連絡からタスク管理まで！Chatwork（チャットワーク）の基本的な使い方を解説

ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、人気を誇っているChatwork（チャットワーク）。チャット機能だけではなく、タスク管理機能やファイル管理機能など、ビジネス面で活躍してくれる機能が揃っていることが特徴です。では、いざChatwork（チャットワーク）を業務に導入したいと思ったとき、どれくらいの方がスムーズに使い始められるでしょうか。本記事では、Chatwork（チャットワーク）の機能や料金プラン、使い方についてじっくりご紹介します。この記事を読めば、すぐ簡単に使い始められるはずです。

Chatwork（チャットワーク）とは

Chatwork（チャットワーク）とは、仕事で必要なコミュニケーションを効率化してくれるツール。Chatwork株式会社によって運営されているサービスで、数多くの企業から支持されているビジネスチャットです。

Chatwork（チャットワーク）のアカウントを作る

Chatwork（チャットワーク）の機能

チャットワークには主に4つの機能が搭載されています。順に見ていきましょう。

チャット機能

まずは連絡に欠かせないチャット機能からご紹介します。社内外問わず連絡が取れるツールなので、お互いにアカウントさえ持っていれば連絡先の交換が可能です。最近では、メールではなくチャットツールを活用して取引先とコミュニケーションを取っている企業も増えています。また、Chatwork（チャットワーク）では、複数人とグループチャットを作っての会話もできます。社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとでグループチャットを作成することで、円滑にコミュニケーションが取れるでしょう。

チャット内にはメッセージ検索機能も搭載されているので、以前のやり取りも簡単に遡って探すことが可能。忘れたときでも聞き直さず、メッセージを検索してすぐに仕事を進められます。そして、重要なやり取りをするグループチャットや、よく連絡を取る相手を探す手間を省くときに使えるのがピン機能。チャットをピン止めし、チャット一覧の上部に固定して置けます。マイチャットも一緒にピン止めしておくと、思いついたときにパッとメモができて便利です。

タスク管理機能

続いては、タスク管理機能についてご紹介します。依頼されたタスクをTo Doとして管理ができる機能のことで、相手から送られてきた文言をそのままタスク化することも可能です。また、相手に仕事を依頼したい場合にも活用できます。タスクを作って担当者を相手の名前に設定し、期限を決定して送りましょう。タスクを設定すると自動で作成したことがチャット上に流れるので、相手にも知らせることが可能です。タスクを修正した場合や完了した場合もチャット上に通知されるので、変更や完了が自動的に送られます。

ファイル管理機能

続いては、ファイル管理機能です。ワードやエクセルで作成したデータや画像もChatwork（チャットワーク）上で送ることが可能です。やり取りしたデータは一覧で閲覧したりダウンロードしたりもできるので、必要に応じてファイル管理機能も活用することをおすすめします。ファイル管理は、Chatwork（チャットワーク）画面上部右のアイコンが並んだエリアからアクセスできます。左から2番目をクリックすると、これまでやり取りしたファイルが並ぶ画面に遷移します。ファイル名検索もできるので、探しているデータを見つけやすいでしょう。

ビデオ／音声通話機能

最後は、ビデオ／音声通話機能です。チャットに参加しているメンバーでビデオ通話もしくは音声通話ができます。無料プランでは1対1の通話のみしかできませんが、パーソナルプラン以上であれば複数人での通話が可能です。グループチャットに入っている全員での通話もできます。また、画面共有機能を併せて使用することで、ビデオや音声で通話しながら自分のパソコン画面を相手と共有できるので、どこを説明しているかの認識を揃えられるでしょう。

Chatwork（チャットワーク）の強み

最近は、他社のチャットツールも充実しつつあり、企業によって導入しているツールが異なる場合もあります。では、Chatwork（チャットワーク）は他のツールに比べてどんな強みを持っているのでしょうか。

タスク機能があることが強み

Chatwork（チャットワーク）の最大の強みといえるのが、タスク機能です。自分のタスクの期限を設定してチャット上で管理ができる機能のことを指しています。のチャットツールにはない機能なので、チャットで出てきたタスクをその場で処理できて便利だと人気です。

