ナレッジベースとは？構築する方法やおすすめツール厳選5選を紹介

リモートワークやテレワークが広まるなかで、あらためて注目されているのが「ナレッジベース」です。なんとなく聞いたことがあったり、その重要性はわかっていたりしても「詳しくはよくわからない」「これから構築するにはどうしたらいいの？」など、疑問を抱いている方もいらっしゃるかもしれません。そこで、本記事ではナレッジベースの概要、注目される背景、メリット、作り方、ツールの種類、おすすめのツールに関して詳しく紹介します。

ナレッジベースとは？

ナレッジベースとは、業務に関するノウハウや知見を一か所にまとめたデータベースのことです。「知識ベース」とも呼ばれます。一般的にナレッジベースは、インターネットには公開しないため、社外秘の情報として共有されます。個人で蓄積したナレッジをデータベース化することで、組織全体で活用できるようになります。それゆえナレッジベースは、社員が業務やプロジェクトを通じて得た、知識や経験、スキルなどがふんだんに詰まっており、企業の知的財産と言えるでしょう。

ナレッジベースが重要視されている背景

ここ最近、ナレッジベースが重要視されているのは、ナレッジベースが人員の流動性や働き方の多様化に対応できるからです。昨今では、転職者や退職者が増加しているだけでなく、リモートやテレワークなどの働き方改革が進んできました。このような状況であるにもかかわらず、ナレッジベースがなければ、社員一人ひとりが得た知識やノウハウは、他の人に継承されることがありません。そのため、仕事で獲得したナレッジをデータベース化することで、社内でノウハウや知見を共有し、別の社員にも活かせるようになるのです。

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ナレッジベースを構築するメリット

ナレッジベースを構築する最大のメリットは、知識を属人化させずに社内で共有できる点です。これにより、情報共有のスピードが向上し、さらに業務の効率化も期待できます。新たな知見に触れることで、新しいアイディアが生まれる可能性もあるでしょう。また、ナレッジベースをうまく活用すれば、顧客のニーズやリクエストにまで対応できるメリットもあります。結果的に、顧客対応の質が良くなるため、顧客満足度の向上にもつながります。

ナレッジベースの作り方

ナレッジベースの作り方は、ごく簡単に言えば、オンライン上にマニュアルを作るイメージです。社員や新たに加わったメンバーのために、これまでの知識をデータベース化して探しやすいように情報を整理します。可能であれば「○○のときはどのように対応したらいいの？」「○○に関するデータはどこを確認したらいいの？」など、部署やシーン別にまとめておくことをおすすめします。必要な時に情報を手に入れやすくなり、情報更新も気軽に行えるようになります。

ナレッジベース構築ツールの種類

ナレッジベースを構築するツールには、いくつかタイプがあります。タイプによって機能や強みが異なるため、自社の目的やニーズに沿ったツールを選ぶことが大切です。

データベース型

データベース型は、蓄積した情報を、必要に応じて取り出せるツールです。適切な環境を構築することで、効率的な検索が可能となり、他の人も確認・参照しやすくなります。

グループウェア型

グループウェア型は、チャットやファイル共有、スケジュール管理など、他の便利な機能も搭載されているツールです。プロジェクトや業務で発生するナレッジをタイムリーに共有できます。社内SNSとして活用されるケースもあります。

ヘルプデスク型

ヘルプデスク型は、社内・社外からの問い合わせ・クレームなどを蓄積することで、効率よく対応できるツールです。いわばQ&Aタイプの集合体とも言えます。なかには自動でデータベース化するなど、カスタマーサポート機能に特化したものもあります。

社内Wiki型

社内Wiki型は、ウィキペディアの社内版ツールです。さまざまなナレッジの解説や活用方法を書き記していきます。テキストを書き込んだり画像を添付したりと、オンライン掲示板のようにも活用できます。

データマイニングツール型

データマイニングツール型は、いわゆるビックデータを扱うツールです。AIや統計的な手法を用いて、大量のデータを分析することで、分析結果を経営戦略などに役立てます。

ナレッジベース構築ツールを選ぶ3つのポイント

ナレッジベースを構築するツールは、数多く存在します。そこでツールを選ぶ際に、何をポイント・基準に確認したらよいか、紹介します。

ポイント1．操作しやすいUIか

ナレッジベース構築ツールを導入する際に最も重要なポイントは、誰でも操作しやすいかどうかです。現場で使用する人が使いこなせなければ、宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。ツールに慣れていない初心者でも、問題なく簡単に使えるツールを選びましょう。

