自動化ツールZapier(ザピアー)を使って仕事をとことん効率化!

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Zapier(ザピアー)でできること

具体的にZapier(ザピアー)ではどのようなことができるのでしょうか。例えばというところでZapier(ザピアー)でできる主な連携を箇条書きで紹介します。

  • 任意のtwitterアカウントの更新をスプレッドシートに貯める
  • Googleカレンダーの設定をSlackチャンネルに通知する
  • 受信したメールの内容でTrelloボードを作る
  • メールの添付ファイルを自動的にGoogleドライブのフォルダに格納する
  • Facebook広告で獲得したリードをスプレッドシートに記入していく
  • Instagramで投稿した写真をtwitterでポストする
  • Googleフォームの回答内容をSlackで通知する
  • スプレッドシートの内容をTrelloに自動でタスク化する etc.

上記のようなイメージはあくまで一例ではありますが、連携サービスを使ったほとんど全てのことが自動化できます。

Zapier(ザピアー)の使いかた

Zapier(ザピアー)の基本的な考え方

Zapier(ザピアー)の基本的な考え方を説明します。

Zapとは

Zapier(ザピアー)では上述の通り、1くくりの連携の設定を「Zap」という単位を使って表示をしています。5つの独立した連携があれば5Zapsといったイメージです。

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トリガーとアクション

1つのZapは基本的に「トリガー」と「アクション」から成り立っています。トリガーはアクションを起こすためのきっかけです。アクションはそのトリガーが引かれたときのみ行う動きです。トリガーとアクションは1セットです。

トリガーがきっかけとなって指定したアクションを起こす

人気のZapsから初めてみる

Zapier(ザピアー)ではいろいろな自動化ができそうなことはおわかりいただけたと思いますが、最初のうちは具体的に何をしたいのかわからない方がほとんどかと思います。そんな時は「人気のZaps」からはじめてみることをおすすめします。人気のZapsは多くのユーザーに使われている最も汎用的なZapになるため、まずはここから探してみることをおすすめします。全体では数千を超える近くのZapsがおすすめ順に並んでいるため必ずや使いたい連携が見つかることでしょう。

それでは試しに「Trello」でカードの更新があった際に Gmailで通知するというZapsを設定してみましょう。「Use This Zap」をクリックします。

各種ステップがわかりやすくビジュアライズされているため迷うことなく進めることができます。

Trelloの連携を行う

まずはポップアップの指示通りに進行しTrelloの連携許可を出します。連携するTrelloボードを設定したのちは、どのボードのどんなアクティビティを通知するかを設定します。

設定が完了したら「CONTINUE」をクリックします。

 

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スプレッドシートの連携

続いてスプレッドシートの連携に進みます。

こちらも先ほどのTrello同様、どのアカウントのどのスプレッドシートを連携させるのかを設定します。

任意でテストをするか表示が出ます。テストをせずにスキップすることも可能です。

 

Gmailの連携

最後にGmailの連携を行います。

各種設定を進めていきます。

Zap is ready の隣の「OFF」をクリックし、ONにします。

Success!が表示されると成功です!

自分のZapはホーム画面で確認できます。ON&OFFはワンクリックで変更することができます。

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設定したZapを確認

上記の設定の確認として、Trelloに新しいカードを作るとスプレッドシートに「ZapierTest」というシートが出来上がり、Gmailで「This is a ZapierTest!」NewCard!というカードを新しく作ってみました。すると、指定したスプレッドシートには「ZapierTest」というシートの完成が確認できます。加えて、Gmailにも指定したメールが届いていました。設定したZapが正常に動いていることが確認できました。

最後に

Zapier(ザピアー)を使えば、普段利用しているサービス同士を連携させることで日常の業務を自動化することができることがおわかりいただけたかと思います。連携設定自体は指示に従うものですので複雑ではありません。

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