予約管理システムとは、顧客からの予約情報の登録や管理を、一元化するシステムのことです。導入すると予約業務を自動化できることから、業務の効率化やコストの削減につながります。また、24時間365日対応可能なので、顧客数の増加を見込め、売上拡大にもつながります。最近は予約管理機能だけではなく、顧客情報の分析や外部サービスと連携できる機能を搭載しているシステムも多く、これらを有効活用することで、効率的なマーケティング活動が可能となります。本記事では、予約管理システムの主な機能や導入するメリット、導入時の注意点、おすすめの予約管理システムなどを紹介します。予約管理システムの導入を検討しているなら、ぜひ参考にしてください。
予約管理システムを導入するメリット
予約管理システムを導入することで、どのようなメリットがうまれるのでしょうか。
メリット1．予約数・顧客数の向上が期待できる
予約管理システムを導入すると、営業時間以外の夜間や休日も予約受付が可能となるので、予約の取りこぼしが減り、予約数の向上を見込めます。時差のある海外からの予約も増えることでしょう。また、予約確認メールや、予約日前日のリマインドメール、事前のオンライン決済機能などを活用することで、無断キャンセルの抑止につながります。
メリット2．データ管理・予約対応のコストを削減できる
電話やメール、Webサイトなどさまざまな方法で受け付けていた予約を、予約管理システムで一元化することで、管理コストや人件費などを削減できます。また、ひとつのシステム内でリアルタイムに予約状況が更新されるので、ダブルブッキングなどのミスやトラブルも回避できるでしょう。
メリット3．データを分析からナレッジを蓄積できる
予約管理システムでは、顧客情報を自動でデータ化できます。利用状況やリピート率などを分析することで、接客やサービス向上などのスキルやナレッジの蓄積に活かせるでしょう。また、顧客の属性や志向性などを分析して、顧客のニーズに合ったキャンペーンやセールの情報発信、クーポン配信などを行うと、リピート向上やアップセル・クロスセルにつながります。
予約管理システムを選ぶ際の5つのポイント
つづいて、予約管理システムを選ぶ際に注意したいポイントを説明します。
ポイント1．仮予約・事前決済・リマインドメールなどの機能があるか
予約管理システムで予約の確度を上げ、キャンセルをなるべく防ぐためにも、仮予約や事前決済、予約の前日などに配信するリマインドメール機能があると便利です。ほかにも、来店後のフォローメールやアンケート自動送信機能などがあると、自社のイメージアップ対策や、さまざまなマーケティング活動に活用できるでしょう。
ポイント2．顧客・経営者がともに使用しやすいUIか
予約管理システムは、サービスを提供する側の店や施設だけではなく、利用する顧客にとっても使いやすいことが重要です。サービス提供側としては、管理画面の操作が簡単で、従業員の誰もが使えるシステムを選ぶようにしましょう。データを分析して活用するのであれば、分析機能が充実しているシステムが適しています。一方、利用者にとっては、予約が簡単にスピーディにできることが必須となります。予約機能には、日単位や時間単位、店単位などさまざまな設定方法があります。飲食店であれば時間単位、宿泊施設であれば日単位など、それぞれの業種・業態に合った適切なシステムを選ぶようにしましょう。予約情報の入力項目数や簡単入力で済むなどのUIも、必ず確認するようにしましょう。
ポイント3．決済機能があるか
予約管理システムには、クレジット決済や即時決済、オンライン決済に対応しているものがあります。予約と同時にクレジットカードや電子マネーで事前決済ができると、無断キャンセルを防ぐことになり、現金徴収の手間や未回収のリスクなども回避できます。決済機能があることで、安定的な運営が可能となり、利用者にとっても会計の手間がなくなることから、決済機能付きのシステムを選ぶことをおすすめします。
ポイント4．無料で使用できるか
予約管理システムの中には、期間限定で利用できる無料トライアルや、期間・予約数は無制限ながら最小限の機能を無料で利用できるプランなどがあります。最初から有料版を導入すると、自社の状況や環境に合わないことがあり、切り替えるにもコストが発生するので、初めて使う場合は、できるだけ無料版があるシステムを選ぶようにしましょう。
ポイント5．スマホやタブレットなどの対応できる機種の種類
多くの予約管理システムが、スマホやタブレットからでも予約できるマルチデバイス対応になっていますが、中にはPCのみ対応のシステムもあるので、事前に必ず確認するようにしましょう。また、対応OSや機種、スマホに最適化するレスポンシブデザイン対応かなども、合わせて確認する必要があります。
予約管理システムの機能一覧
予約管理システムには、便利な機能がたくさんありますが、代表的な機能を説明します。
予約管理機能
予約管理システムの最も重要な機能である予約管理機能は、システムによって設定方法やUIが異なります。中には、キャンセル待ち対応も自動で行うものもあります。業種や業態、自社の目的や環境、リソースなどに合わせて選択することが重要です。
決済機能
予約段階でクレジット決済やオンライン決済ができる機能があれば、無断キャンセルの抑止につながります。また、予約段階だけではなく、たとえば月謝や月会費を毎月決まったタイミングで徴収するように設定できるシステムもあります。
一括メール送信機能
予約段階の確認メールや前日のリマインドメール、来店後のフォローメールなどを自動送信できる機能があれば、イメージアップやリピーター増につながります。
顧客管理・分析機能
予約管理システムで蓄積した顧客データは、その後のさまざまなマーケティング活動に有効活用できます。Googleアナリティクスと連携できるシステムもあり、これらを導入するとより詳細な分析が可能となります。
外部サービス連携機能
予約管理システムの中には、SNSやGoogleカレンダー、各種MAツールなどと連携できる機能を搭載しているものもあり、これらを選ぶと自社の効果的で効率的な営業やマーケティング活動を実現します。
おすすめの予約管理システム6選
