【用途別】Web会議システムのおすすめ12選を比較!メリット・デメリットやあると便利な3つのアイテムを紹介

働き方改革やコロナ禍でリモートワークが進む中、Web会議の重要性が高まっています。会議だけではなく、在宅ワークに節目をつける朝礼やリモート商談にも、Web会議システムが活用されています。本記事ではWeb会議システムの導入を検討している企業の担当者様にむけて、そのメリットやデメリットと選定ポイントを分かりやすく解説しています。定評あるツールもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

Web会議システムとは?テレビ会議システム、ビデオ会議システムとの違い

Web会議システムとは、パソコンやスマホ、タブレットを利用して行なうリモート会議システムで、有名なものとしてはZoomがあります。特別な設備・資材を必要とせず、アプリをインストールするだけで始められる、無料プランからスタートできるサービスが多いなど、手軽に始められるのが特徴です。

テレビ会議システムとは、会議室などに専用の機材を備えて行なうリモート会議システムです。多拠点企業がお互いの拠点に設備を用意して行なうという形が多く、機材の購入や機材の設置場所が必要です。画質や音質は比較的安定していてセキュリティにも優れています。

ビデオ会議システムとは、Web会議システムとテレビ会議システムを含む包括的な用語で、リモート会議システムと同義です。

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Web会議システムを導入する3つのメリット

メリット1.多様な働き方の促進

Web会議システムを導入することで、働き方改革の目玉とも言えるリモートワークの幅が広がります。「在宅勤務では始業や終業のけじめがつかない」という企業では、「会議」というより「朝礼」の手段にもなります。定期的に本社での会議や研修がある多拠点企業では、出張の必要がなくなり、スケジュールに余裕が生まれるので、働き方改革の促進につながるでしょう。さらに、Web会議システムを社内用だけでなく、顧客とのコミュニケーションに利用すると、営業スタッフの外回りのスケジュールにも余裕ができ、勤務体系の見直しができます。

メリット2.資料や画面を共有できる

最近の会議では、参加者が全員ノートパソコンを持ち込んで、資料を見ながら行なうのが当りまえになりました。これは実質的にはWeb会議まであと一歩の状態です。Web会議システムは、Excel 、PowerPoint、PDFなどの資料を共有できるのはもちろん、共有した画面に線を引いたり、赤の丸印で強調する描画機能やポインタ機能が搭載されています。対面のリアル会議で「資料〇〇ページの下の方のグラフ」などと説明するよりも理解しやすくなるでしょう。

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メリット3.相手の表情や頷きがわかる

違うフロアや支店の社員と、電話で手短に用事を済ますことは多いでしょう。少し込み入った用件のときにWeb会議システムを使うと、相手の表情やあいづち、頷きが見えるので、コミュニケーションが円滑になります。また、「いつも電話で話しているけど、顔を見たことがない」というよそよそしさもなくなります。営業の挨拶やセールストークでも、相手の顔が見えることはメリットです。

Web会議システムを利用する前に知っておきたい注意点

Web会議システムは通信状況に左右されるので、音声が途切れたり、画面がフリーズするアクシデントが頻繁に生じます。また、参加者の誰かのガジェットに不調が生じることもあります。会議のメンバーが3〜4人いれば、1人くらいは開始時間になっても入れない人がいるのは珍しくありません。さらに、参加者が大人数だと、発言者の声と顔が一致しないなど、使いづらい面もあります。場の雰囲気や発言のニュアンスもリアルの会議よりに比べると伝わりにくいでしょう。Web会議システムは便利ですが、繊細なテーマを扱うときや重大な決定をするときには、リアルの会議が適している場合もあります。

Web会議システムを選ぶ7つのポイント

Web会議システムを選ぶポイントには、導入形態による初期費用違い、利用人数、利用目的などがあります。自社の業種や規模、予算を考慮しつつ、下記のポイントを押さえていきましょう。

ポイント1.導入形態

Web会議システムには、大きく分けると、オンプレミス型、クラウド型、ブラウザ型の3つあります。

オンプレミス型は、自社でソフトウェアを作成し、自社のサーバーで運用するタイプです。通信状態が安定していてセキュリティが高いメリットもあります。ソフトの開発やサーバーの設置が必要で、初期費用が高額になります。

