「稟議」とは?稟議書の書き方と、通すための3つのポイントを紹介【稟議効率化ツール10選】

会社において上司の承認をもらうための手段の一つとして「稟議」があります。上司から、「稟議書を提出して」といわれ、書き方がわからず頭を悩ませた人もいるでしょう。また、提出したうまく案件が通らず仕事が行き詰まることもあるでしょう。本記事では稟議書の書き方や、通すためのポイントとについて解説します。あわせて、稟議の効率化に役立つツールも紹介します。

この記事の読者におすすめのサービス

Signing | サイニング

株式会社ネオキャリア

『Signing』は契約書の作成・送付・合意・保管までWEB上で完結できる「電子契約サービス」です。

 

Ads

「稟議」とは?言葉の意味や使い方を紹介

「稟議」という言葉の意味や使い方について紹介します。

「稟議」「稟議制」の意味

「稟議」とは、発案者が作成し、上司などに書面上で承認を得る手続きのことです。「稟議制」とは、稟議を用いる制度のことです。何か事案を決定するために、関係者を集め会議を開くことが多いかもしれません。その、会議の手続きを省略し、書類の上だけで承認を得ることが可能です。一般的には、担当者が作成した書類を、直属の上司や関係部署の上役にまわし押印あるいはサインを得た後、最終的に決定者の承認を受けるという流れになります。決定者の承認についても、書類への承認印やサインで確認します。

「稟議」と「決裁」の違い

稟議と似た言葉に決裁があります。違いについて確認しておきましょう。稟議は関係者全員の承認が必要です。一方、決裁の場合は関係者全員の承認、押印は不要となります。担当者が直接、権限のある人の承認を得ることを指します。

Ads

「稟議」はどう使う?例文や言葉の使い方を確認

一般的な会社では以下のような場合に「稟議」を使います。

  • 出張申請
  • 社員の採用
  • 物品購入申請
  • 外部組織と新たな取引を開始の申請
  • 新規案件のための金融機関からの資金調達

物品購入などの金銭的な申請に関しては、「10万円以上の経費は稟議書必須」など、申請金額についてのルールが設けられていることも多いです。なお、稟議書を出すことを「稟議にかける」「稟議を回す」、稟議書の案件が承認されることを「稟議が下(お)りる」「稟議が通る」と言います。

具体的な使用例は以下のとおりです。

  • 「出張のための稟議を出す」
  • 「例の融資に関して予定通り稟議が通った」
  • 「新規案件の稟議書を先週提出したのに、まだ稟議が下りない」

稟議の種類

会社によっては、内容別に稟議が種類分けされていることもあります。主な分類例は以下のとおりです。

  • 購買稟議:備品等の購入に関するもの
  • 採用稟議:社員の採用に関するもの
  • 契約稟議:外部との契約に関するもの

稟議制度のメリット

稟議制度のメリットとして、以下のものが挙げられます。

1.会議の時間やコストが削減できる

ビジネスにおいて、何かを決定する場合に会議というスタイルをとることも多いでしょう。しかしながら、会議の開催となると関係者全員の時間を調整し準備や会議進行などに労力がかかります。もちろん業務時間ですので会議そのものにも時間やコストが生じます。稟議制度では、人を一ヶ所あるいは同タイミングに集める必要がありません。そのため、会議にかかる時間やコストが削減できるのです。

2.承認者のペースで承認できる

承認者は会議のためにわざわざ仕事の時間をやりくりする必要がありません。都合の良い時間に、自分のペースで承認することが可能です。

3.承認内容が文書で確認できる

口頭でのやりとりのみの場合、「言った、言わない」という食い違いが起きる場合があります。また、証拠がないため同じ会話を記憶している第三者の存在がなければ事実を確認することも困難です。しかし、稟議の場合は承認内容が書面として残るため認識の食い違いを防止できるメリットもあります。

稟議制度のデメリット

稟議制度のデメリットについても把握しておきましょう。

1.承認までの時間がかかる

一般的には文書を回すため、人によっては確認や承認を後回しにしてしまうことがあります。また、多くの人が間に入ることで最終承認までの時間がかかることもあります。

2.責任の所在が不明確

承認を複数人で行う場合に限りは、何か問題が生じた場合責任の所在があいまいになりがちです。

稟議書の基本の書き方

基本的な書き方について解説します。

会社に基本のひながた・フォーマットがある場合は従う

会社に基本のひながたやフォーマットがある場合はそれに従います。立案者は毎回書き方に頭を悩ませる必要がありません。承認者も見慣れた形式の方が、毎回の内容把握が容易になります。

