人事評価システムは、従業員の評価や実績、目標などを管理してくれるシステムのことです。今までアナログ作業の多かった人事評価業務がシステム化されると、作業の効率化が期待できるでしょう。本記事では、人事評価システムを導入するメリットや注意点、システムを比較する際の5つのポイントについて解説します。記事の後半では、おすすめの人事評価システムを5つ厳選してご紹介しています。導入するシステムでお悩みの人事担当者や経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
人事評価システムとは？主な機能とは？
人事評価システムとは、従業員の給与に関わる評価や実績、目標などを管理・分析するシステムのことです。人事評価システムにはこのような機能があります。
- 人事評価
- 従業員の目標管理
- 人材情報の一元管理
- 人員配置の提案
- MBO評価
- コンピテンシー評価
- 面談記録の管理
- データ分析 など
実装されている機能は、システムによって異なっています。人事評価システムの導入を検討する際には、どの機能が備わっているのか、各システムのホームページで確認しましょう。
人事評価システムを導入するメリット
人事評価システムは人事担当者や経営層だけでなく、従業員にとってもメリットのあるシステムです。どのようなメリットがあるのかみていきましょう。
メリット1．人事評価業務の効率化・労力を削減できる
アナログな人事評価業務は、担当者に負担のかかる作業になってしまっています。フィードバックの取りまとめや集計、また、集計したデータの分析など手作業やエクセルで行う業務が多数含まれているからです。人事評価システムを導入すれば、これらの作業は効率化が可能です。そのため、人事評価システムの導入は、人事評価業務の効率化や担当者の労力の削減につながるでしょう。
メリット2．公平な評価・フィードバックが期待できる
人による人事評価には、評価者による主観的な判断が加わってしまいます。人事評価システムを利用すれば、システムによる公平な評価が可能です。また、従業員へのフィードバックもシステム上で可視化されます。どこが優れているのか、何が不足しているのか、パッと見て理解できるようになります。フィードバックを人の言葉のみに任せてしまうと、伝える人の言い方によっては上手く相手に伝わらないこともありますが、人事評価システムにはその心配がありません。誰に対しても公平なフィードバックの実現が期待できるでしょう。
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メリット3．情報の管理がしやすくなる
人事評価システムを活用できれば、情報の管理が楽になります。たとえば、従来の人事評価業務では、従業員の目標設定と管理職の評価のシートがそれぞれ分かれていました。そのため、人事担当者が従業員の人事情報を確認しようとすると、2枚のシートを参照する必要がありました。人事評価システムを導入すれば、人事評価に関する情報をシステム上で一元管理できます。
人事評価システムを導入する注意点
人事評価システムを導入する際には、注意しなければいけない点もあります。注意点についても考慮した上で、導入可否を検討しましょう。
注意点1．既存の人事制度の再構築が必要な可能性がある
独自の人事評価制度を導入している企業の場合、既存の人事評価制度を再構築する必要がでてくるかもしれません。人事評価システムは、ある程度のカスタマイズに対応していますが、どの程度の独自性まで許容されるかどうかはシステムによって異なっています。そのため、導入するシステムによっては、既存の人事制度をそのまま利用できない可能性があるでしょう。
注意点2．従来の評価との差異に不満がうまれる可能性がある
人事評価システムを導入すると、以前のように人による評価だけでなく、システムよって行われた画一的な評価も加わります。その点は、人事評価システムのメリットでもありますが、今までの人事評価との差をデメリットと考える従業員も出てくるでしょう。人事評価システムの導入前後で評価に大きな差がある従業員に対しては、誤解を与えないような配慮が必要となります。
注意点3．従来よりもコストがかかる可能性がある
人事評価システムは有料のシステムです。固定費として月額または年額を支払います。今まで発生していなかった費用を支出することになりますので、従来よりコスト増となる可能性があります。もちろん、システム化せずに今まで通り手動で行ったとしても、人事評価業務にはコストが発生しています。評価シートを配布したり集計したりする担当者の人件費や用紙の印刷費などが必要であるためです。これらの従来発生していた費用が人事評価システムの費用より下回る場合、従来に比べてコスト増となります。
人事評価システムを導入する際の比較ポイント
導入する人事評価システムを検討する際には、これからご紹介する5つのポイントを確認してください。
ポイント1．自社の人事制度と相性がマッチングするか
自社の人事評価制度と相性が良いかどうか確認しましょう。人事評価システムのUIや機能はシステムごとに異なっています。人事評価システムの想定と、自社の評価制度にあまり差異がない場合、人事評価制度を変更したりシステムをカスタマイズしたりする必要がないためスムーズに導入が進むでしょう。
ポイント2．コストパフォーマンスがあうか
システム導入の際にはコストパフォーマンスの比較を忘れてはいけません。人事評価システムはシステムごとに搭載されている機能が異なっています。たとえば、10個の機能を月額10,000円で利用できるシステムと、3個の機能を同じ10,000円で利用できるシステムとでは、前者の方がコストパフォーマンスが良いと判断できます。提供されている機能のうちどの程度の機能を活用できるのかは、人事制度や他に人事システムを導入しているのかどうかによって変わってきます。そのため、どのシステムを導入すれば一番コストパフォーマンスが良いのかは、会社ごとに異なります。導入前にはコストパフォーマンスの観点から各システムの比較を行いましょう。
