普段の作業もプロジェクトを進める際も、仕事を効率よく整理して進める必要があります。上手に整理をするには、便利なツールを活用するのがおすすめです。トレロは数ある中でも多くの人が利用しているタスク管理ツールです。視覚的に把握でき、簡単に使いこなせることから、世界中にファンがいるサービスといえるでしょう。

本記事では、そんなトレロの基本的な使い方や特徴をご紹介します。この記事を読み終わる頃には、トレロの使い方をマスターできていることでしょう。

トレロとは

トレロとは、カードを動かしながら視覚的にタスク管理ができるツールです。まるでふせんを貼っているような感覚でタスクの整理ができます。ビジネスの現場では、多くの人間がひとつのプロジェクトに関わり、そしてプロジェクトが同時に何個も並走していることが日常です。効率よく仕事を進めるためには、タスク管理をいかに上手に行なうかが重要といえます。

トレロは、ドラッグとドロップという二つの操作が基本になっているので、使い始めた直後から簡単に操作を覚えられるでしょう。

トレロの機能

では、トレロにはどのような機能が備わっているのでしょう。

タスク管理機能

トレロの大きな機能が、タスク管理です。トレロはシンプルでわかりやすい使い勝手を強みとし、誰でも簡単にタスク管理を実現できるようになっています。タスク管理の方法はリストにカードを追加し、カードをフェーズに合わせて移動させるだけ。個人でも複数人でも使用可能なので、個人的なタスク管理にも、プロジェクト単位でのタスク管理にも役立ってくれます。

プロジェクト管理に役立つ機能のアドオン

さらに、トレロには「Power-Up」という機能が存在します。「Power-Up」は、さまざまなプロジェクト管理に役立つ機能のアドオンを可能としており、「カレンダー」や「解析とレポート」「自動化」「ボードユーティリティ」などといったアドオンツールを提供しています。

トレロ自体はシンプルな作りですが、アドオンや他ツールとの連携を十分に活用することでより快適なタスク管理を叶えてくれるでしょう。

トレロの料金形態

次に、トレロの料金形態を見ていきましょう。トレロには3つのプランがあり、フリーからエンタープライズに上がるにつれて、徐々に利用できるサービス内容の範囲が広がります。使うボード数や機能の必要性を吟味してプランを決めることをおすすめします。

	フリー	ビジネスクラス	エンタープライズ
料金	$0	$12.5／月	$17.5／月 （for 100ユーザー）
パーソナルボード数	無制限	無制限	無制限
カード数	無制限	無制限	無制限
リスト数	無制限	無制限	無制限
添付ファイルの上限	1件当たり10MB	1件当たり250MB	1件当たり250MB
高度なチェックリスト	×	〇	〇
プライオリティサポート	×	〇	〇
閲覧者の追加	×	〇	〇
カスタム背景とステッカー	×	〇	〇
チームボード数	10まで	無制限	無制限
ボードコレクション	×	〇	〇
チームボードテンプレート	×	〇	〇
Power-Up	1Power-Up／ボード	無制限	無制限
カスタムフィールド	×	〇	〇
リストの上限	×	〇	〇
カードの繰り返し	×	〇	〇
カレンダービュー	×	〇	〇
マップビュー	×	〇	〇
投票	×	〇	〇
100以上のアプリとの統合	×	〇	〇
2要素認証	〇	〇	〇
高度な管理者権限	×	〇	〇
ドメイン制限のある招待	×	〇	〇
メンバーの無効化	×	〇	〇
Google Apps サインオン	×	〇	〇
単体データのエクスポート	×	〇	〇
Atlassian Access を介した SAML SSO	×	×	〇
Power-Upの管理	×	×	〇
添付ファイルの制限	×	×	〇
組織全体の許可	×	×	〇
公開範囲が組織のボード	×	×	〇
公開ボード管理	×	×	〇

トレロの強み

では、トレロにはどのような強みがあるのでしょうか。

簡単な操作性

トレロが多くの法人・個人に導入されているのは、システムが苦手な人でも扱いやすい簡単な操作性に理由があります。カラフルなラベルをつけることでより見やすくなり、一目でタスクの性質を識別できます。さらに、ドラッグとドロップという二つの動きによって自由自在にタスクのフェーズを変更できるので、導入した直後からすぐに操作ができるようになるでしょう。

むずかしい操作いらずでスムーズにタスク管理ができることがトレロの強みだといえるでしょう。

外部ツールと連携できる

外部ツールと連携できることもトレロの強みです。トレロそのものは、使いやすさを追求しているため機能はシンプルにまとめられています。しかし、タスクを管理するうえでは、豊富な機能が必要になることもあるでしょう。

トレロは、GoogleカレンダーやSlackなどのコミュニケーションツールとの共有を可能としています。Googleカレンダーと連携すれば、登録したタスクをカレンダーに追加できます。ビジネスチャットツールと連携すれば、タスクについて手軽にコミュニケーションを取ることも可能です。また、「Dropbox」「Google Drive」などといったオンラインストレージとも連携ができます。連携することで大容量ファイルも扱えるようになるので、トレロと合わせてより快適なコミュニケーションを叶えてくれるでしょう。

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続いては、トレロの具体的な使い方を解説！

トレロの使い方

最後に、トレロの使い方を詳しくご紹介します。

アカウントを開設する

まずはアカウントを開設します。以下の公式ページより無料でアカウント作成が可能です。

トレロ公式ページ

メールアドレスと氏名、希望のパスワードを入力して「アカウント作成」をクリックすると完了します。登録したメールアドレス宛てに確認メールが届いているので、認証して登録を完全に完了させましょう。

