【特徴別】経費精算システムおすすめ|導入メリットや比較ポイント、あると便利な機能も紹介

経費精算システムは経理担当者や申請者の経費申請にまつわる作業を効率化してくれるシステムです。各社それぞれ違った特徴のシステムをリリースしているため、どのシステムを導入するべきか迷っている方もいらっしゃいますよね。本記事では経費精算システムのメリットや機能、比較する5つのポイントを解説します。経費精算システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

経費精算システムを導入する3つのメリット

経費精算システムを導入すると3つのメリットが得られます。「申請・承認作業の負担軽減」「承認の抜け漏れ防止」「経理の業務効率化」です。これら3つのメリットについて、紙での作業と比較しながら詳しく解説します。

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メリット1.申請・承認作業の負担軽減

経費精算システムを利用すると申請や承認の作業負担を軽減できます。紙での申請の場合、申請書に不備が見つかると一から書き直しが必要であったり、またレシートを間違えて貼り付けしてしまうと、糊付けしたレシートを紙から剥がす作業に苦労したりしていました。もし記載内容や添付資料を間違えてしまっても、経費精算システムでは簡単に修正が可能です。経費精算システムで申請を行ったデータはクラウド上に保存されています。間違えた申請を修正したい場合、該当のデータを探し出して修正可能です。また、添付資料の入れ替えも簡単にできます。誤って添付したデータを削除し、正しいデータを添付し直すだけでいいのです。紙に糊付けしていた頃のような苦労はなくなります。これらは紙での作業に比べて承認者の負担も軽減してくれます。修正に際して申請書を一から書き直す必要がなくなるため、承認者は間違いを指摘した箇所のみ再確認すれば問題ありません。

メリット2.承認の抜け漏れ防止

経費精算システムを活用すると、承認の抜け漏れがなくなります。紙で承認を行う場合、承認を得ることを忘れて経理に申請書を提出してしまうこともあるでしょう。また、多数の申請書を取り扱う際に承認者が1枚だけサインをし損ねてしまうというケースも発生しています。しかし、経費精算システムを利用すればこれらの承認漏れを防げます。経費精算システムでは、申請者が申請を行うと自動的に承認者へ申請書のデータが回付されます。承認者が承認作業を行うまでこの申請書は保留状態となり、支払を行う経理まで回付されません。そのため「承認が抜け漏れる」という事態そのものがなくなります。承認者が承認を行ったかどうかは、申請者および経理側でもシステム上で確認可能です。なかなか承認されない申請書に対しては両者から承認者へ確認を行い、承認を促すことになります。

メリット3.経理の業務効率化

経費精算システムを利用すると、以下のような点で経理業務を効率化できます。

テレワークや在宅勤務で経費精算業務が可能になる
仕訳計上を自動化できる
・振込用の銀行データを自動作成できる

経費精算システムはインターネットとデバイスさえあればどこからでもアクセス可能です。紙の申請書は受け取るために出社する必要がありました。経費精算システムを利用すれば自宅や出張先からでも経費精算の業務を行えます。経理のテレワーク・在宅勤務化に一役買ってくれるでしょう。また、経費精算システムの中には、承認が完了した申請書の内容を自動的に仕訳してくれたり、振込用の銀行データを作成してくれたりする機能がついたものもあります。これらの機能を活用すると、仕訳計上や銀行データの作成に必要だった作業時間を削減できます。経費精算システムの導入は経理業務の効率化に効果的です。

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経費精算システムの主な機能

経費精算システムには基本的に以下のような機能が備わっています。

  • 経費申請
  • 承認ワークフロー
  • 申請書および証憑の保存
  • 会計システムとのデータ連携

申請書をクラウド上のシステムで作成すると、設定したワークフローに沿って承認者・経理へと回付されます。また、最終承認が入り申請書として完成した申請書データはクラウド上に保存されます。申請書に添付されている証憑も同様です。最終的に申請書の数値は会計システムと連携可能です。

経費精算システムにあると便利な機能

経費精算システムには上記でご紹介した主な機能以外にも便利な機能が備わっています。これからその中の3つの機能についてご紹介します。どのような機能が備わっているのかはシステムごとに異なっていますので、導入前に確認しましょう。

交通費や手当の自動計算機能

経路検索やICカードと連携させると、移動ルートや交通費を自動的に計算してもらえます。また、経費精算システムに日当や宿泊費などを設定しておくと、申請された出張情報や申請者の役職に合わせた適切な金額を自動計算します。

領収書の読み込み機能

経費精算システムの中にはレシートや領収書の画像を読み込める機能がついたシステムもあります。レシートをスマホのカメラやスキャナでデータ化すると、画像を元に勘定科目や日付、金額などを自動的に入力してくれます。レシートや領収書の数が多い方におすすめの機能です。

法人カード連携機能

法人カードと経費精算システムを連携させることにより、クレジットカードの使用履歴をそのまま経費精算に活用できます。クレジットカードを利用すると、その利用データが経費精算システムに反映します。反映したデータを活用して申請書の作成が可能です。法人カードを連携させると、入力時間の削減やミスの防止に繋がります。

経費精算システムを比較する5つのポイント

どの経費精算システムを導入すべきなのかは会社ごとに異なっています。そのため経費精算システムを比較するときはこれからご紹介する5つのポイントをみていきましょう。

ポイント1.自社に必要な機能が揃っているか

経費精算システムに備わっている機能はシステムごとに異なります。自社に必要な機能を事前に整理し、それらの機能が備わったシステムを選びましょう。

ポイント2.既存のワークフローを再現できるか

自社で運用されている経費精算のワークフローが経費精算システムでも実現可能かどうか確認しましょう。経費精算は会社ごとに異なった承認フローで運用されています。申請者の次に承認者1名が承認をすれば申請が完了になる会社がある一方、申請金額や勘定科目によって承認者が変動する会社もあるでしょう。自社のワークフローを再現できる経費精算システムであるかどうかチェックする必要があります。