クラウド型は、さまざま機能をパッケージ化したサービスで、SkypeやZoomを始めとして多くの製品があります。システムをインストールするだけで、すぐに使用できます。初期費用はほとんどかからず、サブスクリプション(月額料金)形式が普通です。個人使用やシンプルな機能だけを使う場合は、無料版もあります。

ブラウザ型は、インストール不要で、Google Chromeなどのブラウザ上で簡単にWeb会議が開けるシステムです。Google Meet、Calling、LFV(ライト フレッシュボイス)などがあります。クラウド型と同様に、無料版と有料版があります。

ポイント2.利用人数

利用するWeb会議システムの同時接続可能人数によって、会議に参加可能な人数が決まります。システムによっては100人以上が可能なものもあります。一般的に、利用人数が増えると、購入するライセンスの数も増えます。同時接続人数が増えると、インターネット回線や参加者の端末に負荷がかかるので、先述したような音声が切れるなどのトラブルが発生しやすくなります。また、社内の参加者が会議室に集まるような場合は、外付けのカメラやマイクが必要になる場合もあるでしょう。

ポイント3.利用目的

Web会議システムを利用する目的としては、在宅勤務の社員とのコミュニケーション、複数拠点をつなぐリモート会議、顧客とのオンライン商談などがあります。主にどの目的で使用するかを考慮して、目的に適したシステムを選択しましょう。また、利用目的が、会議のための出張経費や移動時間を削減することにある場合は、システムの運用コストと削減できる経費や時間のバランスを比較対照してみる必要があります。

ポイント4. 通話場所

Web会議システムを選ぶときは「どこと通話をつなぐのか」という通話場所を確認しておきましょう。「インターネットはどことでもつながる」とはいっても、実際は通信環境によって、画面がフリーズしたり音声が切れる、遅れるなどのトラブルがひんぱんに生じます。快適にWeb会議を行なうためには、不安定な通信環境でもトラブルが起きにくいシステムを選ぶ必要があります。とくに海外と通話する場合は不安定になりがちです。海外と安定した通信ができる技術をもつWebシステムは限られているので、導入前によく確認しましょう。

ポイント5.セキュリティ

Web会議では、重要な企業情報がやりとりされるので、システムのセキュリティは重要な選択ポイントです。多くの企業は費用面などでクラウド型のシステムを選択しています。クラウド型を選ぶ場合は、そのシステムがどんなセキュリティ対策を取っているかをよく確認しましょう。確認するポイントは、画像・資料などの通信データが暗号化されているか、暗号化のアルゴリズムは強固か、パスワードやIDでユーザー認証が行なえるか、などです。

ポイント6.操作性

せっかくWeb会議システムを導入しても、操作が難しくて使いこなせなくては宝の持ち腐れになります。会議の進行役はもちろん、参加者も使いやすく直感的な操作ができるシステムを選択することが重要です。

ポイント7.サポート

使い方が分らなくなったり、トラブルが起きたときに、システムの提供業者がどんなサポートをしてくれるのかも、大切なポイントです。確認するポイントは、専用のサポート窓口があるか、サポート時間や曜日はどうか、メールでの対応のみか電話対応もあるのか、などです。

Web会議であると便利な3つのアイテム

Web会議で使用するほとんどのパソコンにはカメラやマイクが内蔵されています。ただ、外付けのアイテムを使用すると、画像や音声の品質が向上するのでよいでしょう。

アイテム1.Webカメラ

WebカメラはノートPCに内蔵されていますが、外付けのWebカメラがあると画質が向上し、カメラ配置の自由度も高くなります。ノートPCの内蔵カメラの場合には目線が下にいってしまうため、見下していると思われる可能性もあります。会議室に何人か集まって他拠点と会議をする場合は、画角(カメラが写せる範囲)の広いカメラがあると便利です。Web会議専用のカメラ機材の価格は、おおよそ1.5〜13万円ほどです。

アイテム2.ヘッドセット

マイクもノートPCに内蔵されていますが、ヘッドセットがあると音質がよくなり、周囲の雑音もある程度シャットアウトできます。ヘッドセットとはヘッドホンにマイクがついた機材で、ワイヤレスイヤホンに高性能マイクがセットされたものなど、さまざまなモデルがあります。価格は2,000円~2万円と多種多様です。

