【10選】おすすめの会議室予約システムを徹底紹介

会議室の予約について手間に感じたり、業務の合間に予約することにめんどくささを感じたりする人は、少なくないと見受けられます。また、会議室を思うように使えないといった問題が生じている企業もあるでしょう。そこでおすすめできるのが、会議室予約システム。会議室予約システムとは、会議室の運用をスムーズにするための管理ツールです。本記事では会議室予約システムの概要を押さえた上で、おすすめの会議室予約システムを紹介します。

会議室予約システムとは？

多くの会議が日々行われる企業では会議室の調整に時間がかかったり、予約ミスなどが発生したりすることも珍しくありません。会議室を思うように利用できないことで業務に支障が出ることもあるでしょう。こうしたことからも、近年では会議室予約システムが注目されています。会議室予約システムとは、会議室のスムーズな利用を実現するためのシステムです。会議室の予約やキャンセルを手軽に行える他、人感センサーやスマートロックと連動させれば施錠・解錠を自動化できます。

会議室予約システムを導入する3つのメリット

会議室の運用をスムーズにし、従業員の負担軽減や業務の円滑化に効果的な会議室予約システムですが、会議室予約システムにはどのようなメリットが具体的にあるのでしょうか。会議室予約システムを導入するメリットとして以下の3つが挙げられます。

1. 会議室の空き状況がすぐにわかる
2. 会議室の終了時間が明確になることで、時間の効率化が期待できる
3. 会議室増強を考えるきっかけになる

それぞれについて詳しく解説していきます。

メリット1．会議室の空き状況がすぐにわかる

会議室の利用状況の確認のために、会議室を管理する部署に出向いたり、問い合わせたりするのには時間や手間がかかります。特に、規模が大きな企業の場合、執務室と会議室が別の階にあることも多く、会議室の空き状況を確認しに行くだけでも時間を要します。会議室予約システムは会議室の利用状況をクラウド上で確認できるため、会議室の空き状況を確認しに出向く必要がありません。また、社外にいても会議室の空き状況を確認できます。

メリット2．会議室の終了時間が明確になることで、時間の効率化が期待できる

会議室の管理担当者には、施錠や整頓などといった会議室の使用後の確認作業も発生します。そのため、会議室を使い終える時間が曖昧だと、会議室の利用状況を何度も確認しに行かなければならないなど、手間が発生します。また、次に会議室を使うメンバーも、前に入っている会議室の予定を把握しておくことで、会議が終わるまで会議室前で待っているといったことも回避できます。会議室の終了時間を従業員間で共有しておくことで、無駄なく動けるようになります。

メリット3．会議室増強を考えるきっかけになる

会議室を利用したくても予約を取れず、思うように利用できないというケースも少なくありません。社内における会議室の不足が明らかになれば、会議室を増強したり、従業員間で話し合えるスペースを確保したりといった対策を施すことも可能です。また、会議室不足の原因として、場所の仮押さえや実際の利用時間よりも長めの予約時間の確保なども挙げられます。入退室管理機能や自動キャンセル機能を使えば、空き時間を有効活用できます。

会議室予約システムを導入する際のポイント

会議室予約システムを活用し、会議室の運用を効率化するにはポイントを押さえた導入が不可欠です。会議室予約システムを導入する際は、以下3つのポイントに気を付けるようにしてください。

1. 初期費用やランニングコストが予算内か
2. 操作なれてなくても使用できるか
3. アラート機能や使用分析などのオプションがあるか

それぞれについて詳しく解説していきます。

ポイント1．初期費用やランニングコストが予算内か

会議室予約システムと一括りにしても、製品によって初期費用やランニングコストは大きく異なります。システムに機能が多く搭載されているほど料金も割高な傾向にあります。自社にとって必要な機能を洗い出した上で、予算を考慮しながら導入するシステムを検討してみてください。

ポイント2．操作なれてなくても使用できるか

機械操作が苦手な方にとって、新しいシステムの利用は不安を感じるものです。また、会議室予約システムを導入しても、従業員が使いこなせずに従来通りの方法で会議室を管理していては意味がありません。会議室予約システムを選ぶ際は使いやすさを重視し、操作になれていない人でも使用しやすいものを選ぶようにしましょう。

ポイント3．アラート機能や使用分析などのオプションがあるか

会議室予約システムと一括りにしても、製品によって搭載されているオプション機能は異なります。搭載機能を確認せずに導入すると、使用したい機能がないという事態になるので注意してください。たとえば、アラート機能が搭載されていると、終了前のカウントダウンにより次の利用者を待たせることを回避できます。また、使用分析機能があれば会議室の利用状況の把握に役立ちます。

おすすめの会議室予約システム10選

会議室予約システムには多くの製品があるため、どのシステムがよいのか悩まれている方は多いはずです。おすすめの会議室予約システムとして、10のシステムについて詳しく解説していきます。

Colorkrew Biz

Colorkrew Bizは会議室予約やスケジュール調整にかかる時間を削減できるビジネスコンシェルジュツールです。スケジューラ―機能を使えば、Office 365のOutlookと連携し、人と会議室の空き状況から最適な時間をレコメンドしてもらえます。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは予約システムによって予約管理を効率化するシステムです。シンプルな予約管理カレンダーとなっているため、会議室の空き状況を簡単に確認できます。また、予約完了時の自動メールやリマインドメールにも対応しています。

リザエン

リザエンは200業種を超えるビジネスシーンで活⽤できる予約システムです。予約状況を一元管理できる他、予約の見える化もできます。また、Web会議システム（Zoom）と連携すれば、ユーザーが予約をしたときにWeb会議URLの生成・配信を自動で行えます。

SmartRooms

SmartRoomsはグループウェアと部屋前端末が連動しているため、予約・確認を行えます。管理画面で利用ログを閲覧する機能や会議の終了時刻前にアラームを通知する機能なども搭載されています。

予約ルームズ

予約ルームズでは会議室の予約管理を簡単に行えるだけでなく、空予約の回避や無断延長の防止にも効果的です。また、会議室の予約・即利用が2タッチで可能なため、会議室を急に利用したいときには手軽に予約できます。

touch-mee

touch-meeでは会議室の利用予約をスマートフォンでできる他、空室検索や利用延長なども行えます。導入前の準備は申し込み後にタッチシートを貼り、アプリをダウンロードするだけなので簡単です。

Nimway

Nimwayは会議室の利用状況を一目で把握できる他、スマートフォンから会議室の予約を簡単に行えます。会議室の利用をセンサーが検知しなければ予約は自動キャンセルとなるため空予約を防げます。

Airリザーブ

Airリザーブは簡単に操作できるため、機械操作が苦手な従業員も直感操作を行えます。予約内容ごとに色分けできるためスケジュールを一目で把握しやすくなります。

ROOMLEAD

ROOMLEADはクラウド型の会議室予約システムで、スマートフォンでの予約にも対応しています。また、部屋前モニタからチェックイン操作を行わなければ定時間経過後に自動キャンセルされるため、会議室を効率的に利用できます。

Biz Room

Biz RoomはMicrosoft365専用の会議室予約管理システムです。会議室前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365のスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムで確認できます。また、未使用の会議室の予約は自動で取り消しできます。

会議室予約システムを導入して業務を効率化しよう

会議室予約システムを導入することで、社内の会議室の利用をスムーズにできます。会議がブッキングしたり、会議室の予約に手間や時間がかかったりすることを回避しやすくなります。会議室予約システムには多くの種類がありますので、自社に合ったシステムを比較検討してみてください。