本記事では電子契約・電子署名サービスとして180ヶ国以上で使用されているDocuSign（ドキュサイン）について紹介します。以前から電子契約やオンラインの署名は進んでおり、新型感染症の影響でより導入が加速しています。とはいえ、全ての会社が導入しているわけではありません。そのため、「電子署名とは何か」「実際どのように使うのか」と疑問に思う方もいるでしょう。本記事を読むことで電子契約・電子署名の概要やドキュサインの使い方について知ることができます。
電子契約とは
一般的に電子契約の定義は以下とされています。
電子的に作成した契約書をインターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容への合意の意思表示として、契約当事者の電子署名を付与することにより契約の締結を行うもの
電子契約には、契約締結のための紙の削減や業務の効率化などのメリットがあります。また、第三者のサーバーに暗号化して保管されることがメインなので、紛失リスクや自社管理コストも低くなるためセキュリティに対して効果があるといえるでしょう。
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DocuSign（ドキュサイン）とは
DocuSign（ドキュサイン）は、180ヶ国以上で使用されている電子書面ツールです。主に電子データへのサイン、契約書の取り交わしなどが可能です。そのため、 DocuSign を使用することで、紙の契約書やサインを必要とするものは不要となります。例えば、以下のような使用方法があります。
- 企業と個人の契約
- 企業間の契約
- 報告書のサイン
今まで手間がかかっていた社外との紙でのやり取りだけでなく、資料を探す手間なども省くことが可能です。加えて、契約内容の変更などに関しても、文字を確認し、最後にサインを行うなどの負担の少ない手続きで全ての契約が完了します。DocuSign（ドキュサイン）はサンフランシスコに本社のある DocuSign社が運営しています。また、同社は2003年に設立し、20年近い長い歴史と優れたサービスの提供によって世界で50万社以上、800の自治体でも使用されています。
料金体系
DocuSign（ドキュサイン）の料金体系は、大きく分けて3つです。それぞれの年間の支払い料金は、機能の違いによるものです。例えば、 Personal では、月間の電子署名を依頼できる回数が5回までとなっているものの、 Standard からは回数に制限がありません。自分の状況に合ったプランを選択しましょう。加えて、上記の画像は月額プランのものであり、最低使用料金は1,600円程度からとなっています。また、DocuSign（ドキュサイン）は30日間の無料トライアルが利用できます。実際に操作感を理解してから本導入を判断することもできます。
DocuSign（ドキュサイン）の登録方法
DocuSign の登録方法を説明します。
DocuSign の登録に必要な情報は下記の項目になります。 少ない情報で登録が可能なので登録に手間がかかりません。
- 名前
- メールアドレス
- 会社名
- 決済カード情報
DocuSign（ドキュサイン）の基本的な使い方
では、DocuSignの基本的な使い方についてみていきましょう。元となる契約文面がある前提ですが、簡単に契約書を電子化し、署名を貰うことができます。
電子署名で契約書を締結する
契約書作成そのものは難しくありません。個人・法人どちらが作成したものであっても手順は以下のようになります。
- 元々の契約書データを用意し、アップロードする
- 受信者の追加で送信したい人にメールアドレスに送信する
- 場合によっては自分で撮影した印鑑を提出することもできる
また、管理画面ではどの書類を作成したのかだけでなくサインを行ったかどうかなども確認可能です。
契約書に署名する
契約書を受け取ったら署名を行います。署名方法は次のようになります。
- 送信者から指定された捺印か署名を選択する
- 署名の場合、実際の手書き・自動生成・アップロードの3つから選択
- 捺印に関しては、名前に合わせて生成され、記入者は種類を選択するかアップロードで対応
署名が完了すると、自動で画面が閉じ、登録アドレスに契約締結を知らせるメールが届きます。締結後の契約書は改ざんができないため、セキュリティ対策としても優れているといえるでしょう。
合意プロセスと書類の修正履歴の可視化
契約書は個人だけでなく、社内でやり取りすることも多いものです。そして、DocuSignでは、社内の複雑な書類の流れを自動化し、管理可能です。例えば、書類の最新状況や、これから誰に送付しなければならないのかといったワークフローなども容易に確認できます。また、変更履歴も確認できるため、誰が、いつ、どの箇所に変更を加えたのかなども把握することが可能です。
さいごに
DocuSignは電子署名・電子契約において、世界中で使用されているサービスです。これまでの紙による契約書類のやりとりや社内における承認なども、DocuSignを活用することで手間を省きスムーズな業務の遂行が可能となるでしょう。また、30日間の無料トライアルがあるため、「実際に使用できるかどうか」という観点から無料トライアルを使用してみましょう。無料トライアルからの切替も難しくないため、自社にあったプランを選定する場合にも無料トライアルの使用をおすすめします。
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