IVRとは？おすすめ7選を比較紹介！機能や役立つ業種、選び方も解説

コールセンターやお客様窓口相談などは、顧客との接点として重要な役割を担っています。一方、業務過多や人手不足などの課題も抱えがちです。このような状況の解決策として、注目されているのが「IVR（自動音声応答システム）」です。本記事では、IVRの概要と導入するメリット、選び方、おすすめのサービスなどをわかりやすく解説します。

IVR（自動音声応答システム）とは

IVRとは「Interactive Voice Response」の頭文字をとった略称で「自動音声応答システム」を指します。あらかじめ設定した案内を自動音声で流す仕組みです。IVRは、基本的には、「着信⇒自動音声によるガイダンス⇒音声ガイダンスに従ってプッシュボタンを選択⇒担当者・オペレーターに接続」という流れになっています。電話による取次作業を自動化できるので、昨今、お客様相談窓口やコールセンター、郵便物や宅配便の再配達などの幅広い領域で導入されています。

おすすめのIVR・受電代行サービス

IVR（自動音声応答システム）を導入するメリット

IVRを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは代表的な3つのメリットを解説します。

メリット1．業務効率化

IVRを導入することで、電話応対に関する業務を効率化できます。電話業務の大部分を占める受付対応や簡単な問い合わせは、自動音声で処理できることも多いからです。また、質問内容や目的別に番号を振り分けられるため、担当者やオペレーターのスキルを考慮した配置が実現します。結果的に効率的な電話対応ができ、担当者やオペレーターの負担も軽減されるでしょう。

メリット2．人件費の削減

IVRの導入は、担当者やオペレーターなどの人件費削減にも役立ちます。IVRによって間違い電話や営業電話が減ることから、そもそも着信数が減るからです。それゆえ、結果的に人件費の削減につながります。無駄な着信にも電話対応していれば、業務・無駄な人件費が発生してしまいます。IVRはこうした事態を避けられるため、人員削減・人件費の削減も期待できるでしょう。

メリット3．顧客満足度の向上

IVRの自動応答やガイダンスによって、顧客は待ち時間が減り、たらい回しになる危険性も減ります。それゆえ結果的に顧客満足度の向上が期待できるでしょう。また営業時間外やテレワークなどで担当者不在時にも自動応答や電話転送ができるため、機会損失を防ぐことも可能です。

この記事の読者におすすめのサービス

IVR（自動音声応答システム）導入時の注意点

このように多くのメリットのあるIVRですが、導入する際には注意点もあります。1つ目は、カスタマイズが容易なシステムであるか否かです。システムによっては操作権限が制限されており、柔軟な対応ができないケースもあります。IVR導入前にカスタマイズが可能かなど機能面に関して確認をしておきましょう。2つ目は、顧客にわかりやすいシナリオ設計や案内を心がけることです。担当者やオペレーターへの接続方法がわかりにくいと、顧客はストレスを感じてしまいます。それゆえ、事前に顧客からの電話内容を十分精査し、カテゴリやテーマごとに仕分けておくことをおすすめします。3つ目は、IVRを導入することで、翻って顧客から煩わしく思われないか吟味しておくことです。IVRの自動音声ガイダンスは、どのような用件でも音声を聞いてボタンを押さなければなりません。想定される用件の種類が多岐に渡れば、音声ガイダンスを聞く時間も必然的に長くなり、ストレスを感じる顧客も現れるかもしれません。IVRの導入によって逆効果にならないか十分検討する必要があります。

類似サービスのおすすめ – 電話代行

IVR（自動音声応答システム）が役立つシーン

ここからは、IVRが役立つ代表的な3つのシーンを紹介します。

コールセンター

IVRの活用シーンとして最も代表的なのが「企業のコールセンター」です。コールセンターは慢性的な人手不足という課題を抱えています。それゆえ、顧客からの問い合わせやクレーム対応が多い場合は、IVRを導入することで人件費や人員削減が可能となります。

営業会社

営業会社でも、IVRを活用しているケースがあります。一般的に営業会社というと、架電回数が多いように思えますが、受電回数も多いものです。電話をかけるであれ受けるであれ、1日中電話をすることが多いことから、IVRを活用することで業務効率化を期待できるでしょう。

