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リモートワークを充実させるためのお役立ちツールとは？
新型コロナウィルスの影響により各企業がリモートワーク勤務への緊急切り替えのニュースが続いています。本記事ではリモートワークに役立つサービスをピックアップします。各サービスについてはそれぞれ関連記事のリンクを貼っておりますのでご参考ください。
会議に役立つツール
業務でほぼ必須となるが大小含めた打ち合わせになります。会議室で打ち合わせに取って代わるのがオンラインでのTV会議です。本記事ではリンク一つで会議の参加ができるZOOMとWherebyを紹介します。
他のツールを知りたい場合は、TV会議・Web会議ツールの比較記事をご参照ください。
ZOOM（ズーム）
ZOOMは近年一気にメジャーとなったオンラインのビデオ会議ツールです。ZOOMの特長は会議参加者にリンクを共有するだけで簡単にテレビ会議を実施できる点です。また、他のTV会議ツールと比較しても音質の良さが強みといえます。最初のみZOOMのアプリをPCにインストールする必要がありますが、インストール後はリンクのみで会議の実施ができます。
- URLで簡単に会議に参加ができる
- 大人数の参加でも音質が悪化しない
- 画面共有ができる
- 画面録画ができる
ZOOMのより詳細な使い方については以下の記事で紹介しています。
Whereby（ウェアバイ）
Wherebyもリンク1つで会議の実施ができます。Wherebyに関しては事前のインストールなく会議参加をすることができるのでオンライン会議に不慣れな方であっても非常にハードルが低く使い勝手がよいといえます。Wherebyも画面共有、複数人利用など基本的なTV会議機能を利用することができます。
- アプリの事前インストール不要
- URLで簡単に会議に参加ができる
- 画面共有ができる
Google Meet（グーグルミート）
Google Meet（グーグルミート）はGoogleが提供するテレビ会議ツールです。GoogleカレンダーやGmailなどのGoogleサービスから数クリックでMTGが開催できる点が非常に魅力的であるといえます。多くの方がGoogleサービスを利用していることを考えるとGoogle Meetを使うだけで組織の手間が省けます。また、2020年5月以降は有料機能を無償提供するというニュースをGoogleが出しているため利用者が急増することが予想されます。Google Meetに関しては以下の記事で紹介しています。バーチャル背景の設定に関しても触れています。
miro（ミロ）
miroはオンラインホワイトボードツールです。会議室のホワイトボードにアイデアを書くように、miroをホワイトボードに見立てて会議を進めることができます。miroは、マインドマップ、ふせん、など様々な会議サポートフォーマットがあります。例えば、前述のZOOMでTV会議をつなぎながら、miroを使ってブレストを行うといったことが可能になります。miroは直感的に利用することができますので一度触ってみることをオススメします。
- ホワイトボードのようにアイデアを整理できる
- マインドマップ、ふせんなど会議サポートフォーマットが充実
- ブラウザでもアプリでも使える
Krisp（クリスプ）
Krisp（クリスプ）はテレビ会議や音声通話のノイズキャンセリングができるアプリです。カフェやコワーキングスペースなど周囲が騒々しい場所でテレビ会議をせざるっを得ない時に大活躍をするサービスです。最先端のAI技術を活用して周囲の騒音を除去しクリアな音声での通話を可能にします。デスクトップアプリを事前にインストールして数クリックの設定だけで使うことができます。
- 周囲がうるさくても快適にテレビ会議ができる
- たった数クリックの設定でノイズキャンセリングが起動
- PCでもスマホアプリでも。クロスデバイス利用が可能
詳しくは以下の記事で解説をしておりますのでぜひご覧ください。
Snap Camera（スナップカメラ ）
Snap Camera（スナップカメラ ）は、スナップチャットで有名なSnap社が運営するカメラアプリケーションです。Snap Cameraを使えば、テレビ会議でのバーチャル背景の設定や加工などを行うことができます。
- バーチャル背景の設定ができる
- 背景のみならず様々なバラエティの加工がで可能
タスク管理ツール
オンラインになった時に必要になるのがタスク管理です。本記事ではカンバン式で直感的にドラッグ&ドロップで使えるアプリTrello（トレロ）と、タスクやプロジェクトの時間管理に重宝するtoggl（トグル）を紹介します。
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）はタスク管理に特化したツールです。Trello（トレロ）はカンバン式に左から右にタスクの進捗を動かしていく使い方ができます。PCデモスマホアプリでも同期して使えるため、思いついたらすぐにタスク登録をしてサクサクタスク管理をすることができます。プロジェクト毎に「プロジェクトボード」を作成することができます。また、ボードに別のユーザーを招待することもできるため個人でもチームでも使えることが強みです。
- カンバン式でタスク管理ができる
- チームのプロジェクト管理にも使える
- PC、アプリなどデバイス間で同期できる
toggl（トグル）
toggl（トグル）はタスクやプロジェクトの時間管理ができるタイマーアプリです。リモート勤務で何時間働いたのかを具体的に可視化する際に作業時間だけタイマーをオンにすると正確に業務時間を計測することができます。togglはGoogleクローム拡張機能をインストールすれば、いちいちtogglサイトにアクセスすることなく数秒で時間管理ができます。また、スマホアプリとも同期できるので様々なケースで時間計測をすることが可能です。
- プロジェクトやタスクの時間管理を簡単にできる
- 様々なデバイスで同期しながら時間管理ができる
業務の自動化
オンラインのコミュニケーションを促進するツールを紹介します。特に、自動化文脈でご紹介をします。
Slack（スラック ）
Slackは様々な機能連携ができるチャットツールです。チャンネルを作ることで目的に応じたコミュニケーションを行うことができます。Slackの大きな特長が外部サービスとの連携の豊富さと個別リマインドなどを自由に設定できるコマンド機能です。これらの機能をうまく活用することで、無駄なコミュニケーションの手間を省くことができます。こういった補助機能を使うことでリモートワークの効率を向上させることができます。
- 外部ツールとの連携で生産性アップ
- コマンドを使って自動化ができる
Zapier（ザピアー）
Zapier（ザピアー）は様々なwebサービス同士を連携させて自分だけのワークフローを作ることができます。例えば、スプレッドシートを更新すると関連メンバーにSlackチャンネルで更新完了通知を自動で行う、特定のアドレスからのメールをスプレッドシートのリストに入れるなどおおよそ普段作業しているような内容を自動化することができます。
- 様々なWEBサービスを連携させて自分だけのワークフローを作れる
- 多くの雑務を自動化できる
セキュリティ
リモートワークで気をつけないといけないのがセキュリティです。特に企業によっては、オフィスのデスクトップアプリでしかパスワード管理ができないケースもあると思います。本記事ではLastPass（ラストパス）というアカウント管理ツールを紹介します。
LastPass（ラストパス）
LastPass（ラストパス）は高度な暗号化でID/PASSを守りながらもブラウザ、アプリ問わず様々なデバイスで管理をすることができます。一度LastPass（ラストパス）でIDパスワードを記憶させると、次にそのサービスにログインする時にID/PASSを自動入力してくれるので、ID/PASSをコピペする手間を省いてくれます。
- IDやパスワードを一括管理
- アプリでもブラウザでも同期が可能
- IDやパスワードを自動入力してくれる
最後に
今回紹介したお役立ちツールを駆使することによって、リモートワークでの業務効率化を進めることができるでしょう。気になるサービスがあった方は是非詳細記事をご覧ください！
ユーティリーでは今回紹介したサービスも含め多くのお役立ちビジネスツールを紹介しています。是非いろいろとご覧になってみてください。