ポイント3．規模や組織体制にあっているか
企業の規模や組織体制に合ったシステムかどうかも、見逃せないポイントです。たとえば、従業員が10名の企業に、大企業向けに設計された人事評価システムを導入すると、必要のない機能があったり手続きのルートが煩雑であったりして、企業とシステムがマッチしないケースが想定されます。
ポイント4．システムの連携やデータの出力方法
人事評価システムと他のシステムを連携できるのか確認しましょう。給与計算システムや勤怠管理システムにも同じ個人情報を利用できる場合があります。また、人事評価システムの情報を他のシステムへインポートしたい場合は、どのような出力方法に対応しているのかも確認しておきましょう。
ポイント5．サポートが充実しているか
どのようなサポートがあるのかも重要なポイントです。電話やメールで質問を受け付けているのかや法改正に対応してくれるのかなどを確認し、できるだけサポート体制が充実しているシステムを選びましょう。
おすすめの人事評価システム5選
ここからは厳選した人事評価システムを5つご紹介します。各社それぞれ機能が異なっていますので、上記のポイントを参考にして自社に合ったシステムを選んでください。
人事評価システム1．カオナビ
人事評価システムのシェア6年連続No.1であるカオナビ。約2,000社もの企業で利用されており、その中には有名企業も多数含まれています。人事評価をはじめとして、面談記録の管理や人材情報との連携、適性検査などの機能が備わっています。現在自社で運用している評価制度もそのまま利用が可能です。また、スマホでの入力やSlack通知なとにも対応しており、利便性の高いシステムとなっています。
ポイント
- メールや専用サイトなど多彩なサポートを提供
- 人事評価の甘辛調整もできる
- 料金の確認には問い合わせが必要
人事評価システム2．ヒョーカクラウド
ヒョーカクラウドは情報の分析や集計が容易にできる人事評価システムです。人事評価に必要な機能が充実しており、MBO評価やコンピテンシー評価などもシステム化できます。閲覧権限を設定することも可能です。また、初めて使う方にとってもわかりやすいシンプルなUIに設計されています。
ポイント
- 独自評価制度の構築が可能
- 社員・チームメンバー同士で評価を行える
- 月額30,000円から導入可能
人事評価システム3．スマカン
スマカンは経営層や人事担当者向けの人事評価システムです。人事の運用支援やデータ分析、人材情報の一元化などが可能です。ストレスチェックや理解度テストといったアンケート機能も充実しており、人事業務をさまざまな面からサポートしてくれます。暗号化やデータベース多重化、災害対策などのセキュリティ対策を行っており、安心してご利用いただけるシステムです。
ポイント
- 30日間の無料トライアルあり
- 官公庁なご公的機関特化型のシステムも提供中
- 料金の確認には問い合わせが必要
スマカン株式会社
スマカンは、人材情報の見える化、人材配置、人材育成、目標管理、人事評価などの人材戦略に役立つクラウド人事システムです。従業員の評価やスキル、保有資格や執務能力など、あらゆる人材情報を一元化し、人事業務の効率化や人材マネジメント、戦略人事を支援します。
人事評価システム4．HRMOSタレントマネジメント
HRMOSタレントマネジメントは、テレビCMでおなじみのビズリーチが提供している人材評価システムです。従業員の評価管理や目標設定、自己評価などを一貫して同じシステム上で実行できるようになります。情報の転記が不要な従業員データベースや組織診断サーベイ、1on1管理などの機能も充実。
ポイント
- 従業員への各種通知・リマインドをオートメーション化
- 画像やグラフにより見える化されたわかりやすいUI
- 料金の確認には問い合わせが必要
株式会社ビズリーチ
HRMOSタレントマネジメントは、人材データの活用を通じて従業員のスキルと活躍を「見える化」するサービスです。組織の課題を特定し、最適配置、育成、採用、離職防止を支援します。
人事評価システム5．HRBrain
人材データの管理・分析・活用を実現してくれるHRBrain。戦略的な意思決定を行いたい企業におすすめのシステムです。一元管理されたデータを元に最適な人員配置を提案してくれます。また、離職予兆分析も可能なため、離職の防止や定着率アップに効果的です。
ポイント
- 多数の大手有名企業が導入
- ペーパーレス化・テレワーク化へ対応可能
- 料金の確認には問い合わせが必要
株式会社HRBrain
HRBrainは、顧客満足度No.1を誇るタレントマネジメントシステムです。このシステムは、「人事評価」「人材育成・配置」「人材データ管理」「組織分析」など、人事の重要な業務を効率化し、蓄積したデータをもとに効果的な人事戦略を実現することが可能です。
自社にあった人事評価システムを見極めよう
人事評価システムは従業員の評価やフィードバック、目標管理などを効率化できるシステムです。導入する人事評価システムを選ぶ際には、これらの点について確認する必要があります。
- 自社の人事制度と相性がマッチングするか
- コストパフォーマンスがあうか
- 規模や組織体制にあっているか
- システムの連携やデータの出力方法
- サポートが充実しているか
上記のポイントを参考に、自社にとって最適な人事評価システムを見極め、煩雑な人事評価業務から解放されましょう。
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