稟議書に必要な項目

一般的に稟議書に必須な項目は以下のとおりです。

  • 件名
  • 稟議内容
  • 申請日、決裁日

件名は具体的で内容が把握しやすいものが望ましいです。内容の中には、発注先や契約先、必要な金額や効果、その理由や根拠などを分かりやすくまとめる必要があります。後で見直すときに日時が把握しやすいように、申請日や決裁日も記入しておきましょう。

また、書類として回すために必要な項目は以下のとおりです。

  • 決裁の区分
  • 承認欄

決裁の区分とは、「可決」「条件付き承認」「差し戻し」「保留」など、最終的な判断を記す項目です。承認欄とは、承認者の押印やサインのための欄です。承認欄に担当者の部署名等を事前に記入しておくと、どの順番で誰の承認を得る必要があるかについて、一目でわかります。また、稟議書を綴る際、必要に応じて「管理番号」を記しておくと後で調べる時に便利です。

通る稟議書を作成する3つのポイント

承認を得るための作成ポイントについて解説します。

ポイント1.数字の根拠を示す

承認を得るためには説得力が必要です。言葉だけで説明するより、具体的なKPIや見積もりといった数値を示す方が説得力は増します。その際、その数値に至る根拠についても、わかりやすく説明しましょう。必要であれば、根拠提示のための資料添付も有用です。

ポイント2.結論・目的を明確に示す

稟議書を見る立場の人は総じて忙しく時間に追われていることが多いものです。誰が読んでもすぐわかるように、結論や目的を明示しましょう。長い文章を書くのではなく、短く簡潔にした方が伝わりやすくなります。場合によっては、ナンバリングや箇条書きも役立ちます。

ポイント3.稟議書を回す前に根回しや調整をしておく

ビジネスシーンにおいてスピードを求められる事案は多々あります。提出前に関係者に根回しをしておくことで承認を得やすくなります。話をする過程で、承認を得るために必要な情報についての予測もたちます。また、稟議をまわすスケジュールも事前に調整しておけば、希望する締め切り日までに承認を得ることが可能です。

稟議の申請から承認まで効率化できるおすすめのツール10選

用紙を利用した稟議の申請から承認までには、多くの時間や手間がかかります。稟議書を電子化することで、多くの問題が一気に解決でき業務の効率化につながります。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも操作できるので出張先や在宅ワークでも、稟議の申請や承認が可能です。ここでは、稟議の電子化におすすめのワークフローツールを紹介します。

1.ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、東京に本社を置く株式会社 Donutsが提供するサービスで、クラウド上で稟議の承認から申請までが可能なツールです。簡単な操作で会社独自のフォームが作成できます。50以上のテンプレートがあるため、フォームを1から作成する必要はありません。承認はワンクリックで完了、必要であれば承認者はコメントの入力も可能です。

稟議書につきもののややこしい承認経路も、クリックだけで簡単に作成できます。担当者が作成、提出した稟議内容や現状について、画面上で一覧で確認可能です。機能制限付きの無料プランの他、1ユーザーあたり300円(税抜き)の月額料金プランもあります。なお、ユーザーが500人以上となる企業については別途見積もりが必要です。有料プランは、30日間の無料トライアルが可能です。

2.Smart Flow

Smart Flowは茨城県に本社を置くVeBuIn株式会社が提供するサービスです。社内外の申請書類を一元管理できるオンラインワークフローツールです。そのまま利用できるテンプレートが80種類以上あります。用途にあわせてカスタマイズも簡単です。承認ルートも簡単に設定できます。事案に合わせて、情報開示権限を変更することも可能です。自動採番設定可、管理画面からは必要な書類が簡単に検索でき、便利です。20ユーザーまで、月の申請数30件までなら、初期費用、月額料金共に無料で利用できます。それ以上のユーザー数、申請数の場合、1ユーザーあたり275円の月額料金プランがあります。有料プランは、30日間の無料トライアルが可能です。

3.X-point

X-pointは東京都にある株式会社 エイトレッドが提供するサービスです。オフィスワークの電子化のため、クラウドを利用するツールです。フォーム作成利用ツールにより、今まで会社で紙で利用してきた書式と同じ形式のWebフォームを簡単に作成できます。また、サンプルフォームも1000以上あります。入力支援機能が充実しており、入力不備などの指摘機能があるため入力不備の防止が可能です。

30ユーザー以下で使えるプラン「X-point Zero版」をはじめ、3つのプランがあります。「X-point Zero版」では、初期費用20万円(税別)、ライセンスサービス費用(税別)が必要となります。デモサイトの無料体験や、30日間の無料トライアルが可能です。

4.Create!Webフロー

Create!Webフローは、東京都に本店を置くインフォテック株式会社が提供するサービスです。用紙による申請や業務決裁をそのまま電子化したワークフローシステムです。Excel、Word、PDFのフォームを簡単にインポートできるため、今まで自社で使用していた書式を、そのまま利用できます。クラウド版とパッケージ版とから選択できます。クラウド版は初期費用無料、1ユーザーにつき、1か月あたり500円(税抜)で利用可能です。1か月間、全ての機能を試すことができる無料トライアル期間があります。

