業務の生産性向上を目的として「ワークフローシステム」が注目を集めています。しかし、実際に自社で導入することで、どのような効果を期待できるのか悩まれている方も多いのではないでしょうか。そこで、今回の記事ではワークフローシステムを導入するメリットや、選ぶ際のポイントを紹介します。最後に、おすすめのワークフローシステム10選をまとめているので、導入時の参考にしてみてください。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、社内手続きにおける一連の流れを電子上で処理するツールです。これまで一般的だった紙でのやり取りをなくし、システムを操作するだけで、承認作業を進められます。
ワークフローシステムを導入する3つのメリット
ワークフローシステムを導入することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。はじめに、ワークフローシステム導入によるメリットを3つ紹介します。
メリット1．申請・承認の効率化
ワークフローシステムを導入する1つ目のメリットは、申請・承認の効率化につながることです。従来のワークフローだと、紙や口頭で手続きを行っていたことから、「どういった申請書を作成すればよいのか」、「この書類は誰に申請すればよいのかわからない」、「回付に時間がかかりすぎて機会損失が出た」といったトラブルが発生する恐れがありました。一方、ワークフローシステムを導入することで、申請書の作成から決済までの時間を短縮するほか、手続きごとに適切な承認ルートを明確にしながら手続きを進められます。また、テレワークや外出時に、モバイル端末からでも申請・承認を行えるため、時間を有効に活用できるのもメリットです。
メリット2．書類の管理がしやすくなる
次に、ワークフローシステムは、ペーパーレス化を実現できます。従来のワークフローでは、紙を使って申請作業を進めていたため、膨大な書類を管理しなければなりませんでした。また、同時に、書類を保管するスペースのコストや印刷コストが発生するのに加え、保管した書類を取り出すだけで時間がかかってしまいます。ワークフローシステムを導入すると、システム内に書類のデータを保管しておけるため、紙を印刷する必要がなくなります。つまり、システム内で目的のファイルを検索すれば、すぐに該当する書類を見つけられるということです。さらに、紙代、印刷代、電気代、顧客への郵送代や、書類を保管するスペースが不要となることから、オフィス賃料などのコスト削減にもつながります。
メリット3．不正や不備が見つけやすくなる
ワークフローシステムを導入することで、社内コンプライアンスの強化も可能です。各申請内容に応じて、ワークフローシステムに設定した適切なルートの流れを可視化し、異なるルートで手続きを進めたり、意図的に手続きを短縮化したりするといった不正を防げます。また、決裁情報の履歴を残しておけるため、文書内容の改ざんや、誰が最終承認を行ったかなどのチェックにも役立ちます。会社内部の従業員による不正行為を未然に防止し、対外的な信用性を維持できます。
ワークフローシステムを選ぶ際の5つのポイント
自社に適したワークフローシステムを選ぶためには、ポイントを意識することが重要です。メリットを享受できるように、5つのポイントを把握しましょう。
ポイント1．自社に必要な業務範囲が含まれているか
1つ目のポイントは、自社にとって適切な機能が含まれているかどうかです。たとえば、普段のワークフローにおいて承認に時間がかかったり、進捗状況を誰も把握していなかったりする場合、「ワークフローの可視化機能」を搭載したモデルを推奨します。一方で、自社に不必要な機能ばかりを搭載したモデルを選ぶと、最大限に活用できないだけでなく、ワークフローシステム導入コストがかさみます。ワークフロー全体で、現状どのような課題を抱えているのかをリストアップし、課題解決に向けて最適な機能を厳選しましょう。
ポイント2．長期化するフローに対応できるか
ワークフローシステムの選定は、長期化するフローに対応できるかどうかもポイントとなります。会社の規模が大きく、組織が複雑化している場合、最終的な承認を得るまで時間がかかることがあります。とくに、金銭のやり取りが発生する手続きだと、従業員が所属する部署内で完結せず、ほかの部署でも回付が必要になることも多いです。
上記を踏まえて、多岐にわたるワークフローに対応したシステムを選ぶことが大切です。承認ルートの分岐設定や、複数の承認ルートを登録できるモデルを選ぶようにしましょう。
ポイント3．現在使用しているテンプレートをそのまま使えるか
既存のテンプレートを使い続けたい場合、ワークフローシステムでそのまま使用可能かどうかも確認します。たとえば、経理業務の帳票や、会社独自のフォーマットなどを変更すると、従業員が使いこなせるまでに時間がかかったり、一から教育を行う必要も出てきたりします。また、取引先に書類を提出する際には、フォーマットが変更したことを各社に伝えなければなりません。ワークフローシステムを導入したことで、逆に業務効率が低下しないように注意しましょう。
ポイント4．無料でお試しできる期間があるか・その後の料金は適切か
