国税関係の帳簿や書類をペーパーレス化する「電子帳簿保存法」。2022年1月の改正により、さまざまな規制緩和が見られます。一方、罰則の強化や書面での保存不可などもあるため、対応には注意が求められます。そこで本記事では、電子帳簿保存法の概要、改正内容、注意点などをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律のことです。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、略して「電帳法」とも呼ばれます。
これまでの内容
法令上、原則として帳簿や書類は紙で保存することが定められています。しかし以前から、紙で保存することによるスペース確保のコストや業務非効率という課題を抱えていました。そこで、紙から脱却し、コストや事務的負担の軽減を図るために、1998年に電子帳簿保存法が成立しました。2015年には電子署名の義務化廃止や金額の上限撤廃、2016年にはスキャナ保存要件の緩和、2020年10月には電子決済の利用明細データを証憑として認められるようになりました。以前は適用要件が厳しかったゆえに導入企業が広がらない状況でしたが、徐々に要件が緩和されたことで、昨今では導入を検討する企業も増えてきています。
電子帳簿保存法が改正された背景
改正前の電子帳簿保存法では、電子保存の要件が非常に厳しく、導入したくても現実的に難しいケースが多々ありました。その要因の一つに、「税務署長の事前承認」があります。電子保存を行うためには、運用開始の3か月前までに税務署に書類提出しなければなりませんでした。さらに、紙で受け取った請求書などをスキャナ保存する際に、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要性もあり、タイムスタンプを利用していない企業や請求書処理に時間がかかる企業にとっては現実的に不可能な話でした。要件が厳しかったことから、導入に踏み切れなかった企業が多かったと推測されます。しかし、今回の改正によって、これらの厳しい要件は大幅に緩和されることになりました。
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電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類は、以下のとおりです。
- 自社で作成する国税関係帳簿書類（仕訳帳、賃借対照表、損益計算書など）
- 取引先から紙で受け取る書類（請求書、領収書、契約書、注文書など）
- 自社および取引先で電子的に授受する書類（電子契約、EDIなど）
電子帳簿保存法の改正①電子帳簿等保存
帳簿や国税関係書類のうち、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成するものに関しては、一定の要件を満たせば、データのまま保存できます。
1．事前承認が不要に
改正前（2021年12月末）の電子帳簿保存法では、国税関係帳簿・書類の電子データ保存やスキャナ保存を行うには、原則3か月前までに税務署長の承認が必要でした。しかし、2022年1月から適用される電子帳簿保存法では、事業者の事務負担を軽減するために、税務署への事前申請・承認が不要となっています。面倒な書類申請なしで、準備が整い次第、運用を開始できます。
2．システム要件の緩和
国税関係帳簿・書類の電子データで保存する場合、その記録が本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰もが視認できる「可視性の確保」が求められます。それゆえ、これまでは電子帳簿の保存要件が詳細に決められていました。しかし、2022年1月以降は、最低でも以下3つの要件を満たせば、電子データ保存が可能となります。
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
- 保存場所に電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしていること
3．優良な電子帳簿に対する過少申告加算税の軽減
改正前の詳細な電子帳簿の保存要件（および検索要件）を満たしている帳簿は、「優良な電子帳簿」として認定されます。その優良な電子帳簿に関連して過少申告があった場合には、過少申告加算税が5%軽減されます。ただし、申告漏れについて隠ぺいし、仮装された事実がある場合には適用外となります。
電子帳簿保存法の改正②スキャナ保存
決算関係書類を除く国税関係書類に関しては、その書類を保存する代わりとして、一定の要件を満たせば、スマホやスキャナで読み取ったデータを保存できます。なおここで対象となっているのは、紙で受領・作成した取引関係書類です。
1．事前承認と適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存のために、改ざん防止の観点から必要だった「相互けん制」「定期的な検査及び再発防止策の社内規定整備」といった「適正事務処理要件」が、2022年1月より廃止されます。それゆえ定期検査のために必要だった書面原本が不要となり、今後はスキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できれば、書面原本の廃棄が可能となります。またこれまで2名以上で対処しなければならなかった事務処理も、今後は1名での対応が認められるようになりました。
2．タイムスタンプに関する要件の緩和
