人事システムとは？7つの種類と特徴、比較するポイントからおすすめツールまで紹介

人事システムは、人事担当者や労務担当者の作業負担を減らしてくれる便利なシステムです。導入すると、今までアナログ管理だった従業員情報や人材評価のデータを一元管理できます。システムによっては、労務手続きの電子化にも対応しており、テレワーク化・ペーパレス化の一助にもなってくれるでしょう。本記事では、人事システムの種類と特徴、人事システムを導入するメリットについて解説します。記事の後半ではおすすめの人事システムの紹介もありますので、導入する人事システムでお悩みの方はぜひ参考にしてください。

人事システムとは？

人事システムとは、人事に関するあらゆる業務を効率化してくれるシステムのことです。人事や労務に関わるこれらの業務をアナログな作業から解放しシステム化してくれます。

人事システムの種類と特徴

人事システムは、業務ごとに種類の違うシステムがリリースされています。導入するシステムを検討する際には、自社にあった適切なシステムを選択しなければなりません。この章では、人事システムにはどのような種類・特徴のシステムがあるのかについて、詳しくみていきましょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を管理するシステムです。出勤・退社時間や有休の取得申請、有休の残日数などの管理ができます。システムによっては、ワークフローの機能も搭載しており、有休の申請から承認までを一貫してシステム上で行えます。給与計算システムと連携させ、勤怠情報の手入力なしで給与計算を行うことも可能です。

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給与計算システム

給与計算システムとは、従業員の給与や賞与などを計算するためのシステムです。自社の給与体系や従業員の勤怠状況に沿った金額の算出が可能であり、給与計算作業の効率化が図れます。給与明細の出力も可能です。

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人事評価システム

人事評価システムとは、自社の人材評価基準に沿った従業員の評価や目標設定、目標の進捗率などを管理できるシステムのことです。システムによって従業員の評価が分析されるため、公平性を保った人事評価ができます。

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労務管理システム

労務管理システムとは、従業員の入退社に関する手続きや社会保険、年末調整などを行うシステムです。従業員の個人情報もあわせて管理できます。システムによっては電子申請や電子契約の機能が搭載されており、ペーパレス化や電子化へ対応しています。

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採用管理システム

採用管理システムとは採用活動の業務を管理、サポートしてくれるシステムです。応募者の情報管理や求人票の作成、求人媒体への掲載など採用に管理する業務をシステム上でまとめて行えます。新入社員・中途社員どちらにも対応しています。

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人事システムを導入するメリット

人事システムを導入すると、これからご紹介する2つのメリットが得られます。人事業務の煩雑さにお困りの人事担当者の方や人材活用に不安を感じている経営者の方はぜひご一読ください。

メリット1．人事業務の効率化・コスト削減につながる

人事システムを導入すると人事業務の効率化が図れます。今まで人事業務というと、担当者がリストを作成したり数値を集計したりして、アナログに処理を行うことが一般的でした。しかし、人事システムを使えば、アナログな作業はほとんどなくなります。コンピテンシーに基づいた従業員の評価も、本人の目標入力もすべてシステム上で実現可能です。また、労務面では電子契約や電子申請に対応したシステムもリリースされており、紙を介さず効率的に契約や申請作業を進められます。これらの業務が、システム上で可能であれば、今まで用紙の回収や転記、集計などに割いていた人手は必要なくなります。そのため、人事業務に関するコストの削減にもつながるのです。

メリット2．人材活用につながる

人事システムを導入すると、アナログ作業では難しかった人材配置の最適化が叶います。今までのように、紙の資料を見比べながらひとりひとりの評価や経歴を比較せずとも、システム内に一元管理された人事データを元にシステムが最適な人材配置を提案してくれます。また、アナログでは実現できなかった配置シミレーションやハイパフォーマー分析なども可能となり、今まで以上に人材を活用した組織を作り上げられるでしょう。

人事システムを比較するときのポイント

人事システムは長期間続けて使用することの多いシステムです。導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、これからご紹介する5つのポイントをしっかりと検討した上で導入するシステムを選びましょう。

ポイント1．自社の導入目的にあった範囲の機能があるのか

人事システムはシステムごとに対応している業務範囲が異なっています。たとえば、給与計算と勤怠管理が一体となったシステムであったり、人事評価とタレントマネジメントが一体化となったシステムであったりします。そのため、「自社のどの業務をシステム化したいのか」を明確にした上で、その業務に対応した機能が備わっているシステムを選ばなければなりません。システムを導入する際には、そのシステムがカバーしている業務の範囲を事前に確認するようにしましょう。

ポイント2．使いやすいUIになっているか

そのシステムを使う人にとって使いやすいUIかどうかという点も忘れてはならない観点です。「必要な機能が揃っているから」と、使いづらいUIのシステムを無理やり導入すると、作業がなかなか進まない上に無駄なストレスまで溜まってしまいます。そのような状態では長期的に活用することは難しいでしょう。見落としがちポイントではありますが、無理せず利用できるUIのシステムを選ぶ必要があります。