アイテム3.リングライト

リングライトとは、動画撮影でよく利用される円形のライトです。広い面積に光が投影されるので、顔などに影が出にくいのが特徴です。パソコンのディスプレイ部分に装着したり、付属のスタンドで立てて使用します。資料やメモを照らすための俯瞰撮影対応のタイプもあります。価格は3,000円~5000円ほどです。

鉄板のおすすめWeb会議システム

Zoom

Zoomは、Web会議システムの代名詞にもなった有名なシステムで、世界中で70万社以上が利用しています。Zoomの特徴は、会議の主催者からメールされる「招待URL」をクリックするだけで、会議に参加でる簡単さです。事前のID登録やサインアップは必要ありません。最大49人までの会議(画面共有)が可能です。

ポイント

  • 基本機能 : チャット、画像共有、ホワイトボード、ブレークアウトルーム(会議の中で小会議が開ける)、バーチャル背景など
  • 有料プランでは、録画機能や音声の自動文字起しなどの機能が追加される(ユーザー1人当たり月額2,970円)
  • 無料プランあり

 

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Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するWeb会議サービスです。Google Meetは基本的なWeb会議の機能はGoogleアカウントさえあれば無料で利用可能です。上位プランとして月額7.99ドルのGoogle Workspace IndividualやエンタープライズプランのGoogle Workspace Enterpriseを提供しています。Google Meetの魅力はGoogleアカウントさえあればアプリケーションのインストール不要で利用できる点です。バーチャル背景や画面シェア、チャット、自動文字起こしkなど基本機能は網羅されています。

ポイント

  • Googleが提供する無料で使えるWeb会議サービス。基本的な機能は網羅されている
  • 会議参加人数の上限は100名
  • 無料で利用可能。有料プランではノイズキャンセリングやブレイクアウトセッションの利用が可能
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Skype(スカイプ)

Skype(スカイプ)はマイクロソフト傘下のWeb会議サービスです。Skypeアプリケーションをダウンロードすることで利用ができます。マルチデバイス、マルチブラウザで利用可能で、基本的なWeb会議機能は網羅されています。通話品質の良さもSkypeの魅力であるといえます。

ポイント

  • 基本機能が網羅された総合的なWeb通話システム
  • Skypeの利用にはアプリケーションのダウンロードが必要
  • Skype同士の通話は無料で利用可能です。固定電話への通話は別途料金が発生します。
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営業活動や商談におすすめのWeb会議システム

ビデオトーク

ビデオトークはNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が提供するビデオ商談システムです。携帯電話番号に会議URLをSMS送信するだけでビデオ通話を開始できます。企業の法人営業やWebでの接客に利用されているサービスです。

ポイント

  • 携帯電話の番号があれば簡単に通話ができるWeb商談システム
  • 録画、チャット、画面共有など基本的なWeb商談機能が搭載
  • 料金は書記費用+月額費用で要見積もり

 

 

bellFace(ベルフェイス)

bellFace(ベルフェイス)は、BtoB営業に特化したオンライン商談システムです。音声は電話回線を利用するので、途中で会話が中断することはありません。電話とPCやスマホの画像を連動させるシステムで、顧客側はログインやインストールなどの準備は不要です。電話回線を利用するのでシステム利用料の他に通話料金がかかります。

ポイント

  • 基本機能 : デジタルカンペ(営業担当者だけが見る顧客情報)、シンクロプレゼンテーション(商談相手が営業担当の資料を自由に操作できる)、録画・録音機能など
  • オンライン商談スキルの向上のためにレクチャー会を開くなど、充実したサポート
  • 料金は要見積もり

どこでもSHOWBY(ショーバイ)

どこでもSHOWBY(ショーバイ)はクラウド型のWeb商談ツールです。画面共有、チャットなどWeb会議に必要な基本機能はもちろんのこと、名刺交換・カンペ・ファイル送信・アンケート機能など法人営業で役立つならではの独自機能が利用できます。5,000社と豊富な実績を持っている点も魅力といえるでしょう。

ポイント

  • バーチャルエントランス機能・資料ライブ、代理対応機能などユニークな独自機能が豊富
  • 無料でも利用可能。ユーザー課金プランは1ユーザーにつき月額1,980円〜

 

 

