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はじめに
システム開発のみならずビジネスプロジェクトにおいても、プロジェクト開始の際に「WBS」というキーワードが普通に使われるようになってきました。本記事ではWBSについて、その定義や具体的な使い方、そして疑問として頻出するガントチャートの違いなどとあわせてご紹介します。
WBSとは
WBSはWork Breakdown Structureの頭文字で、プロジェクトの作業管理表を指します。一般的にプロジェクトは多くのアクション、およびそのアクションを行うために必要となる子タスクなどで構成されています。WBSではそれぞれのアクションについて因数分解を行い、誰が、何を、いつからいつまで行うのか（=どの程度の時間が必要となるか）を明示します。一般的にWBSは以下のようなタスク表となっています。
WBSにミニマムで必要な要素は以下となります。
- タスク
- 担当
- タスク開始日
- タスク完了日
- ステータス
WBSの目的
WBSの目的は「正確に作業の工数管理を行う」ことです。このため、前述のような具体的な作業一覧が必要になります。もちろん、正確に作業の工数管理を行うことは、プロジェクトを正確に遂行するために重要な要素となります。
WBSのメリット
続いて、WBSのメリットについてご説明します。
ステークホルダーの共通認識がとりやすい
WBSは「誰が」「何を」「いつまでに」という必要十分な内容が含まれているので誤解が生じにくい利点があります。ステークホルダーの共通理解がとれやすいことで、円滑なプロジェクト進捗が可能になります。
ステータスが一目でわかる
WBSでは進捗ステータスが一目でわかります。完了が多いのか、未着手が多いのかプロジェクトのヘルスチェック機能としても有効です。
リソース配分の目安になる
WBSではタスクは担当毎に振り分けられます。このため、誰のタスクが多いのかが明確にわかります。このため、タスクの集中を抑止するメリットもあります。
WBSとガントチャートの違い
続いて、WBSとガントチャートの違いを説明します。
ガントチャートとは
WBSがタスクの一覧表であることに対して、ガントチャートはプロジェクトのスケジュールを可視化するために使われます。そのタスクに関して、いつからいつまでどの程度の工数がかかるのかを直感的に理解することができます。一般的なガントチャートは、以下のように横軸は左から右にスケジュールが進み縦軸にはタスクが並びます。そのタスクが該当するスケジュールには色が塗られ視認性を高めます。
ガントチャートのメリット
ガントチャートのメリットは、その視認性の良さです。プロジェクトやタスクの納期がわかる。スケジュールと合わせて見ることでプロジェクトの進行状況がわかるります。また、とあるタスクに関して別のタスクが終わらないと着手できないのか、同時並行で着手できるのかなどを確認することができます。
- プロジェクトやタスクの納期がわかる
- プロジェクトの進行状況がわかる
- タスク間の前後関係がわかる
ガントチャート管理ができるサービス
ユーティリーではガントチャート管理ができるプロジェクト管理サービスとして、Backlog、Jira、Asanaなどを紹介しています。それぞれ紹介記事がありますのでご覧ください。
WBSの作り方
ここまでで、WBSの使い方およびガントチャートとの違いがおわかりいただけたかと思います。次に、WBSの作り方について解説します。オーソドックスなパターンとしては以下の順に進めると効率的であるといえそうです。
タスクを洗い出す
最初からWBSのフォーマットに入力することはしません。まずは、全てのタスクを洗い出します。この時のポイントは、タスクの大小を気にせずまずは出してみることです。タスクの洗い出しを目的としたブレインストーミングをしてみるのもありでしょう。
タスクをグルーピングする
タスクの洗い出しが完了したら、タスクをグルーピングします。この時に気をつけるべきはタスクの関係性です。前後関係があるのか、親子関係があるのかを注意して分けます。
タスクの担当を決める
タスクのグルーピングが決まったらタスクの担当を決めます。このタイミングでは、タスクは大きなくくりにグルーピングされていますので、主担当のを決めていきます。例えば、デザイン関連タスクはデザイナー、マーケティング関連タスクはマーケターという風に役割で分けていくとさほど苦労をすることはありません。
タスクのスケジュールを決める
最後にタスクのスケジュールを決めます。タスクのスケジュールにはプロジェクトの優先度や、そもそもそのタスクにかかる工数を考慮する必要があります。以上のような工程を経ることでWBSを作成することができます。
WBSの注意点
WBS運用に際して前提として考えておくべきことは「プロジェクトスケジュールは多くの場合変更する」ということです。言い換えれば最初から完璧なWBSを作成することはそもそも困難であるということです。実際の運用においては、変更を想定内として都度チューニングしていく必要があります。このチューニングを怠ると、途中からWBSが機能しなくなります。
最後に
本記事ではWBSについて、目的や定義やメリットなどを整理することができました。WBSというプロジェクト管理のフォーマットをうまく活用して円滑なプロジェクト進行を行うことでチームの生産性向上を目指しましょう。
ユーティリーでは仕事の生産性を高めるためのお役立ちツールを沢山ご紹介しています。よろしければ以下の記事もご覧ください。