5.ワークフローEX

ワークフローEXは、東京都にある株式会社Knowlboが提供するサービスです。Excelで作成している既存の稟議文書を、そのままワークフロー化できるツールです。Webブラウザで利用できるため、初期インストールが不要ですぐに利用できます。「オンプレミス版」と「クラウド版」の2種類が準備されています。料金については、メールで見積もりを依頼できます。

6.SmartDB

SmartDBは、東京都と広島県に本社を置く株式会社ドリーム・アーツが提供するサービスです。1000名以上の大企業向けワークフローツールです。社内に散在しているファイルやデータベースの一元化管理が可能となります。また、各現場の人にとって、使いやすくミスを防ぐ入力フォームが簡単に作成できます。稟議や決裁のやりとりがすべて記録されるため、あとからの確認が容易です。料金プランは公式サイトよりダウンロード可能です。

7.intra-mart

intra-martは、東京都に本社を置く株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供するサービスです。ワークフローツール単体ではなく、システム共通基盤型ワークフローとして提供されています。稟議の効率化だけでなく、その他の手作業業務も併せて効率化したいと考えている企業に向いています。クラウドとオンプレミスを組み合わせたハイブリッドな利用可能なのも特徴です。料金は、インストールするアプリケーションサーバのCPU単位で「スタンダード」「アドバンスト」「エンタープライズ」の3種類が準備されています。「intra-mart Accel Platform スタンダード」の参考標準価格が100万円です。

8.rakumoワークフロー

rakumoワークフローは、東京都にあるrakumo 株式会社が提供するアプリケーションです。ベンチャー企業から上場企業まで、幅広く利用されています。メールやSlackでやり取りの通知が受け取れるため、承認や確認の見落としが防止できます。1ユーザーにつき月額300円(税抜)、12ヶ月単位での契約が必要です。2週間の無料トライアルがあります。

9.AgileWorks

AgileWorksは、東京都にある株式会社 エイトレッドが提供するサービスです。分野や規模を問わず多様な企業に利用されているワークフローシステムです。稟議書を電子化することで効率アップを図ることができます。承認ルートや現在の状況が一目で把握可能です。サンプルフォームも充実しています。「Standard」と「Enterprise」の2種類が準備されており、デモサイトの無料トライアルが可能です。

10.collaboflow

collaboflowは、愛知県に本社を置く株式会社コラボスタイルが提供するサービスです。簡単に直感的に使える、ワークフローツールです。稟議承認後の見積書や発注書が自動出力可能なため、業務が効率化できます。クラウド版とパッケージ版の2種類が準備されています。クラウド版は1ユーザーにつき月額500円(税抜)、年額5,880円(税抜)、最低2か月、最低5ユーザーから利用できます。30日間の無料トライアルが可能です。

まとめ:稟議書はツールを使って効率的に申請・承認しよう

稟議書を利用することで、会議の時間やコストを削減できます。また、全ての内容が文書化されるため、要点をわかりやすくまとめて伝えることが可能ですし、記録としても残ります。一方で、承認までに時間がかかり、書類管理の手間が増えるというデメリットに悩まされてきた人も多いでしょう。しかし、これらのデメリットについては、稟議書を電子化するツールを利用することで効率化が可能です。本記事を参考に、稟議の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の読者におすすめのサービス

Signing | サイニング

株式会社ネオキャリア

『Signing』は契約書の作成・送付・合意・保管までWEB上で完結できる「電子契約サービス」です。

この記事の読者におすすめの記事

関連記事

本記事では主要な電子署名サービスを紹介します。新型感染症の影響でリモートワーク移行が急速に進んでいますが、「契約」に関してはリモートが難しい側面があります。新型感染症による緊急事態宣言中でさえも契約書の作成やハンコを押すためだけに出社しなけ[…]

関連記事

本記事では主要な電子署名サービスを紹介します。新型感染症の影響でリモートワーク移行が急速に進んでいますが、「契約」に関してはリモートが難しい側面があります。新型感染症による緊急事態宣言中でさえも契約書の作成やハンコを押すためだけに出社しなけ[…]

Ads
フォローして最新情報をチェック!

SNSで最新情報を発信中

情報を受け取りたい方は、是非フォローください

ビジネスのご相談

広告掲載 / ライティング支援 /
オウンドメディアコンサルティング / 取材依頼など

お問い合わせ

ライター募集

一緒にUtillyのコンテンツをつくりませんか?
サービスレビューやコラムを執筆いただける方を募集しています。

募集要項