Web給与明細システム20選比較｜メリットや選ぶ際のポイントも解説

Web給与明細システムとは、従業員が給与明細をインターネット上で見られるようにするシステムです。ネット上で給与明細を確認できれば、社内のペーパーレス実現に近づけるだけでなく、データ管理の簡便化などにもつながります。そこで本記事では、Web給与明細システムの概要を押さえた上で、Web給与明細システムについてメリットや注意点、導入の際のポイントなどについて解説していきます。本記事の最後には、おすすめのWeb給与明細システムを紹介します。

Web給与明細システム（給与明細電子化）とは？

Web給与明細システム（給与明細電子化）とは、従業員の給与明細をWeb上で配布、および閲覧できる仕組みのことです。Web給与明細システムを導入することで、従業員は自分のパソコンやスマートフォンなどから給与明細を確認できるようになります。平成19年1月1日より、給与所得の源泉徴収票などの電子交付が認められ、平成19年度税制改正では対象書類が拡大し、給与明細についても電子化が認められるようになりました。給与明細電子化は、従業員があらゆる場所で働くリモートワークや環境保全とも結びつくペーパーレス化の促進にもつながるでしょう。

Web給与明細システムを導入する3つのメリット

Web給与明細システムを導入することで、どのようなメリットを具体的に得られるのでしょうか。Web給与明細システムを導入するメリットは以下の3つです。

1. 給与明細作成業務・管理の効率化
2. ペーパーレス化により給与明細配布コストの減少
3. 配布ミスや紛失を避けられる

それぞれについて詳しく解説していきます。

メリット1．給与明細作成業務・管理の効率化

給与明細の作成業務には手間や時間がかかります。給与明細には、個人情報が多く掲載されていますし、内容はプライベートなものになるため情報漏えいや流出に注意しながら作成しなければなりません。また給与明細を作成したら、従業員に渡すまで社内でしっかりと管理する必要があります。Web給与明細システムを導入すれば、給与明細の作成にかかる手間や時間を大幅に削減できる他、完成した給与明細はWeb上で保存しておけばよいため、管理する必要もありません。

メリット2．ペーパーレス化により給与明細配布コストの減少

紙で給与明細を発行すると膨大なコストがかかります。用紙代や印刷代の他、発送費、人的コスト、保管コストなどが必要です。給与明細をオンライン化することで、作成から配布まで一貫してシステム上で完結できるため、コストカットを実現できます。Web給与明細システムの導入にはコストがかかりますが、将来的に削減できるコストや手間を考えれば、初期費用はしっかりと回収できるはずです。

メリット3．配布ミスや紛失を避けられる

紙の給与明細は一人ひとりに手作業で配布しなければなりません。間違えのないよう配布しようと注意していても、誤って配布してしまうこともあるでしょう。受け取った従業員が別の人の給与明細だと気付かずに開いてしまうと、記載内容が洩れてしまいます。また、紙の給与明細には従業員側の紛失リスクもあります。給与明細を置き忘れたり、落としたりすれば、個人情報漏えいにもつながります。給与明細を電子化すれば、別の人の給与明細を誤って渡したり、給与明細を紛失したりするリスクを大きく回避できるでしょう。

Web給与明細システムを導入する際の3つの注意点

Web給与明細システムを導入する際の注意点にはどのようなものがあるのでしょうかWeb給与明細システムを導入する際の注意点は以下の3つです。

1. 導入コストがかかる
2. 情報漏えいする可能性がある
3. 従業員に許可を取る必要がある

それぞれについて詳しく解説していきます。

注意点1．導入コストがかかる

Web給与明細システムを導入するにはコストが一般的にかかります。システムを導入することによって、長いスパンで見れば経費を大きく削減できるとしても、導入時にはまとまった費用が必要です。そのため経営面で余裕のない企業は初期費用の捻出が難しく、導入に時間がかかるケースもあります。Web給与明細システムと一括りにしても、システムによって搭載機能は異なり料金もさまざまですので、予算内におさまるWeb給与明細システムを探してみることをおすすめします。

注意点2．情報漏えいする可能性がある

Web上で管理・閲覧する給与明細は紙の給与明細よりも情報漏えいリスクを軽減できます。とはいえ、Web給与明細システムであっても情報漏えいを完全に回避できるわけではありません。従業員に配布したパスワードが流出した場合や、従業員の個人デバイスがコンピュータウイルスに感染した場合などには、情報が流出する恐れもあります。