ワークフローシステムを導入するにあたり、コストが見合っているかをチェックすることも重要です。一般的に、ワークフローシステムは、月額料金制を採用しており、機能やユーザー数、アフターサービスの内容に応じて、料金が設定されています。とくに注意しておきたいのが、無料お試し期間の有無についてです。無料お試し期間があれば、ワークフローシステム導入後に、「必要な機能が搭載されていなかった」、「UIが使いにくい」、「料金が気になる」といったトラブルを回避できます。
ポイント5．クラウド型かオンプレミス型か
最後に、クラウド型かオンプレミス型のどちらを選択するかです。クラウド型とは、自社でサーバーを用意する必要がなく、サービスを申し込むだけですぐに使用できます。ただし、外部にデータを預けるため、セキュリティ面で不安に感じる可能性があります。オンプレミス型は、自社でサーバーを用意することで、セキュリティ対策を自社の基準に合わせられます。一方で、クラウド型と異なり、サーバーを準備する費用や、自社で設定する時間などがかかり、導入までに時間を要する点がデメリットです。クラウド型、オンプレミスのどちらを選ぶべきかは、会社の環境によります。それぞれの場合におけるコストや手間、セキュリティなどを十分に考慮したうえで、ワークフローシステムを選定しましょう。
ワークフローシステムのおすすめツール10選
それでは、おすすめのワークフローシステム10選をまとめます。5つのポイントを踏まえたうえで、自社の課題解決や目的達成に向けて選定しましょう。
ワークフローシステム1．ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、パソコンだけでなく、スマホからの申請・承認にも対応しています。外出先・テレワーク時でもワークフローが止まることなく、業務効率の向上につながります。また、複数の承認ルートや複雑な承認ルートの登録も可能で、大企業でも導入しやすいのが特徴です。
ポイント
- スマホからの申請に対応
- 柔軟性の高い承認ルートの設定
- 初期費用無料、1ユーザー月額300円〜（30日間トライアル有り）
株式会社DONUTS
ジョブカンワークフローは、稟議や各種社内申請に対応したクラウドワークフローシステムです。導入は最短5分で完了し、操作方法もシンプルで直感的です。申請書作成や承認処理などの管理業務を大幅に効率化し、申請・承認にかかる時間を約1/3に削減することが可能です。
ワークフローシステム2．コラボフロー
コラボフローでは、すでに会社で使用しているテンプレートをそのまま使い続けることができます。難しいプログラミング操作も必要なく、自動的に最適化されます。さらに、会計ソフト、売上管理システム、人事システムといった外部ツールとの連携に対応しており、高い生産性を実現できます。
ポイント
- 既存のテンプレートをそのまま使える
- 外部サービスとの連携による生産性の向上
- 1ユーザー500円〜（年払いの場合、5,880円〜）、30日間の無料お試し付き
ワークフローシステム3． Create!Webフロー
Create!Webフローは、複数の人を経由する承認フローや、部署を跨る承認フローでも、進捗状況を可視化します。また、承認済みの人には、システム上に「済」のマークが付くため、どこで承認フローが止まっているのかを把握できます。クラウド版、パッケージ版の2パターンを用意しており、自社環境に応じて選べるのも特徴です。
ポイント
- 複雑な承認ルートでも進捗状況を可視化
- クラウド版、パッケージ版のいずれかを選べる
- 初期費用無料、1ユーザー月額500円〜（年払いの場合、5,500円）
インフォテック株式会社
Create!Webフローは、業務フローの自動化を実現するクラウドサービスです。業務プロセスの効率化を図るために開発され、特に中小企業や部門ごとの業務改善を目指す企業に向いています。
ワークフローシステム4．X-point Cloud
X-point Cloudは、サービスの名称にも付いているとおり、クラウド型のワークフローシステムです。導入時に、自社でサーバーを設置する必要がなく、すぐにワークフローシステムを利用できます。また、ワンクリックでの承認が可能で、承認スピードの改善に効果的です。
ポイント
- 自社で設備投資が不要なクラウド型を採用
- ワンクリックで承認が可能
- 初期費用無料、1ユーザー月額500円（無料体験有り）
株式会社 エイトレッド
X-point Cloudは、企業の業務効率化をサポートするクラウド型のワークフローシステムです。申請、承認、経費精算などの業務プロセスを自動化し、紙ベースの作業からの脱却を実現します。
ワークフローシステム5．楽々Workflow II
楽々Workflow IIは、既存の会計システムと連携し、社内業務の効率化につなります。パソコンはもちろんこと、スマートフォンやタブレットでの操作にも対応しており、出張先や在宅勤務中でも承認作業が可能です。さらに、日本語・中国語・英語で承認フローを回すこともできるため、外国人従業員も使いやすいのがメリットです。
ポイント
- 外部ツールと連携し、業務の効率化を実現
- モバイル端末対応で外出先からも承認可能