Calling

Calling(コーリング)は国産のWeb会議システムで、アプリのインストールが必要ないブラウザ型です。URLをクリックするだけでゲストは誰でも参加できるので、社内のWeb会議だけでなく、商談やWeb面接出も使いやすいのが特徴です。同時に30人まで参加可能です。

ポイント

  • 基本機能 : 画面共有、資料共有、ホワイトボード、チャットなど
  • 国産システムならではの手厚いサポートで。専任スタッフがオンボーディングから運用・活用までサポートしてくれる
  • ユーザー1人につき月額1,500円

 

LoopGate

LoopGateはギンガシステム株式会社が提供するクラウド型のWeb会議システムです。2,500社以上の企業や官公庁に導入されています。端末同士のWeb会議はもちろんのこと、会議室にカメラ、スピーカーマイクなどを設置する多拠点ミーティングも実施が可能です。

ポイント

  • 主に官公庁などの組織の実績があるWeb会議システム
  • カメラやマイクを設置するスタイルで、拠点同士の会議にも活用可能
  • 料金は個別御見積もり

 

 

FreshVoice

FreshVoiceはエイネット株式会社が提供する商談会議システムです。FreshVoiceでは様々な商談パターンに対応したプランを提供しています。例えば、最大250拠点でのWeb会議が可能な「フレッシュボイス」や、インストール・ログイン不要でweb会議が可能な「ライトフレッシュボイス」、自治体向けの非対面DXソリューション「CROSS」などのサービスラインナップを有しています。組織の状況や目的に合わせたプランの提案が可能となっています。

ポイント

  • 組織規模や目的に合わせて様々なプランを利用可能
  • 「東京都」「気象庁」「東京大学」など企業以外の官公庁や法人での利用実績も多数
  • 料金は個別お見積もり

 

Web会議にも使えるメッセージツール

LINE(LINE WORKS)

日本でトップクラスのユーザー数を誇るコミュニケーションツール「LINE」でも、「LINEグループビデオ」を活用することでWeb会議は可能です。LINEに関しては法人利用に特化したサービスではないため、定常的な会議利用を想定する場合はLINE WORKSがおすすめです。LINEWORKSでは最大200人が利用可能なテレビ通話機能を提供しています。

LINE WORKS |ラインワークス

ワークスモバイルジャパン株式会社

ビジネス版LINE「LINE WORKS(ラインワークス)」ならチャット機能はもちろん、メール、カレンダー、ファイル管理など、グループウェア機能も使えます。PCだけでなくスマホでもフル機能が使えるので、働き方改革に有効です。

Slack(スラック)

全世界でも高いシェアを誇るビジネスチャットSlackにおいてもWeb会議の実施が可能です。個別通話はもちろんチャンネル単位でビデオ会議を実施することが可能です。数クリックで会議の立ち上げができるためクイックに利用が可能です。有料プランのワークスペースにおいては「ハドルミーティング」と呼ばれるweb会議の実施が可能です。ハドルミーティングは最大50人までの会議を簡単に実行できます。ハドルミーティングはあえて参加者のカメラ映像を映さない仕組みになっているので、会議参加のハードルが低いことが特徴です。

Slack | スラック

Slack Technologies, Inc.

Slack は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。

Microsoft Teams

マイクロソフトが提供するビジネスチャットサービス「Microsoft Teams」でもWeb会議が可能です。レコーディング、キャプション、手を挙げるなどの諸機能が利用可能です。あくまでビジネスチャットサービスにおける機能になるため、商談利用というよりはインターナルの社内利用が多い想定ではありますが、クイックに通話ができる点が魅力と言えるでしょう。

Microsoft Teams | チームズ

日本マイクロソフト株式会社

Teamsはチームワークを実現する安全なコラボレーション プラットフォーム。リモート ワーク、テレビ会議、インスタント メッセージング、グループ チャットの利用ができます。

Web会議システムは導入目的や通話人数に合ったものを選ぼう

Web会議システムは、在宅ワーカーとのコミュニケーションに使うのか、遠隔拠点とのリモート会議に使うかなど、主とする利用目的や参加人数によって、選ぶべきシステムが違ってきます。画面共有、資料共有、録画・録音など、必要な機能も利用目的によって異なるでしょう。また、自社の社員のパソコンスキルに合わせて、分かりやすく使いやすいシステムを選ぶことも重要です。

 

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