お店を構えている業種

お店を構える業種でも、IVRが利用されていることがあります。店舗や支店などの現場では、スタッフの人員が限られていることも多く、電話対応だけに人員を避けないケースも生じます。こうした状況下でIVRを導入すると、店舗や支店全体の効率的な運営が実現するでしょう。

IVR（自動音声応答システム）の比較ポイント

IVRサービスを比較検討する際、どのようなポイントに気を付けたらよいのでしょうか。ここでは3つの比較ポイントを解説します。

ポイント1．必要な機能がそろっているか

IVRに搭載されている機能は、製品やサービスによって異なります。それゆえ、自社に必要な機能が過不足なく備わっているか確認しておくことが重要です。基本的には「自動応答機能」と「自動振り分け機能」が備わっていますが、そのほかにも「折り返し電話予約」「本人認証」「音声録音機能」などがあります。目的や用途に応じて選択する必要があるでしょう。

ポイント2．料金と、機能や契約期間のバランスが取れているか

IVRの料金と、機能や契約期間のバランスが取れているかは確認しておきたいポイントです。クラウド型IVRの多くは「1回線あたりの月額料金」で設定されています。料金プランによって使用できる機能が異なるため、必要な機能が料金に含まれているかをチェックしておきましょう。初期費用やオプション料金が別途必要なケースもありますので注意が必要です。

ポイント3．サポート内容が自社に合っているか

IVRを選ぶ際にサポート内容が自社にマッチしているか確認しておきましょう。適切にサポートしてくれれば、スムーズな導入・運用が実現できます。導入前のみならず、導入後にもサポートがあると、困ったときやトラブルが生じたときにも安心できるでしょう。

おすすめIVR（自動音声応答システム）7選の比較

ここからは、IVRのおすすめ7つを解説します。

MediaVoice

MediaVoice（メディアボイス）は、メディアリンクス株式会社が提供するクラウドIVRサービスです。あふれ呼対策、CSアンケート、ウェブ電話認証などの機能で、さまざま業務の効率化を支援します。2011年の販売開始時からの継続利用率は97%となっています。

Canario（カナリオ）

Canario（カナリオ）は、AIでビジネスコミュニケーションを円滑にするサービスです。AIによって取次・転送が自動で行われるため、オフィス外でも自分宛ての電話を取れます。

じゃんじゃんコール

じゃんじゃんコールは、自動応答機能や録音機能などの機能を備えたクラウド型システムです。資料請求業務や受注業務、問い合わせ業務などを無人化できる着信特化型のサービスとなっています。

LINE AiCall

LINE AiCallは、コンタクトセンターや店舗の業務効率化を実現する電話応対AIサービスです。AI技術である音声認識と音声合成、会話制御の仕組みを組み合わせたことで、自然な対話応答が可能です。24時間365日受電可能です。

 

BIZTEL

BIZTEL（ビズテル）は、法人向けのクラウド型テレフォニー（電話）サービスです。2022年4月時点で、2,000社以上の導入実績があります。音声認識IVRや着信ルーティング、カレンダー機能などが搭載されています。外部システムともAPIで連携が可能です。

CallConnect

CallConnect（コールコネクト）は、初期費用0円ではじめられるブラウザ電話システムです。インターネットとパソコン、ヘッドセットがあれば、最短5分で電話窓口を開設できます。またオペレーターの稼働状況をリアルタイムに把握することも可能です。

MediaCalls

MediaCalls（メディアコールズ）は、コールセンターの業務効率化を実現するオールインワン型コールセンターシステムです。レポートや通話録音、待ち呼機能など必要な機能が揃っています。2022年4月時点で、シリーズ製品導入実績は13,000席以上です。

IVR（自動音声応答システム）は自社に必要な機能を見極めてから比較しよう

IVR（自動音声応答システム）を導入することで、コールセンターやお客様相談窓口などのオペレーターにかかる負担を軽減でき、さらに業務効率化を図れます。その結果として、効率的な運用、人件費削減、顧客満足度向上などが期待できるでしょう。自社にIVRを導入する際には、まずは導入する目的を明確にし、自社に必要な機能を見極めてから、サービスを比較検討することが重要です。また顧客目線に立って、よりよい運用方法を検討することも欠かせません。本記事を参考にしながら、自社に最適なIVRを見つけてみてください。

おすすめのIVR・受電代行サービス