データの改ざんが行われていないことを証明するタイムスタンプに関しても、今回の改正で要件が緩和されました。従来のスキャナ保存は、受領者が自署したうえで3営業日内にタイムスタンプを付与する必要性がありました。しかし2022年1月からは、次の3点において緩和されています。①受領者の自署が不要となり、②タイムスタンプの付与期間が最長約2ヵ月と概ね7営業日以内まで延長されています。③また電磁的記録の訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができない、入力期限内にデータを保存したことが確認できるなどの機能を持ったクラウドサービスを利用する場合、タイムスタンプは不要となります。
3．検索に関する要件の緩和
検索要件の記録項目に関しても要件が緩和され、改正後は「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の3項目のみに限定されています。また税務署職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合、「日付又は金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」の機能の確保が不要となりました。
4．不正があった場合の重加算
適正な保存を担保するために、スキャナ保存が行われた国税関係書類に係る電磁的記録に関して、隠ぺいし、または仮装された事実が発覚した場合には、その事実に関して生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重されることになっています。
5．書面での保存の廃止
改正前は「適正事務処理要件」である定期検査のために書面原本を保管しておかなければなりませんでした。しかし今回の改正によってスキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できれば、書面原本は廃棄が可能となっています。
電子帳簿保存法の改正③電子取引
所得税・法人税に関する帳簿書類の保存義務者は、取引情報のやりとりをデータで行った場合、一定の要件のもと、やりとりしたデータを保存することが必要です。
1．タイムスタンプの要件緩和
スキャナ保存におけるタイムスタンプの要件緩和と同様で、電子取引に関してもタイムスタンプの要件緩和があります。タイムスタンプの付与期間は最長約2ヵ月と概ね7営業日以内まで延長されています。また電磁的記録の訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができない、入力期限内にデータを保存したことが確認できるなどの機能を持ったクラウドサービスを利用する場合、タイムスタンプは不要となります。
2．検索要件の緩和
基準期間の売上高が1,000万円以下の小規模な事業者に関して、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合には、検索要件のすべてが不要となりました。
3．紙に出力して保存することが不可能に
改正前の2021年12月までは電子取引に関して書面出力による保存が可能でしたが、2022年1月以降は書面での保存が不可となっています。2年間の猶予期間はあるものの、電子取引で受領したデータは電子データとして保存することが義務付けられています。
4．不正があった場合の重加算
電子取引の取引情報に係る電磁的記録に関して、隠ぺいし、または仮装された事実が発覚した場合には、その事実に関して生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重されることになっています。
電子帳簿保存法の改正に伴う、2つの注意点
1．メールで取引をするときの注意点
メールで取引する場合、電子取引に関わる可能性があります。電子取引は「データで適切に保存」することが義務付けられています。もし電子メール本文に取引情報が記載されている場合には、当該電子メールを保存する必要があります。その一方で電子メールの添付ファイルによって授受された取引情報（領収書など）に関しては、当該添付ファイルのみを保存すれば問題ありません。それゆえメールで取引する際にはPDFなど改ざんできない形式でやりとりする必要があります。また取引年月日、取引金額などをメール件名やファイル名に含めておくと、検索性が高くより良いでしょう。なお、受け取った場合のみならず、送った場合にも保存が必要です。
2．法改正に対応できない企業に設けられた猶予
電子取引に関しては、2年間の猶予期間が設けられています。対応が間に合わない企業も出てくるためです。それゆえ2023年（令和5年）12月31日までに行う電子取引に関しては、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に低次・提出できるようにしておけば問題ありません。しかしながらこの猶予期間は、2年後には必ず整備・運用されることが示唆されています。そこで社内体制を踏まえつつも、2年後の電子データでの保存実装に向けて早めに準備を進める必要があります。
改正された電子帳簿保存法には、2023年12月31日までに対応しよう
2022年1月からの改正法によって、領収書や請求書などのスキャナ保存が実装しやすくなったと同時に、電子取引でのデータや電子保存が義務付けられています。電子取引に関しては、2年間の猶予があるとはいえ、2023年12月31日までには企業として対応しなければなりません。また、従来通りの帳簿や書類の保存方法では、法令違反となってしまう可能性もあります。これを機会に、自社における書類保存や経理処理について見直してみてください。
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