ここからは、おすすめの予約管理システムを紹介します。
予約管理業務をすべて自動化-STORES 予約
STORES 予約は、予約管理に関する業務をすべて自動化できることが最大の特徴です。予約の空き枠管理はもちろん、予約者との日程調整、確認メールや予約前日のリマインドメール、来店後のフォローメールの送信、予約時のクレジットカード決済などがすべて自動でできるようになります。
ポイント
- 予約者からの口コミ記載を促す機能やSEO機能も搭載
- 導入実績10万社以上、180超の業種にシステム対応
- 料金は、月額無料の「フリー」プランから月額66,000円の「プラチナ」プランまで
STORES 株式会社
STORES 予約は、店舗やビジネスオーナー向けのオンライン予約システムです。ユーザーはこのシステムを使用して、店舗の予約、イベントの予約、クラスの予約などを簡単に管理できます。
予約管理のパイオニア-ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、予約管理システムのパイオニアとして15年超の歴史と多数の導入実績を誇るクラウド型予約管理システムです。予約に必要な基本機能のほか、他サービスとの連携機能も搭載しており、サポートチームによる運用開始後のトラブル対応や、定期的な状況確認などが充実しています。
ポイント
- 各社のニーズに合わせた予約管理システムを構築
- 専任チームによる万全のセキュリティ対策
- 料金は、月額11,000円の「Lite」プランから問合せが必要な「Enterprise」プランまで
株式会社リザーブリンク
「ChoiceRESERVE」は、予約管理とWEB受付を自動化する高機能な予約システムで、開発不要で利用可能です。導入実績は4,000以上で、業界やサービスを問わずあらゆる予約シーンで活用されています。専門チームが導入から運用までサポートし、予約管理の課題解決をお手伝いします。
Airレジとの連携で決済機能も追加できる-AirRESARVE（Airリザーブ）
リクルート社が提供するAirRESARVEは、無料プランで、予約管理や顧客管理、メールの自動配信などの基本機能を、予約数無制限で利用できます。予約管理の設定は、予約者が好きな時間を指定できる「自由受付タイプ」と、運営側が設定した予約枠から選択する「事前設定タイプ」から選べます。
ポイント
- 有料プランでは複数店舗の管理も可能
- Airレジとの連携で決済機能も追加できる
- 料金は、月額無料の「フリー」プランから問合せが必要な「プレミアム」プランまで
クラウド型予約管理システム-RESERVA Reservation
RESERVA Reservationは、予約システムを無料から利用できるマルチデバイス対応のクラウド型予約管理システムです。簡単に導入できることが特徴で、業種や営業時間、予約サービスの名前などの設定で、3分ほどで予約サイトの作成が完了します。
ポイント
- マルチデバイス対応
- オンライン決済や外国語対応プランもある
- 料金は、月額無料の「フリー」プランから月額22,000円の「エンタープライズ」プランまで
株式会社コントロールテクノロジー
RESERVA Reservationは、ビジネスパーソン向けの予約管理システムです。このシステムは、予約の受付から管理、そして分析までを一元的に行うことができるため、時間と労力を大幅に節約することが可能です。特に、美容室やエステサロン、ネイルサロン、マッサージ店などの予約を多く取り扱う業種において、その効果を発揮します。
飲食店におすすめのクラウド型予約管理アプリ-TORETA
TORETAは、iPadで操作できる使いやすさにこだわった、飲食店におすすめのクラウド型予約管理アプリです。ぐるなびをはじめとしたグルメサービスと連携している点が最大の特徴で、予約業務を効率化し、集客力アップも期待できます。
ポイント
- 予約台帳、顧客台帳、集計・分析、Web予約が基本機能
- 24時間365日対応のサポートデスク
- 料金は、要問合せ
株式会社トレタ
TORETAは、飲食店向けの予約管理システムです。店舗の予約状況を一元管理し、スムーズな予約受付を可能にします。また、顧客管理機能も充実しており、リピーターの獲得にも役立ちます。飲食店経営者やスタッフが日々の業務を効率化し、より良いサービス提供に専念できるよう支援します。
顧客管理機能も搭載-SELECTTYPE
SELECTTYPEは、さまざまな業種に合わせたテンプレートを利用することで、簡単に予約フォームやホームページを作成できるクラウド型予約管理システムです。期限無制限の無料プランもあり、初心者でもトライアルしやすいのが特徴です。
ポイント
- 予約管理のほか顧客管理機能も搭載
- 予約フォームだけを作成して既設のWebサイトに組み込むことも可能
- 料金は、月額無料の「フリー」プランから月額10,000円の「プレミアム」プランまで
株式会社セレクトタイプ
SelectType（セレクトタイプ）は高機能・多機能な予約システムを無料で利用ができるサービスです。予約受付・決済管理から顧客管理まで様々な機能を搭載しています。テンプレートも170種類以上あるため様々なビジネスカテゴリで活用ができます。
自社にあった予約管理システムを導入しよう
予約管理システムは、予約にまつわるさまざまな作業を自動化できることから、業務の効率化とコスト削減につながります。決済機能やリマインドメールなどの自動送信機能を搭載しているシステムならば、無断キャンセルの抑止やイメージアップにもつながり、来客数の増加から売上拡大も期待できるでしょう。また、蓄積した顧客データを分析する機能を活用することで、営業やさまざまなマーケティング活動に役立てられます。予約管理システムは、サービスを提供する企業やお店も、利用するユーザーも使いやすいことが重要です。システムによってUIや搭載する機能が異なるので、お客様のユーザビリティはもちろん、自社の業種や業態、導入する目的やリソースなどに合わせて選択するようにしましょう。
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