Chatwork（チャットワーク）の料金プラン

料金プランは4種類

Chatworkを導入するうえでの料金プランは4種類あります。

まずは、無料で試したい人におすすめのフリープラン。次が、個人でもより幅広い機能を導入したいという人におすすめなパーソナルプラン。組織で導入する場合は、1ユーザー500円／月（年間契約の場合）のビジネスプランがぴったりです。より管理機能を強化したエンターエンタープライズプランを導入するといいでしょう。

それぞれの機能の特徴をまとめた表が以下になります。

	フリー	パーソナル	ビジネス	エンタープライズ
コンタクト無制限	〇	〇	〇	〇
グループチャット数	無制限	無制限	無制限	無制限
ビデオ通話／音声通話	1対1のみ	無制限	無制限	無制限
2段階認証	〇	〇	〇	〇
ストレージ	5GB	10GB	10GB／1ユーザー	10GB／1ユーザー
広告の非表示	×	〇	〇	〇
ユーザー管理	×	×	〇	〇
社外ユーザー制限	×	×	×	〇
IP・モバイル端末制限	×	×	×	〇
専用URL機能	×	×	×	〇
ファイル送受信制限	×	×	×	〇
外部SNS制限	×	×	×	〇
シングルサインオン	×	×	×	〇
チャットログ・エクスポート	×	×	×	〇
SLA（サービス品質保証）	×	×	×	〇

Chatwork（チャットワーク）の使い方

アカウントを作成する

まずはアカウントを作成します。こちらのリンクからChatwork（チャットワーク）のアカウント作成が可能です。

新規登録画面にアクセスし、メールアドレスを入力してから「次へ進む」をクリックしましょう。しばらくすると入力したメールアドレス宛に【件名：【Chatwork】アカウント登録のご案内】というメールが届くはずです。メール内の「アカウント登録」をクリックし、お客様情報を入力しましょう。このとき入力した名前とパスワードは、後から変更もできます。利用規約とプライバシーポリシーを確認後、「私はロボットではありません」にチェックを入れて「同意して始める」をクリックすると、会員登録完了です。Chatworkを開くボタンを押すと、そのまま使い始められます。

コンタクトを追加する

アカウントが作成できたら、続いてはコンタクトを追加しましょう。コンタクト管理画面は、Chatwork（チャットワーク）画面上部右のアイコンが並んだエリアからアクセスできます。真ん中の人型のマークをクリックすると、管理画面に移ります。

コンタクトを追加する方法は2つ。ひとつが招待メールを送る方法、もうひとつが相手を検索して追加する方法です。

招待メールを送る場合は、メールアドレスとメッセージを入力して送信します。

検索する場合は、検索窓に名前かID、メールアドレスを入力して探しましょう。コンタクトを追加することで初めて、その相手とチャットでコミュニケーションが取れます。

チャット機能の使い方

ここまでも何度か出てきたチャット機能。チャットには3種類あり、それぞれ使い方が少しずつ異なります。有意義にチャットでコミュニケーションを取るためにも、使い方をしっかりマスターしましょう。

マイチャット

まずはマイチャットです。マイチャットは誰かに見られる心配はないので、自分のアイデアやメモとして活用している場合が多いといえます。また、自分だけのタスクはマイチャットで作成し消化していくのが効率的です。作りかけのファイルや一旦置いておきたい画像ファイルなどは、マイチャットに送っておくと便利です。

ダイレクトチャット

ダイレクトチャットは、コンタクトで追加した相手と1対1でやり取りができるチャットです。追加したユーザーは画面左側に並んでいるので、会話をしたい相手を選ぶことでダイレクトチャットが開始されます。マイチャットと同じようにタスクの追加・変更・完了もできるので、相手と二人で進めるべきタスクがあれば、ダイレクトチャットでタスク管理をするのもいいでしょう。

グループチャット

グループチャットは、案件ごとや部署ごとに作られた複数名が所属しているチャットのことです。もし自分で新しいグループチャットを作成したい場合は、画面左上にある「すべてのチャット」の隣にある「＋」ボタンをクリックしましょう。