ポイント2．使い続けやすい金額か

ツールを導入する際に、気を付けたいのが費用面です。せっかく導入しても、負担が大きくてやめてしまっては意味がありません。予算内のツールを選んでいるか、ランニングコストも負担にならないかなど、事前に確認しておきましょう。

ポイント3．検索性が高く使いやすいか

業務効率を高めるには、検索性が高いツールを選ぶことも欠かせません。必要なときに必要な情報を手にできなければ不便に感じるでしょう。キーワードやカテゴリ、タグなどによる検索が可能かチェックしておくことをおすすめします。

ナレッジベースの構築におすすめのツール5選

ここからは、ナレッジベースを構築できるおすすめのツールを紹介します。

1．チームの情報をストック-Notion

Notionは、チームの情報をストックできるツールです。大きく「チームWiki」「プロジェクトとタスク」「メモとドキュメント」の3つの機能があります。またカンバンボードやテーブル、リストなどによって、ワークフローのカスタマイズも可能です。ひとつのツールで、社内での無駄な説明が不要となり、かつ全体像を把握できます。

Notion（ノーション）

Notion Labs, Inc.

Notionはドキュメント管理・ナレッジ共有・タスク管理を1つで行うことができる多機能なナレッジ管理ツールです。

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2．個人のノウハウを引き出す社内Wikiツール-NotePM

NotePMは、個人のノウハウを引き出す社内Wikiツールです。2022年1月末時点で、5,000社以上が利用しています。マニュアルやノウハウをWeb上で簡単に作成できます。また強力な検索機能によって、ファイルの中身まで全文検索できます。

NotePM（ノートピーエム）

株式会社プロジェクト・モード

NotePM（ノートピーエム）は、全国で5,000社以上の登録実績を誇る社内wikiツールです。社内マニュアルや議事録などの社内情報や業務ノウハウなどのナレッジを一元管理し、業務効率化・組織パフォーマンスを向上させます。

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3．Q&A形式とWiki形式のナレッジ共有ツール-Qast

Qastは、Q&A形式とWiki形式のナレッジ共有ツールです。2022年1月末時点で、4,000社以上に利用されています。誰でも簡単に使えるシンプルさにこだわっています。社内版知恵袋における質問・回答は匿名でも可能です。社内版Wikipediaでは自発的に発信できます。

Qast(キャスト)

any株式会社

Qastは、ビジネスパーソン向けのナレッジ共有クラウドサービスです。Q&Aとメモ（Wiki）の形式で、社内の知識を一箇所に蓄積することができます。新規プロジェクトの立ち上げ、新たな業務の開始、新人の教育など、社内の情報共有が必要な場面で活用できます。

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4．チームのための新しい共有ノート-Scrapbox

Scrapboxは、オンライン上にメモやノートを保存できるツールです。2022年1月末時点で、毎月3,000の新規プロジェクト、累積4万のプロジェクト運用実績があります。最大の特長は、分類や整理が不要な点です。単語のリンクを通じて自動で繋がり合うようになっています。

Scrapbox（スクラップボックス）

Nota株式会社

Scrapbox（スクラップボックス）は、ドキュメント形式で情報共有ページを作成するツールです。チームメンバー間で手軽に情報をアウトプットでき、リアルタイムで共有されます。作成された共有ページはクラウドで管理されるため、ネット環境下であらゆる端末からアクセス可能です。

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5．自社の業務に合わせてシステムを作成-kintone

kintoneは、自社の業務に合わせてシステムを作成できるクラウドサービスです。2022年1月末時点で、20,000社以上が利用しています。柔軟なカスタマイズ性によって、ナレッジベースのみならず、自社に必要なアプリを追加できます。

kintone（キントーン）

サイボウズ株式会社

Kintoneは開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

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ナレッジベースの構築はツールを使うと簡単

リモートワークやテレワークが広がるなかで、ナレッジベースはますます注目を集めています。ナレッジベースを活用すると、社内でバラバラだったナレッジを蓄積・管理でき、最終的に社員全員のスキルの底上げにつながります。これを機会に、ぜひ自社でもナレッジベースの活用を検討してみてください。