ボードを作成する

アカウントの作成が完了したら、ボードの作成ページへ自動的に遷移します。

ボード名を設定したら、次はリスト名の設定に移ります。リスト名を設定できたら、最初にいくつかカードを作成しましょう。ここで作成したカードは、リストの最初に追加される仕様になっています。

カードをクリックすると、タスクの詳細を決められるようになっています。チェックリストには、タスクを完了するためにしなければいけないことを記載するといいでしょう。

ここまで完了すると、本格的なボード作成へと移れます。

リストを調整する

もし、「するべきこと」「作業中」「完了」以外にもタスクが置かれている状況を追加したい場合は、画面右に表示されている「もう1つリストを追加」をクリックしましょう。

必要なリスト名を入力したら、「リストを追加」をクリックします。スムーズに仕事を進めるためにも、必要に応じてリストを追加しましょう。

リストは左右の入れ替えが可能。基本的には、左から右に進むにつれて作業の進捗が進んでいるのが理想のスタイルです。

この場合、完了よりも前に先方確認中の段階がくるはずなので、「先方確認中」を「完了」よりも左に移動させましょう。

カードを追加する

リストを整理できたら、持っているタスクをカードとして追加します。「さらにカードを追加」をクリックして、カードをプラスします。

「このカードにタイトルを入力」と書かれている部分にタスクの名称を記入し、カードを追加しましょう。さらに、カードをクリックするとタスクの詳細を詰められます。

「説明」にはタスクの詳細を、もしメンバーと共有する必要があれば、右側にある「メンバー」をクリックしましょう。「ラベル」をクリックすると、タスクにつけるラベルを設定できます。優先度で色を分けるもよし、作業が属するプロジェクトごとに色分けしてもよし。ラベルを設定することでより視覚的にタスク管理を進められるでしょう。

「チェックリスト」は、タスクを完了するためにしなければいけないことをリスト化できる機能です。

記入すると、「企画書を作成」するために必要な「資料集め」というチェックリストが追加されます。さらに「資料集め」を達成するためのアイテムを追加できます。

アイテムを追加することで、資料集めのためのチェックリストが追加されます。割り当てや期限の機能は、ビジネスクラスプラン以上であれば使えるようになります。

アイテムの右端にある「…」をクリックすると「カードに変換」または「削除」を選べます。「カードに変換」を押すと、アイテムとして追加していた「先輩に前年度のリサーチをする」という項目がカードになって新しく追加されます。

カード上で右端に表示されている「期限」をクリックすると、タスクの期限を設定できます。リマインダーを通知する日時も設定できるので、自分のスケジュールに合わせて通知時間をコントロールしましょう。

同じく画面右側にある「添付ファイル」をクリックすると、タスクに関わるファイルを添付できます。

自分のコンピューターに入っているファイルはもちろん、トレロ上のデータやGoogle Drive上のファイル、Dropboxに保存しているファイルも添付できるので便利です。

カード下部にあるアクティビティログでは、もし同じカードを担当している相手がいる場合、ここで簡易的なやり取りができます。

自分用のメモとしても残しておけるので活用するといいでしょう。

カードを移動する

カードを作成できたら、状況に応じてカードを移動させましょう。

「するべきこと」の中から実際に取り掛かり始めたものは「作業中」に移動しましょう。ドラッグとドロップで簡単に移動ができるので、付箋を隣の紙へ貼り替えるくらい楽です。

「企画書を作成」に取り掛かり始めたら、カードを「作業中」リストに移動します。今自分が何をするべきなのか、していることの期限がいつまでか、先方に確認してもらっている案件は何かを一括で確認できるので、タスクをスムーズに進められます。

また、トレロで管理をすることで、確認漏れを極力減らしながらタスクを進めることが可能になるでしょう。

さらに、完了したタスクの整理もできます。「完了」リストにカードが集まりすぎてしまうと煩わしいですよね。そんなときはアーカイブ機能を活用しましょう。

カード下部にある「アーカイブ」をクリックすると、カードがアーカイブ状態になり、ボードに表示されなくなります。

アーカイブしたカードをもう一度確認したい場合は画面上部にある検索窓からワードを検索しましょう。

招待する

自分ひとりでタスク管理をするためにボードを活用するのもひとつの手ですが、メンバーを招待して共同でタスク管理を進める方法もあります。画面上部の「招待」をクリックすると、チーム作成のページが表示されます。

チーム名とチームタイプを選択してチームを作成しましょう。

チーム作成後、ボードへの招待が可能になります。メンバーに入ってもらうには、メールアドレスを入力して招待状を送信する方法と、リンクを使用して招待する方法があります。自分に合った方法を必要に応じて選んでくださいね。

チームが持つボードをチェックするには、画面上部のチーム名をクリックし、「チームのページを表示」を押しましょう。

先ほど作って管理をしていたデイリータスクの他にも、タスクを管理するボードを作成できます。

チーム内の状況を考えてボードを増やすか考えるといいでしょう。

使い方をマスターしてタスク管理力をアップしよう

誰でも簡単にタスク管理ができることから、法人・個人問わず数多くの方に使われているトレロ。むずかしい使い方は一切ありません。使い方をマスターすることで、タスク管理能力がグンと上がること間違いなし。ツールを使うことが初めてで抵抗がある人にもおすすめです。個人でも、チームでもトレロを導入して、よりスピーディーかつスムーズなタスク管理を実現してはいかがでしょうか。