- グローバル展開で複数言語で利用できる
住友電工情報システム株式会社
楽々Workflow IIは、電子承認・電子決裁システムで、グローバルにも対応しています。電子帳簿保存法にも対応し、5名からでも利用可能です。業務判断のスピード化やペーパーレスによるコスト削減に大きく貢献します。スマートフォン・タブレットにも対応しており、ビジネスパーソンにとって非常に便利なサービスです。
ワークフローシステム6．クラウドERP freee
クラウドERP freeeは、個人事業主・法人企業向けの会計ソフトや、人事労務ソフト、プロジェクト管理ソフトといった業務最適化ツールです。クラウド型サービスで、従業員同士でデータを共有するのにも便利です。また、チャット、電話による丁寧なアフターサービスを提供しており、長期に渡って安心して利用できます。
ポイント
- 稟議（ワークフロー）のペーパーレス化を可能に
- チャット、電話による丁寧なサポートを提供
- 経理一元化と月次決算早期化に寄与できる
freee株式会社
クラウドERP freeeは、バックオフィス業務の最適化を目指すサービスです。経理の業務フローを一元化し、事業部・管理部の負担を削減することが可能です。経費精算や稟議のペーパーレス化、人事労務管理の一元化、リアルタイムな勤怠管理など、多岐にわたる機能を提供しています。
ワークフローシステム7．承認Time
承認Timeは、複雑な承認ルートを設定できます。複数人の承認（AND承認）や、いずれかの人物からの承認（OR承認）などカスタマイズ性に優れているのが特徴です。スマートフォン、タブレットにも対応しており、あらゆるシーンにおいて素早く承認を行えます。
ポイント
- フレキシブルな承認ルートの設定
- スマホとタブレット対応で、いつでもどこでも承認
- 初期費用無料、月額3,000円〜（10ユーザーごと）
ワークフローシステム8．rakumo ワークフロー
rakumo ワークフローは、初めてワークフローシステムを導入する方でも使いやすいUIが特徴です。承認フローの進捗状況を可視化し、各フローがどこまで進んでいるのかをひと目で確認できます。メール・Slackによる通知機能を活用することで、承認フローを見逃すことなく、業務プロセスを促進します。
ポイント
- 初めての方でも使いやすいUI
- 通知機能によって業務プロセスを促進
- 1ユーザー月額300円
rakumo 株式会社
rakumo ワークフローは、Google Workspaceとシームレスに連携するクラウドベースのワークフローシステムです。業務プロセスの効率化と自動化を目指しており、ビジネスのさまざまなニーズに対応する柔軟な設定が可能です。特に、中小企業や大企業の部門など、さまざまな規模の組織での利用が想定されています。
ワークフローシステム9．TeamSpirit（チームスピリット）
TeamSpiritにはダッシュボード機能を搭載しており、承認フローだけでなく、勤怠管理や業務の達成度、有給取得状況などをリアルタイムで確認できます。また、クラウド型採用によって、ワークフローを組織内で共有することも可能です。ミスが発生した場合でも迅速に修正し、内部統制の強化に適しています。
ポイント
- ダッシュボード機能でリアルタイムの状況を確認
- 業務をシステム化し、内部統制を強化
- 初期費用150,000円、1ユーザー600円〜
株式会社チームスピリット
TeamSpiritは、働き方改革を実現するためのクラウド型勤怠管理システムです。従業員の勤怠データをリアルタイムで把握し、労働時間の見える化を実現します。
ワークフローシステム10．MAJOR FLOW Z FORM
MAJOR FLOW Z FORMは、高い利便性を実現したワークフローシステムです。ITツールの操作が苦手な方でも使いやすいUIを採用しており、思い通りに申請書を作成できます。日本語はもちろんのこと、英語、中国語を含む5言語に対応し、海外拠点での導入にもおすすめです。
ポイント
- 日本語、英語、中国語などの多言語に対応
- 料金は要問合せ、無料トライアル利用可能
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
MAJOR FLOW Z FORMは、業務にフィットした稟議承認を実現できる汎用ワークフローシステムです。専用ツール「FormDesigner」を利用することで、誰でも簡単に申請書画面が作成できます。豊富なサンプル申請書を利用すれば、短期間での導入も可能で、自社の業務に合った決裁フローを実現できます。
自社にあったワークフローシステムを導入しよう
ワークフローシステムは、複雑化していた承認フローを可視化し、業務全体の効率化につなげられます。また、システム上で承認手続きを行えることから、紙代や印刷代、保管スペースなどのコストの削減も可能です。どのワークフローシステムを選べばよいか悩まれている方は、本記事で解説した5つのポイントを意識してみましょう。ワークフローシステム10選を参考にしながら、自社に適したシステムを探し出してみてください。
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