リモートワークの浸透によってオフィスに出社する機会が減った人も多くいると思います。リモートワークは在宅業務によって出社ストレスが減るメリットがある一方、オフィスの強みである対面によるコミュニケーションやチームビルディングがしづらいという課題もあります。本記事では、オンライン上で社員全員でコミュニケーションがとれる新しい解決策となり得る仮想オフィスツールについてご紹介します。本記事を見ることで、仮想オフィスツールのメリットやデメリット、導入のポイントを知ることができます。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールとは
仮想オフィスツールはオンライン上で、会議や雑談などのコミュニケーションをしたり、離席中・作業中など業務状況を可視化できるコラボレーションツールです。リモートワークをベースとしたチームでも、あたかも同じ空間にいて柔軟にコミュニケーションをとることができます。新しいオフィスワークのかたちと言えるでしょう。
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仮想オフィス（バーチャルオフィス）のメリット
「仮想オフィスはテレビ会議ツールと何が違うの？」など、仮想オフィス（バーチャルオフィス）のメリットをご紹介します。
オンラインでもチーム感の醸成がしやすい
ZOOMやGoogle MeetなどのTV会議ツールの場合、基本的には決められた時間に指定URLに集まることが求められます。一方で、仮想オフィス（バーチャルオフィス）はオンライン同期でつながっています。席が近いメンバーに話かけたり、遠くの雑談が聞こえることもあり従来のオフィス環境と近い効用が見込めます。オンラインであっても同じ時間を共有していることで、コミュニケーション上のメリットが大きくなります。
会話コミュニケーションのハードルが下がる
仮想オフィスサービスを利用するとリモートワークの会話コミュニケーションのハードルが下がります。前述の通り、メンバーとオンライン同期しているため、時間を調整して会議URLを発行するような手間もなく、ちょっとした声がけや雑談のハードルが下がります。また、会議ルームを用意している仮想オフィスサービスも多く雑談、会議などのメリハリをオンラインでもつけることができます。
メンバーの仕事状況が把握しやすい
多くの仮想オフィスサービスでは「作業中」「離席中」などメンバーのステータスが表示されます。実際のオフィスレイアウトを模したインターフェースによって誰がオンライン出社しているか、座席にいるのか、ミーティングルームにいるのかなどがわかりやすくなります。このため、メンバーの仕事状況が把握しやすくなりチームの生産性向上に寄与できます。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールの主な機能
仮想オフィスツールの主な機能は以下です。
主な機能
- ステータス表示機能：「会議中」「離席中」など勤怠状況の把握が簡単
- 通話機能：オンライン同期型で通話が可能
- 会議室機能：オンライン上の会議室で参加メンバーのみ会話できます会議室機能
- チャット機能：メンバーでテキストチャットが可能
仮想オフィス（バーチャルオフィス）導入の注意点
導入前にメンバーのリモートワーク環境を整える
仮想オフィスツールはリモートワークを前提としたサービスであるため、リモートワーク環境がないメンバーがいる場合はスムーズな運用がしづらくなります。wifi、端末など最低限のリモートワーク環境が整っているかどうかを事前にチェックする必要があります。
仮想オフィスに適したルールを作り、チューニングしていく
仮想オフィスツールは複数人以上で利用することが前提になるため、運用に適したルールを作っていく必要があります。例えば、「最新ステータスを必ず更新する」「誰に声がけをしているのかわかりやすくするためになるべく名前をよぶ」などメンバーが働きやすい環境のチューニングが必要となります。
おすすめの仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールを紹介
ここからはおすすめの仮想オフィスツールをご紹介します。
remo（リモ）
remoは小規模チームから大規模なウェビナーまで対応している仮想オフィスサービスです。オフィスレイアウトやトーンをカスタマイズしたりオリジナリティの高い仮想オフィスの構築が可能です。高品質な音声通話機能も魅力です。
ポイント
- アプリインストールは不要ですぐに開始できる
- マルチスピーカーのオンラインカンファレンス実施も可能
- ミニマムプランは月額100ドルから利用可能
oVice（オヴィス）
oVice（オヴィス）は多彩な機能をもつ仮想オフィスサービスです。アバターを動かすことで気軽にコミュニケーションが可能です。会場アナウンス機能や会議室施錠機能など独自機能も豊富にあります。
ポイント
- アバターを近づけるだけで会話が可能なインターフェース
- 消費データが少なく、3G回線相当の通信速度(3Mbps)でも利用可能
- 料金は同時接続50人までで、月額5,000円から。
oVice株式会社
oViceはオンラインでのコミュニケーション不足を解消できるバーチャル空間です。アバターを使いオンライン画面上で自由に動いて話しかけられるため、バーチャルオフィスやオンラインイベント会場、コワーキングスペースとして利用することができます。
mycrew（マイクルー）
mycrew（マイクルー）はブラウザだけですぐに開始できる仮想オフィスサービスです。オフィスレイアウトをメインにしたユーザーインターフェースにより「誰が、どこで、何をしている」が簡単にわかります。アプリケーションのインストールなどは不要であるため小規模チームでもすぐに始めることができます。
ポイント
- mycrewのフロアに行くだけで、みんなの「今」がわかる
- フロアボード(チャット)機能で気軽に他のメンバーに呼びかけられる！
- 1ユーザー月500円から利用可能
株式会社mycrew
mycrewは、リモートワークの不安と不満を解決するオンラインオフィスサービスです。いま何してる？が常にわかるので、話しかけやすく、ブラウザだけですぐに使い始められます。
Remotty（リモッティー）
Remotty（リモッティー）は業界シェア1位（※）の仮想オフィスツールです。Remottyの特徴は、PCカメラで自動撮影された写真が仲間に共有されることで、仕事ステータスが簡易にわかる点です。顔が見える安心感が売りのサービスです。
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ポイント
- 雑談チャットがSNSタイムラインのように流れることで会社の雰囲気がわかる
- 入退室ログ取得などリモートワークの勤怠管理も簡単
- 料金は、ミニマムプランで10名ルーム月額20,000円から
株式会社ソニックガーデン
Remotty（リモティ）は、トップクラスの業界シェアを誇る仮想オフィスツールです。テレワークが浸透した昨今、社内のコミニケーションや情報共有に課題を感じている企業にはおすすめのツールです。Remottyにはコミニュケーションを活性化させるための豊富な機能が備わっているので、導入すれば生産性アップが期待できるでしょう。
Sococo（ソココ）
Sococo（ソココ）はポップなアイコンアバターをベースにコミュニケーションができるオンラインワークプレイスです。Sococoのは基本的な仮想オフィス機能を網羅したオーソドックスなサービスです。例えば、社外メンバーを会議に招待したり、同時画面共有をおこなったりなどかゆいところに手が届く機能が豊富にあります。
ポイント
- 豊富なテンプレートからオフィスデザインが選べる
- アバターを通じてコミュニケーションが可能
- 月額14.99ドルから利用が可能。無料トライアルもあり
株式会社テレワークマネジメント
Sococoは、バーチャルオフィスとして機能するメタバースツールです。オフィスでも在宅勤務でも「一緒に仕事」が可能で、無料トライアルも提供されています。このサービスは、音声通信の品質向上、セキュリティの担保、ウェブ会議ツールとの連携など、ビジネスパーソン向けの多岐にわたる機能を提供しています。
おわりに
本記事では仮想オフィスツールについて概要を紹介しました。リモートワークでもコミュニケーションの質を落とさずに独自のオフィス体験を作れることがおわかりいただけたかと思います。多くのサービスが無料トライアルを実施しているので気になったサービスは試してみると良いかもしれません。
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