注意点3．従業員に許可を取る必要がある

Web給与明細システムを導入するには、従業員から合意を得る必要があります。従業員の中には給与明細について紙で受け取りたいという方や、オンラインでの発行に不安があるという方もいるかもしれません。電子化された給与明細の受け取りを従業員に拒否された場合、その従業員には給与明細を紙で交付する必要があります。こうしたケースでは業務がより複雑化し、負担が増えることもあります。

Web給与明細システムを導入する際の3つのポイント

Web給与明細システムの導入後に後悔しないためには、ポイントを押さえて導入する必要があります。Web給与明細システムを導入する際のポイントは以下の3つです。

1. Web給与明細システムが自社にあった値段帯のものか
2. Web給与明細システム以外のオプションが充実しているか
3. セキュリティが強固であるか

それぞれについて詳しく解説していきます。

ポイント1．Web給与明細システムが自社にあった値段帯のものか

前述のように、Web給与明細システムの導入、および運用にはコストが発生します。システムの導入によってコストをカットできたり、貴重な人的リソースを別の業務に充てられるようになったりというメリットはあるものの、予算面で無理をすると後から負担になります。Web給与明細システムは搭載機能が多いほど費用が割高になる傾向にあります。多くの機能が搭載されていれば優れている、あるいは高い利益が保証されるというわけではありません。自社が必要とする機能を搭載していて、かつ予算内で導入できるものを選びましょう。

ポイント2．Web給与明細システム以外のオプションが充実しているか

Web給与明細システムの中には業務を効率化するためのさまざまなオプションが搭載されたものもあります。自社にとって必要なオプションが充実したWeb給与明細システムであれば、業務をより効率化できるでしょう。Web給与明細システムのオプション機能は製品によって異なりますが、例として社会保険改定通知書や分析ツール、アンケート機能などが挙げられます。

ポイント3．セキュリティが強固であるか

Web給与明細システムは従業員の給与や個人情報などを管理するものであるため、強固なセキュリティのものを選ばなければなりません。安心して利用できるシステムを選ぶためには、提供元が公開している情報の他、導入した企業の感想や口コミなどを確認してみるとよいでしょう。

おすすめのWeb給与明細システム20選を比較紹介

Web給与明細システムの導入を検討している企業の中には、どのシステムがよいのか悩まれているケースも多いと見受けられます。そこで以下20のおすすめできるWeb給与明細システムについて解説していきます。

SmartHR

SmartHRは給与明細のシステム化だけでなく、人事や労務、さらには人材マネジメントについても効率化できるシステムです。データを一元管理し、蓄積されたデータを人材育成や離職防止などといった人材マネジメントに活用できます。

マネーフォワードクラウド給与

マネーフォワードクラウド給与を活用すれば、給与計算を正確、かつスピーディーに行えるようになります。給与計算対象者の自動判定や各種保険料、所得税などを自動で計算できるため業務負担の軽減を実現できます。

オフィスステーション給与明細

オフィスステーション給与明細を使えば、従業員はスマートフォンから給与明細の確認を行えるようになります。給与明細のオンライン化は①連携、②作成、③配信の3ステップで完了します。

ジョブカン給与計算

ジョブカン給与計算はITトレンド年間ランキング2022年の給与計算システムでNo,1を獲得したシステムです。社労士監修のもとで給与計算担当者の声を基にして開発されました。給与計算担当者のニーズにマッチした機能が多数搭載されています。

freee人事労務

freee人事労務は労務事務を一つにまとめて、ミスや作業時間の削減を実現します。給与に関する管理はもちろん、従業員の打刻や身上変更などにも対応しています。

e-navi給与明細

e-navi給与明細は給与ソフトで作成した給与明細、賞与明細、源泉徴収票を電子化し、パソコンやスマートフォンのWebブラウザで閲覧できるようにするサービスです。毎月の作業は給与ソフトからCSVファイルの出力を行い、e-naviに取り込むだけで完了します。

sai*reco

sai*recoは組織人事情報の蓄積を行い、経営情報としての有効活用を支援するクラウド型人事管理システムです。給与明細のオンライン化はもちろん、定型業務を自動化・効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。