ポイント3.電子帳簿保存法に対応したものか

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用すれば、経費精算で発生する申請書や証憑のデータ保存が可能となります。紙書類を保存する必要がなくなるため、書類管理にとってはありがたい機能です。

ポイント4.他システム・データと連携できるか

他のシステムとデータ連携が可能かどうか、また他のシステムにインポートできるデータが抽出できるかどうかかもポイントになってきます。会計システムとの自動連携が可能であれば、仕訳を手入力する必要がなくなります。また、自動連携ができない場合でも、会計システムへのインポート用データを抽出できれば仕訳計上の時間がぐっと短縮されるでしょう。

ポイント5.セキュリティやサポートがあるか

不正を防止するセキュリティがあるか、またいざという時にサポート体制が整っているかも大切なポイントの一つです。システムによっては申請書の変更履歴を確認できたり、承認後の申請書の改変を不可にするセキュリティが導入されているものもあります。また、24時間チャットボットでの問い合わせができたり専用の電話窓口が用意されていたりと、システムごとにさまざまなサポート整えられています。システムを比較する際は、セキュリティやサポートについても確認しましょう。

機能や連携が充実した鉄板の経費精算システム

これからご紹介する4つのシステムは、経費精算に必要な機能や各種データ連携が充実したシステムです。経費精算システムを比較・検討する上で外すことはできません。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、家計簿アプリで有名なマネーフォワードから提供されているシステムです。交通費や手当の自動計算機能、領収書の読み込み機能など経費精算に便利な機能は一通り備わっています。マネーフォワードは経費以外にも会計システムや給与システム、勤怠管理システムを提供しています。これらのシステムはすべて自動連携可能となっており、シームレスな会計処理が可能です。

ポイント

  • 多数の自社・他社システムと連携可能
  • 基本的な機能からあると便利な機能まで一通り備わっている
  • 法人の場合、1名あたり500円(月額)から導入可能(別途基本料金が必要)

クラウド会計ソフト freee

クラウド会計ソフトで有名なfreeeには経費精算機能がついています。スマホで写真を撮るとレシートや領収書の情報を読み取り、読み取った情報は自動的に申請書に転記されます。書類内にない情報を数点追記すれば申請書は完成です。申請作業を簡略化したい会社におすすめです。承認された申請書データはfreee会計に登録可能。総合振込ファイルも出力できます。

ポイント

  • 有名なクラウド会計ソフトfreeeと連携可能
  • スマホ撮影で申請できる
  • 法人の場合、月額3,980円から導入可能(会計システムとセット)

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、勤怠管理やワークフローで有名なジョブカンの経費精算システムです。ICカードの読み取りや電子帳簿保存法に対応しています。元々ワークフローで有名な会社だけあり、ワークフローは柔軟に設定が可能です。

ポイント

  • ワークフローの設定は自由度が高く便利
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 法人の場合、1名あたり400円(月額)から導入可能

楽楽精算

テレビCMでお馴染みの楽楽精算です。クラウド型のため、自宅や外出先などどこからでも経費精算できるようになります。電子帳簿保存法にも対応。申請書のレイアウトやワークフローの自由度が高く、自社ルールの多い会社やルール変更の多い会社におすすめです。

ポイント

  • 累計導入社数8,000社と多数の企業で採用されている
  • 電話やメール対応などサポートが充実
  • 法人の場合、初期費用100,000円+月額費用30,000円から導入可能

交通費の申請に強い経費精算システム

これからご紹介するネクストICカードは、交通費精算に強いシステムです。その理由は交通費の精算に利用されることの多いICカードのデータを用いて経費申請を行うからです。

ネクストICカード

ICカードの情報を読み取り、カードの使用履歴を使って経費精算や交通費精算ができます。申込から導入までの期間は最短1日。経費精算を急いで効率化したいときにおすすめです。

ポイント

  • 1枚のICカードで勤怠管理・交通費精算・経費精算の3つが可能になる
  • 導入までの期間が短い
  • 法人の場合、基本利用料10,000円+1ユーザーごとに400円から導入可能

あると便利な機能が揃った経費精算システム

世界的に有名な企業であるConcurも経費精算システムを提供しています。グローバルに活躍している企業だけあって多言語や多通貨にも対応しており、大企業での導入実績も豊富です。不正防止や経費の見える化の観点から、ただの経費精算に止まらない多数の機能が備わっています。

Concur Expense

Concur ExpenseはSAPシステムで有名なConcurが提供している経費精算システムです。交通系ICカードとの連携、ガソリン代の自動計算、法人カードとの連携など各種機能が充実しています。不正防止のため、経理規程の自動チェック機能や監査証跡の自動記録機能も備わっています。電子帳簿保存法にも対応。

ポイント

  • 世界的に有名な企業であるConcurが提供しているシステム
  • 大手企業での導入実績が多数
  • 法人の場合、月額29,000円から導入可能

自社の業務や規模に合った経費精算ツールを選ぼう

経費精算システムはシステムごとに搭載されている機能が異なっています。どのような機能が必要かは自社の業務内容や規模によって変わってきます。まずは自社に必要な機能を確認し、その機能を備えた経費精算システムを探していきましょう。

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