＋ボタンを押すと、「グループチャットを新規作成」「コンタクトを追加」という表示が出てきます。「コンタクトを追加」ボタンを押すと、先ほど紹介したコンタクト管理画面に移ります。

「グループチャットを新規作成」を押すと作成画面へ遷移するので、チャット名・概要・メンバーを決めて新しいチャットをスタートさせます。全員がパーソナルプラン以上であれば、グループチャット内で音声／ビデオ通話もできます。

チャット機能の活用方法

チャット機能は、いくつか活用方法や使い方があります。具体的に見ていきましょう。

自分用のメモ

まずは先ほど紹介した、自分用のメモとして活用する方法です。忘れておきたくないことや思いついたこと、細かな進捗状況などは、マイチャットに自分用のメモを残しておくことをおすすめします。

相手とのやり取り

次に相手とのやり取りをする使い方です。最も一般的な使用法だといえるでしょう。グループチャットの中で特定の人に話しかける場合は、「TO」を用いるのが基本です。TOボタンを押すと、グループチャットに所属しているメンバーが表示されます。話しかけたい相手を選んでクリックすると、その人だけに通知がいくよう設定されるのでおすすめです。

メッセージを編集する

Chatwork（チャットワーク）では、送信したメッセージを編集することが可能です。直したいメッセージ上にカーソルを合わせると、編集というボタンが出てきます。クリックすると送信済みの文言を変更できるので、もし間違ってしまった場合は編集ボタンから修正するようにしましょう。ちなみに、修正済みのメッセージには時間の横に鉛筆のマークがつきます。

メッセージに返信する

TOをつけて相手に送信するだけではなく、相手からきたメッセージに返信する方法もあります。返信したいメッセージにカーソルを合わせて返信ボタンを押すと、自動的にメッセージを送った相手に「RE」マークがつきます。そのまま送りたいメッセージを記載して返信しましょう。

ファイルを添付する

文章にファイルを添付して送ることも可能です。TOの隣にあるファイルマークを押し、パソコン内にあるデータを選択して開くを押すと、ファイルを添付した状態でメッセージが入力できる画面が表示されます。メッセージは入力しなくても送信は可能です。

引用して文章を作る

相手からきたメッセージを引用して文章を作ることも可能です。「引用」を活用することで、昔のやり取りを引用しながら新しい意見を補足したり、相手のどの発言に意見したいのかを明確にできたりと、よりコミュニケーションを円滑に取れるようになるでしょう。

タスク管理をする

先ほど紹介した便利なタスク管理は、チャット上で活用できます。活用方法は簡単です。タスクの作成方法は2通りあります。ひとつが、自分でやるべきことを打ち込んでタスクを作る方法です。自分だけで管理したいタスクであればマイチャットに、タスクをグループチャットにいるメンバーに周知させたい場合はグループチャット上に作成しましょう。

タスク機能は、チャット画面の右側にあります。タスクの空欄部分にやるべきことを記載し、担当者と期限を設定します。担当者には自分の名前を入れ、相手にも通知を送りたい場合は相手の名前もチェックするのが一般的です。期限は日にちだけでもよし、時間指定までするもよし。仕事のやり方や企業の方針に合わせて変更しましょう。

もうひとつが、相手から送られてきたメッセージをそのままタスクにする方法です。

メッセージにカーソルを合わせると右下にボタンが出現します。タスクをクリックすると、メッセージがそのまま引用文としてタスクに貼り付けられるので、そのままタスク作成ができます。この場合も、担当者は必要な人にチェックを入れ、期限はタスクを終わらせるべき日時を設定しましょう。

チャットワークの使い方をマスターしてビジネスで活用しよう

チャットツールの中でタスク管理もできるChatwork（チャットワーク）。あれもこれもと多くツールを使うのではなくひとつにまとめられるので、スッキリとした状態で仕事を進められるでしょう。基本的な使い方さえ覚えておけば、むずかしいことはありません。今では多くの人がChatwork（チャットワーク）を使ってコミュニケーションを取っている時代です。マスターし、ビジネスのシチュエーションでぜひ活用してみてください。以上で記事を終了します。