やよいの給与明細 オンライン

やよいの給与明細 オンラインは給与明細書を簡単に作成でき、作成した明細を従業員にWeb配信できるクラウドアプリです。明細書に特化したシンプルな機能となっており、使いやすさも特長となっています。

セコムあんしん給与明細電子化サービス

セコムあんしん給与明細電子化サービスは給与明細などの通知文書を電子化するシステムです。警備会社のセコムならではの厳格なセキュリティのもとで、データの管理を行えます。

クラウドハウス労務

クラウドハウス労務は給与明細はもちろん、人事労務に関わる業務をペーパーレス化できるシステムです。例えば、入社手続きなどの雇用契約を電子化すれば手続きにかかる作業を削減できるため、内定から入社までの期間を短縮できます。その他にも従業員のデータベースの構築も可能です。

ポケット給与

ポケット給与は給与明細をスマートフォンやパソコンに配信できるサービスです。配信にかかる時間はわずか数分のため、給与明細の発行までにかかる業務負担を大幅に軽減できます。年末調整申告書やマイナンバー、アンケート収集、安否確認なども行えます。

スマ給

スマ給はクラウド給与明細システムです。初月費用と月額費用ともに無料で利用できます。無料のサービスとなりますが、利用する人数や給与明細の閲覧期間などの制限はありません。従業員は明細の確認をパソコン、スマートフォンで行えます。

WEB給

WEB給を使えば給与明細の発行業務を約3分で行えます。給与明細の他にも、賞与明細、源泉徴収票にも対応しています。また、スタッフ登録時には個人のメールアドレスにログインURL、ID、パスワードなどを自動で配信するため、導入時にかかる手間は最小限です。

ジンジャー給与

ジンジャー給与を使うことでWeb明細発行をスムーズに行えます。給与の自動計算の他、従業員の人事情報、勤怠情報にも自動で連携できるため給与に関わる業務負担を大幅に削減します。

奉行Edge 給与明細電子化クラウド

奉行Edge 給与明細電子化クラウドを活用することで毎月の明細業務にかかっていた負担を大きく軽減できます。給与明細の印刷、および封入作業の時間を0にできるため、月末の忙しい時期に人的リソースを別の業務に割り当てることも可能です。

Fleekform給与

Fleekform給与は給与明細のオンライン化はもちろん、従業員にメッセージやさまざまなファイルの添付を行えるシステムです。例えば、給与明細と一緒にメッセージ動画や福利厚生のチケットを送ることもできます。

S-PAYCIAL

S-PAYCIALは給与明細をパソコンやスマートフォンだけでなく、フューチャーフォン（携帯電話）でも閲覧可能なシステムです。明細ごとに利用者の閲覧状況を確認する機能や支給年月日とは別に任意の公開日を設定できる機能など、スムーズな運用を可能にする機能が複数搭載されています。

i-Compass WEB給与明細

i-Compass WEB給与明細は給与明細をスマートフォンやパソコンから閲覧できるようにするサービスです。月々の支給額はもちろん、累積課税合計額の表示もできるため扶養控除対象の確認も行えます。

Pay-Look

Pay-Lookは給与明細をパソコン、携帯、スマートフォンで確認できるようにするシステムです。最大5年分のデータを保存できるため、従業員は過去の明細にも手軽にアクセスできます。

ペイスリッププロ

ペイスリッププロは手持ちの給与計算ソフトでの給与明細や賞与明細の電子化を可能にするシステムです。操作方法は簡単ですので機械操作が苦手な方でも問題なく使えるでしょう。

オプションや値段帯に納得できるWeb給与明細システムを導入しよう

本記事で解説したように、給与明細システムを導入することでさまざまなメリットを得られます。また、リモートワークが普及している昨今、給与明細のオンライン化は多くの従業員の働き方やニーズにもマッチしているといえるでしょう。ただし、給与明細システムの導入には注意点もあります。導入の際には従業員に給与明細をオンライン化することに合意してもらわなければなりません。また、給与システムの導入には初期費用が発生する他、自社に適したシステムを選択しなければ効果を得にくいといった留意点もあります。給与明細システムには多くの種類がありますので、自社に合ったものを選択してみてください。