ポイント3．他のシステムと連携できるか

人事システム間、または他の種類のシステム間で連携可能かどうか確認しましょう。たとえば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携できれば、労働時間や有休の取得状況などをデータ連携でき、そのまま自動的に給与額の計算が可能となります。また、給与計算システムから給与額を会計システムに自動連携できるのであれば、仕訳を手動で入力する必要もなくなるでしょう。このように、人事システムと他のシステムの連携ができれば、その分効率化できる業務が増えます。何のシステムと連携ができるのか、また何のシステムと連携をしたいのかを十分考慮の上、システムを選定しましょう。

ポイント4．サポート体制が整っているか

人事システムは長期間使い続けることの多いシステムです。たとえば、人事評価システムは長期的に従業員のキャリア形成を行うために利用します。そのため、短期間でシステムを入れ替えてしまうと、長期的な計画が立てづらくなってしまいます。一つのシステムを長期間使い続けた方が効率的でしょう。長期間使用していると、その間に法改正や社会情勢の変化など、人事業務を取り巻く環境にさまざまな変化が出てきます。それらの変化に対応するサポート体制が整っているシステムでなければ、長期間使用し続けることはできません。法改正へのサポートがないシステムを選んでしまうと、法改正が発生した際にはシステムの再変更を検討しなければならなくなってしまうからです。導入するシステムを選ぶときには、サポート体制が整ったシステムを選びましょう。

ポイント5．使い続けられる料金か

料金が自社にとって無理のない金額であるかどうかも重要なポイントです。料金体系は月払いや年払いなどシステムによって異なってはいますが、基本的に人事システムへの支払いは固定費となり、定期的に支出しなければならない費用です。自社の経営を圧迫するような金額では、いざというときに支払いができなくなってしまいます。導入前に複数社から見積りを取得し、比較・検討するようにしましょう。

人事システムの種類別おすすめツールを紹介

ここからは数ある人事システムの中からおすすめのツールをご紹介します。システムの種類別に分類していますので、興味のある種類のツールをチェックしてみてください。

勤怠管理システム

Touch On Time

Touch On Timeは国内外で210万人以上に利用されている勤怠管理システムです。打刻、勤怠集計、シフト管理、有休管理といった勤怠に関わる業務を効率化できます。ワークフロー機能も搭載されており、打刻忘れや有休の申請も一貫して同一のシステム内で実現可能です。

給与計算システム

freee人事労務

freee人事労務はクラウド会計ソフトで有名なfreeeから提供されているシステムです。給与計算、給与明細書の自動作成、勤怠管理、年末調整といった人事や労務に関わる多様な業務をシステム化してくれます。打刻やワークフロー機能も兼ね備えており、勤怠管理から給与計算までを自動的に行えます。

人事評価システム

カオナビ

6年連続でシェアNo.1を誇る人事評価システムのカオナビ。人材情報の一元化や人事業務の効率化、人材配置シミレーションなど人事評価に関わる多数の機能を備えています。2段階認証やIPアドレスの制限を始めとするセキュリティ対策も万全。導入前また導入後にもセミナーやメール・電話にてサポートを受けられます。

労務管理システム

SmartHR

SmartHRは知名度の高い労務管理システムです。テレビCMなどで目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。SmartHRは労務管理と人事評価の2つの機能を備えたシステム。年末調整や雇用契約といった労務業務と人事評価や従業員サーベイといった人事業務の両方を1つのシステムで行えます。

採用管理システム

ジョブカン

勤怠管理やワークフローシステムを提供しているジョブカンシリーズでは採用管理システムもリリースされています。応募者の獲得、候補者の管理、選考の実施といった採用活動をシステムで管理でき、また採用活動の効果分析も可能です。

タレントマネジメント / 人材開発システム

HRBrain

HRBrainは人事評価の効率化や人材配置の最適化を叶えてくれるシステムです。システム内に一元管理された人事データを元に、システムによる納得のいく人事評価やポテンシャル人材の把握などができます。

eラーニングや研修システム

Schoo

Schooはオンライン研修・eラーニングを提供するシステムです。大手有名企業にも多数利用されており、導入社数は2,000社を超えています。オンラインにてさまざまなジャンルの研修が受講でき、各業界における第一人者や専門家が登壇する授業も提供されています。

自社に必要な人事システムを見極めよう

人事システムには多数の種類があります。勤怠管理のみを行うシステムや給与計算と労務管理が一体となったシステムなど、システムによってカバーしている業務範囲が異なっています。そのため、人事システムの導入を検討するときには、「自社のどの業務をシステム化したいのか」を洗い出し、その業務範囲をすべてカバーしたシステムを探す必要があります。一つのシステムですべての範囲をカバーしきれないときには、業務範囲の異なる複数のシステムの導入を検討してもよいでしょう。人事システムを検討する際には、その他にもこれらのことに気を付けなければなりません。

これらの事項を確認の上、自社にとって最適なシステムを見極めましょう。